Hầu hết tất cả các sự kiện từ lớn đến nhỏ, từ WWDC của Apple đến sự kiện địa phương đều đã bị hủy hoặc chuyển sang hình thức trực tuyến do sự ảnh hưởng của đại dịch COVID-19. Điều đó làm dấy lên câu hỏi, liệu chúng ta có thể tiếp tục tổ chức hội nghị và sự kiện trực tiếp vào năm 2021 không?
Nhiều sự kiện lớn vẫn đang được lên kế hoạch để tổ chức trực tiếp vào năm 2021, tuy nhiên, ngay cả CES 2021 (Hội chợ điện tử tiêu dùng) cũng đã bị hủy bỏ. Việc quay lại hoàn toàn của nền công nghiệp sự kiện trị giá 235 tỷ đô la vẫn còn là một dấu chấm hỏi. Vậy những yếu tố nào ảnh hưởng đến việc trở lại của sự kiện và hội nghị trực tiếp, hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây:
Công nghệ sử dụng cho sự kiện và hội nghị trực tiếp
Khi đại dịch lây lan, nhiều hội nghị và sự kiện trực tiếp đã chuyển sang hình thức trực tuyến thay vì hình thức trực tiếp truyền thống. Ngoài Zoom, nhiều nền tảng trực tuyến khác đã trở nên phổ biến trong đại dịch. Ví dụ có thể kể đến như Socio, Attendify và Eventcloud cho phép người tham dự kết nối mạnh mẽ với các tính năng đăng ký, trò chuyện và tương tác.
Đại dịch đã khiến các công cụ kết nối ảo trở nên phổ biến, buộc các công ty phải nhanh chóng phát triển sản phẩm của mình để tăng băng thông và dung lượng. Các nền tảng sự kiện trực tuyến đang phát triển thêm nhiều tính năng với các tùy chọn riêng biệt cho gần như mọi quy mô sự kiện cũng như mọi ngân sách. Công nghệ cải tiến cho người dùng một trải nghiệm tốt hơn, cũng như cho phép các nhà tổ chức sự kiện tái tạo lại hình thức truyền thống trong một hình thức mới, hiện đại, độc đáo.
Điều đó không có nghĩa rằng tất cả công nghệ sự kiện là hoàn hảo. Các vấn đề như chênh lệch múi giờ, kết nối không tin cậy và sự lúng túng trong tương tác đã khiến mọi người ngày càng xa cách với các sự kiện trực tuyến. Chưa kể rằng đối với các loại sự kiện như hội chợ thương mại hoặc chương trình kết hợp giờ khuyến mãi, tổ chức trực tuyến không phải là một ý tưởng tốt. Ngay cả với những thách thức đó, ý tưởng về sự kiện trực tuyến không chỉ được hoan nghênh hơn bây giờ, so với cách đây 6 tháng, mà còn trở nên phổ biến hơn nữa vào năm 2021.
Tâm lý lo lắng của đám đông khi tham dự
Sau nhiều tháng làm việc tại nhà và giãn cách xã hội, nhiều người sẽ do dự khi tham gia vào các sự kiện đông người. Một cuộc khảo sát cho thấy 66% sẽ không tham gia sự kiện trực tiếp trừ khi vắc xin COVID-19 thành công. Điều đó cũng dễ hiểu khi sự kiện trực tiếp thường là nơi hàng nghìn người từ khắp nơi đứng gần, nói chuyện, chia sẻ và bắt tay. Tất cả những điều thu hút mọi người đến các sự kiện và hội nghị trước đây như lắng nghe chia sẻ từ các chuyên gia, thử nghiệm sản phẩm mới, tham quan địa điểm và nhiều điều nữa đều có nguy cơ bị ảnh hưởng lâu dài bởi đại dịch.
Thêm vào đó là sự không chắc chắn của các yêu cầu và quy định để giới hạn quy mô của các cuộc họp. Để đáp ứng các quy định có thể sẽ không còn hiệu lực trước khi có vắc xin, các nhà tổ chức sự kiện sẽ phải hạn chế số lượng người tham dự trong phòng cùng lúc bằng cách di chuyển một hoặc một phần người tham dự ra bên ngoài hoặc qua các địa điểm khác. Việc tuân theo các quy định của địa phương vừa tạo ra môi trường an toàn vừa có thể giảm bớt lo lắng cho một số người tham dự.
Để tiếp tục với các sự kiện trực tiếp, người tổ chức phải có các kế hoạch dự phòng để đáp ứng các quy định, yêu cầu của địa phương lẫn tạo nên trải nghiệm tốt cho người tham dự. Các nhà tổ chức sẽ phải làm gì nếu virus bắt đầu lây lan? Phải làm gì khi một người diễn giả bắt đầu xuất hiện các triệu chứng? Để xoa dịu nỗi sợ hãi, các nhà tổ chức phải lên kế hoạch cho tình huống xấu nhất.
Cắt giảm ngân sách tham dự sự kiện và hội nghị trực tiếp
Bên cạnh chi phí đi lại, chi phí ăn ở và phí đăng ký, tham dự các sự kiện trực tiếp có thể tốn nhiều tiền hơn nữa. Trong thời kỳ kinh tế suy thoái, nhiều công ty đã cắt giảm ngân sách du lịch và đào tạo, do đó đơn giản là kinh phí không còn nhiều để các nhân viên của họ đến nhiều hội nghị và sự kiện như trước – nếu có. Khi tự mình tự tham gia sự kiện, nhiều nhân viên sẽ không có khả năng chi trả cho các khoản không cần thiết cho công việc.
Tương tự, các sự kiện trực tuyến không yêu cầu chi phí đi lại và chi phí sản xuất cũng ít tốn kém hơn nhiều. Điều này làm giảm phí đăng ký, khiến chúng dễ dàng chi trả được bởi các công ty và cá nhân.
Vì vậy, liệu chúng ta sẽ tổ chức các sự kiện và hội nghị trực tiếp vào năm 2021 không? Câu trả lời sẽ là có, tuy nhiên con số sẽ không nhiều bằng con số trước đại dịch. Giờ đây nhiều công ty đã nhìn thấy khả năng tạo ra lợi nhuận từ các sự kiện trực tuyến, do vậy chúng ta sẽ ít có khả năng trải nghiệm các sự kiện trực tiếp, ít nhất cho đến khi các công ty phục hồi trở lại sau suy thoái kinh tế. Các nhà tổ chức sự kiện đang tìm kiếm các cách thức tạo dựng sự kiện với các biện pháp an toàn hiệu quả hơn. Trong thời gian chờ đợi, hãy sẵn sàng kết nối mạng và tham gia các sự kiện trực tuyến nhé.
>> Sự kiện trực tuyến có là tương lai của ngành tổ chức sự kiện?
>> Top 10 ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến hiện nay
Hạ Nhi
Theo Forbes
