Có một thực tế, khu vực check in sự kiện vô cùng quan trọng, song cũng hay thiếu sự chuẩn bị nhất mỗi sự kiện. Nhiều người quan niệm rằng, chỉ cần một bộ bàn ghế và 1 nhân sự túc trực là đủ. Tuy nhiên, đã đến lúc phải thay đổi quan điểm về cách check in sự kiện để đảm bảo an toàn trong bối cảnh Covid-19 tiếp tục lây lan.
Khách hàng tham gia sự kiện cần được đo thân nhiệt và yêu cầu đeo khẩu trang khi vào cổng.
-
Chuẩn bị kỹ lưỡng, hạn chế tối đa khách đăng ký tại sự kiện
Cần tiết giảm tối đa việc cho người tham dự đăng ký tại chỗ. Nhiều sự kiện trong và ngoài nước hiện nay đã áp dụng hình thức đăng ký online, chỉ cho phép người đã đăng ký qua link sự kiện được tham dự, không nhận các hình thức đăng ký tại chỗ. Điều này được cho là biện pháp tối ưu giúp hạn chế và phòng ngừa nguy cơ lây lan đại dịch Covid-19 từ việc tụ tập đông người.
Để làm được điều này, ban tổ chức cần nắm rõ số lượng khách mời và sắp xếp cho hợp lý. Ngoài ra, để tăng thiện cảm với người tham dự, bạn cũng có thể tặng mỗi người 1 phần quà nhỏ như khẩu trang hoặc nước rửa tay khô.
-
Đo thân nhiệt bắt buộc và khám sức khỏe
Để phòng ngừa sự lây lan của dịch bệnh, đo thân nhiệt và khám sức khỏe tại chỗ là điều bắt buộc. Nhiều sự kiện ở nước ngoài hiện tại còn yêu cầu người tham dự xuất trình được giấy chứng nhận kết quả âm tính Covid-19.
Hãy chuẩn bị sẵn những máy đo thân nhiệt tối tân và những hộp khẩu trang vải miễn phí. Cùng với đó bạn có thể thuê một đội ngũ chuyên gia đảm trách việc có thể khám và xét nghiệm tại chỗ cho các khách mời để đảm bảo rằng sẽ không có gì đáng tiếc xảy ra.
-
Giữ khoảng cách an toàn khi check in sự kiện
Một trong những khuyến nghị từ HCDC cũng như cơ quan y tế cần tuân thủ là giữ khoảng cách tiếp xúc an toàn. Tại Việt Nam, khoảng cách tối thiểu là 2m để tránh tiếp xúc quá gần, giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch bệnh.
Nhà tổ chức sự kiện cần có phương án sắp xếp khu vực check in được đánh dấu khoảng cách an toàn. Đồng thời có đội ngũ lễ tân để hướng dẫn khách mời vào đúng vị trí check in sự kiện. Ngoài ra, đơn vị tổ chức sự kiện cũng cần chủ động chuẩn bị sẵn nước rửa tay và khẩu trang y tế dự phòng để cung cấp kịp thời cho khách tham dự khi có yêu cầu.
-
Ứng dụng công nghệ tự động, hạn chế tiếp xúc khi check in sự kiện
Việc hạn chế tiếp xúc sẽ giúp làm giảm đáng kể nguy cơ lây nhiễm Covid-19 trong cộng đồng. Các ứng dụng check in sự kiện tự động sẽ giúp nhà tổ chức làm được điều này. Với công nghệ nhận diện khuôn mặt và quét mã QR Code, khách mời có thể dễ dàng check in mà không cần đến sự hỗ trợ của nhân viên sự kiện.
Việc check in tự động còn được tích hợp khả năng đo thân nhiệt và cảnh báo khi khách tham dự có các dấu hiệu đáng ngờ như sốt cao, ho khan, …
-
Cập nhật thông tin, theo dõi và giữ liên lạc ngay cả sau khi sự kiện kết thúc
Nếu ai đó bị ốm sau sự kiện của bạn, hãy sẵn sàng thông báo cho những khách còn lại của bạn càng sớm càng tốt. Điều này không những thể hiện độ quan tâm, chu đáo của người tổ chức mà còn là trách nhiệm cần có với cộng đồng, đề phòng những tình huống xấu nhất.
Hãy nhớ luôn sử dụng dữ liệu khám sức khỏe tại chỗ của khách hàng ở sự kiện để có thể truy vết những vấn đề y tế nhanh chóng và chuẩn xác nhất
-
Điều phối thời gian khách mời check in sự kiện sao cho phù hợp
Hãy đảm bảo việc không có sự tụ tập quá động tại khu vực checkin để có thể phòng ngừa lây lan dịch bệnh. Việc này phụ thuộc vào sự điều phối cả trước, trong và sau sự kiện.
Không dễ để phân bổ thời gian cho khách mời đến sự kiện hợp lý, nhất là đối với các sự kiện quy mô tầm cỡ. Song, bạn vẫn có thể linh hoạt thời gian trong thư mời đến những đối tượng khác nhau để đảm bảo rằng không bao giờ có quá 20 người tại sảnh checkin
-
Kết nối và định hướng cộng đồng ngay tại khu vực sảnh chờ và check in sự kiện
Cho dù bạn thực hiện kỹ lưỡng những bước phòng ngừa như thế nào, nếu một khách mời của bạn không có ý thức về việc giữ an toàn cho bản thân và cộng đồng, mọi việc cũng có thể diễn tiến theo tình huống xấu nhất.
Bởi vậy, hãy sử dụng thông tin liên lạc trước sự kiện và tại chỗ rõ ràng để khách biết chính xác họ phải làm gì để giữ an toàn cho bản thân và cho nhau. Lễ tân có thể khéo léo bắt cặp và kết nối từng nhóm người nhỏ để họ có thể tự kiểm soát nhau và tạo ra nhận thức cộng đồng đúng nghĩa.
>> Giải pháp phòng ngừa Covid-19 hiệu quả khi tham gia các sự kiện trong nhà
Thanh Kiều
Tổng hợp
