Những yếu tố quyết định thành công của sự kiện

Để đánh giá mức độ thành công của một chương trình, sự kiện cần dựa trên rất nhiều yếu tố. Từ những kinh nghiệm “chinh chiến” nhiều năm trong ngành sự kiện, FS Event chia sẻ cùng bạn những yếu tố quyết định thành công của một sự kiện.

Lựa chọn concept tổ chức sự kiện mới lạ

Đây là một trong những yếu tố hàng đầu quyết định đến thành công của sự kiện. Concept sự kiện hay còn được gọi là chủ đề sự kiện có thể được xem như là phần lõi để định hình cho sự kiện. Để lựa chọn được một concept sự kiện tốt, ngoài những ý tưởng đột phá thì việc bám sát mục tiêu của sự kiện cũng vô cùng quan trọng.

Một concept mới lạ và độc đáo không những tạo nên ấn tượng khó phai cho những người tham dự mà còn góp phần thu hút và tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Góp phần lan tỏa hiệu quả truyền thông cho sự kiện.

Thiết kế nhận diện sự kiện ấn tượng

Hệ thống nhận diện sự kiện đóng vai trò quan trọng để tạo nên hình ảnh thống nhất cho toàn bộ sự kiện. Đặc biệt là các sự kiện có yếu tố thương hiệu, toàn bộ các hạng mục thiết kế ngoài sự sáng tạo còn phải đáp ứng các tiêu chuẩn về nhận diện thương hiệu.

Không cần diễn đạt bằng lời nói, đôi khi những hình ảnh cũng có sức mạnh to lớn hơn cả ngôn ngữ. Những thiết kế độc đáo giúp thu hút ngay từ cái nhìn đầu tiên, tạo hiệu ứng mạnh về thị giác, khiến cho người xem ghi nhớ nhiều hơn và rõ hơn. Những thiết kế cho sự kiện ấn tượng cũng giúp hình ảnh thương hiệu nổi bật hơn bao giờ hết, trong thời đại mang xã hội bùng nổ như hiện nay.

>> Giải pháp thiết kế sự kiện sáng tạo làm nên hiệu quả truyền thông ấn tượng cho sự kiện

Sáng tạo “key moment” đắt giá

Key moment là một thuật ngữ trong ngành sự kiện, có thể được hiểu là khoảnh khắc chủ đạo làm nên linh hồn cho sự kiện. Một khoảnh khắc ấn tượng, thu hút và tạo sự bất ngờ cho những người tham dự sẽ đóng góp không nhỏ vào thành công, làm nên điểm nhấn cho sự kiện.

“Key moment” có thể được sáng tạo dựa trên mục tiêu và chủ đề của sự kiện. Đó có thể là một khoảnh khắc tự hào, xúc động, hoành tráng, ngạc nhiên, vỡ òa, … hay bất cứ điều gì để khiến khách mời trải nghiệm những đợt sóng cảm xúc dâng trào trong sự kiện.

Kịch bản sự kiện chuyên nghiệp, thu hút

Kịch bản cũng làm một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của sự kiện. Kịch bản sự kiện chính là sợi dây dẫn dắt xuyên xuốt toàn bộ chương trình. Đó chính là đầu mối để các bộ phận phối hợp thực hiện trong sự kiện.

Có nhiều chương trình để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham dự nhờ kịch bản hấp dẫn, có khả năng tạo hết ngạc nhiên ngày đến bất ngờ khác. Nội dung được diễn đạt rõ ràng, dễ nhớ, dễ khắc sâu vào tâm trí người tham dự. Chương trình có nội dung tốt đòi hỏi khả năng dẫn dắt tốt và sáng tạo, có sự liên kết, gần gũi với tâm lý của khách tham dự.

>> Hướng dẫn cách viết kịch bản sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến thành công của sự kiện. Địa điểm chính là nơi diễn ra sự kiện. Do đó cần được đánh giá và khảo sát kỹ càng trước khi đưa ra lựa chọn. Nhà tổ chức khi lựa chọn địa điểm không những phải lưu tâm đến vị trí và chi phí hợp lý mà còn chú ý đến các yếu tố âm thanh, ánh sáng, không gian, phục vụ ăn uống, …

Một địa điểm tổ chức bất tiện cùng với dịch vụ kém sẽ mang đến những trải nghiệm tồi tệ cho khách tham dự. Ngược lại, nếu chọn địa điểm tốt, mang lại cho khách cảm giác thoải mái, họ sẽ nhớ đến quãng thời gian tuyệt vời mà họ đã tận hưởng tại đây như là phòng ở cao cấp, thức ăn ngon, dịch vụ hoàn hảo.

Quản trị tốt các rủi ro sự kiện

Một yếu tố nữa góp phần làm nên thành công cho một sự kiện chính là quản trị rủi ro. Bên cạnh sự chu đáo, cẩn thận thì kinh nghiệm cũng là một trong những yếu tố cần thiết để đưa ra các phương án dự phòng rủi ro. Sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào và đến từ nhiều nguyên nhân. Đơn vị tổ chức sự kiện cần linh động và nhanh nhạy trong mọi tình huống để chương trình diễn ra suôn sẻ, thành công.

>> Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời và giải pháp nhà tổ chức sự kiện cần biết

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín tại TP. HCM

Trên đây là những yếu tố cần lưu ý để tổ chức thành công một sự kiện. Tuy nhiên, đây chỉ là điều kiện cần. Ngoài ra, còn có nhiều yếu tố nhỏ là những mắc xích trong sự kiện mà nếu nhà tổ chức không có kinh nghiệm quản lý có thể làm hỏng toàn bộ sự kiện. Do đó, đối với các sự kiện quan trọng, doanh nghiệp nên lựa chọn các agency chuyên nghiệp để đảm bảo thành công cho chương trình.

FS Event với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, cùng đội ngũ chuyên gia, chuyên viên năng động, giỏi nghề, sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho các sự kiện trọng đại của doanh nghiệp. Gọi ngay 0353 357 775 để được tư vấn và hỗ trợ cho sự kiện của bạn.