Thuê Agency tổ chức sự kiện: nên hay không nên?

Có nên thuê Agency tổ chức sự kiện không? Và nếu có thì cần lưu ý gì khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp? Câu trả lời sẽ được giải đáp trong bài viết.

Xu hướng marketing thông qua tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện từ lâu đã là một xu hướng marketing và ngày càng phát triển dưới nhiều định dạng mới lạ hơn. Các sự kiện ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động truyền thông và kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngay cả trong thời điểm tất cả sự kiện truyền thống bị hủy hoặc hoãn do dịch Covid-19, sự kiện vẫn tìm ra được hướng đi bằng cách chuyển sang môi trường trực tuyến. Dù còn nhiều hạn chế về mặt tổ chức, đây được dự báo sẽ là một trong những xu hướng sẽ phát triển mạnh trong tương lai.

Mỗi năm, doanh nghiệp phải có hàng loạt sự kiện phải tổ chức như hội thảo, hội nghị khách hàng, họp báo, lễ kỷ niệm, lễ khai trương, khánh thành, year end party, sự kiện bán hàng … Tùy vào lĩnh vực kinh doanh mà số lượng sự kiện có thể từ một vài tới hàng trăm sự kiện. Vậy doanh nghiệp nên thuê công ty tổ chức sự kiện hay tự đứng ra tổ chức (In-house event agency)?

Được và mất gì khi thành lập In-house event agency?

Hiện nay, trên thế giới rất phổ biến hình thức in-house event agency. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tự thành lập một đội tổ chức sự kiện riêng chuyên thực hiện các event. Hình thức này về lý thuyết sẽ có lợi khi tiết kiệm được chi phí ở một số khâu nhờ tận dụng nguồn nhân lực nội bộ. Đồng thời, đội ngũ tổ chức sẽ văn hóa và bản sắc của doanh nghiệp sẽ được hiểu rõ và sâu hơn, bám sát những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, mô hình này thường chỉ được áp dụng tại các công ty đa quốc gia. Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể ứng dụng vì những lý do sau đây:

Số lượng sự kiện không nhiều trong khi vẫn phải trả chi phí cho bộ phận tổ chức sự kiện nội bộ.
Quy trình tổ chức thiếu chặt chẽ dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình tổ chức sự kiện.
Không quản lý được chuỗi cung ứng phức tạp trong toàn bộ quá trình tổ chức, dẫn đến lãng phí về cả thời gian và nguồn lực.
Không có kinh nghiệm quản trị rủi ro và xử lý khủng hoảng trong sự kiện

Đó là lý do hầu hết các doanh nghiệp vẫn chọn cách hợp tác với công ty tổ chức sự kiện.

Khi nào doanh nghiệp nên lựa chọn hợp tác cùng các agency tổ chức sự kiện?

Đối với những sự kiện có quy mô nhỏ và không quá phức tạp như hoạt động truyền thông nội bộ, đào tạo nội bộ, … doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn nhân lực từ các phòng ban marketing và nhân sự để tiết kiệm chi phí.

Trong khi đó, việc lên kế hoạch và thực hiện một sự kiện, đặc biệt là các sự kiện có quy mô lớn như triển lãm, hội chợ, hội nghị khách hàng, year end party,… tương đối phức tạp thì nên chọn các agency tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thực hiện theo quy trình các công việc phải làm trước, trong và sau sự kiện. Từ việc lên kế hoạch cho đến tổ chức và triển khai các hạng mục, làm việc với cùng lúc hàng loạt nhà cung ứng và điều phối sao cho quy trình tổ chức tối ưu nhất. Ngoài ra, công ty tổ chức sự kiện với đội ngũ sáng nhiều năm kinh nghiệm và cập nhật thường xuyên các xu hướng cũng sẽ đưa ra nhiều ý tưởng mới lạ và độc đáo để doanh nghiệp lựa chọn.

FS Event là một trong 5 lĩnh vực hoạt động của FSmart Corp, với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực sự kiện, đồng hành cùng các sự kiện của các doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp. Tại FS Event, chúng tôi luôn nỗ lực để mang đến những sự kiện độc đáo và sáng tạo, tối ưu trải nghiệm và nâng tầm thương hiệu trong từng sự kiện. Quý doanh nghiệp quan tâm vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 để được tư vấn và hỗ trợ.