Tổ chức sự kiện được hiểu là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, FSmart gợi ý cho bạn 10 bước cần thực hiện khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất và loại sự kiện bạn cần làm, mức ngân sách, đối tượng tham gia, bạn có thể bổ sung hoặc điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.

– Thiết lập mục tiêu cần đáp ứng cho sự kiện

– Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

– Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

– Lựa chọn chủ đề cho sự kiện

– Lập kế hoạch tổng thể

– Thiết lập ngân sách

– Làm việc với các nhà cung cấp và đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông

– Truyền thông cho sự kiện

– Kiểm soát và điều chỉnh

– Tổng kết, đánh giá

Đối với bất cứ sự kiện nào, dù là công ty tự tổ chức hay thông qua agency sự kiện, rủi ro là điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng vẫn luôn tiềm ẩn những nguy cơ mà một người quản lý sự kiện (event manger) phải đối mặt. Dưới đây là 10 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện:

-Các sự cố về trang thiết bị

-Quản lý người tham dự

-Trẻ em tham gia trong sự kiện:

-Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển:

-An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên:

– Hỗ trợ về y tế

-Thời tiết ngoài ý muốn

-Nguy cơ xảy ra cháy nổ

-Hành vi gây hấn thụ động

Tổ chức sự kiện (event management) bao hàm trên nhiều lĩnh vực như:

+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ

niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

+ Exhibitions: Triển lãm

+ Trade fairs: Hội chợ thương mại

+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

+ Festival events: Lễ hội, liên hoan

+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

+ Seminars: Hội thảo chuyên đề

+ Workshops: Bán hàng

+ Conferences: Hội thảo

+ Conventions: Hội nghị

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản

phẩm…

Đối với các công ty thường xuyên tổ chức sự kiện sẽ có nhân sự riêng hay thậm chí là một bộ phận chuyên đảm nhận các sự kiện để tối ưu nguồn lực về nhân sự và chi phí. Nhưng những công ty có bộ phận chuyên trách như thế này không nhiều vì các công ty chỉ có một đến vài sự kiện một năm, còn lại đa phần các sự kiện nhỏ và mang tính nội bộ như teambuiding, sinh nhật nhân viên, … sẽ do bộ phần hành chính nhân sự hoặc marketing kiêm nhiệm.

Riêng đối với các sự kiện mang tính chất quan trọng như lễ kỉ niệm, lễ khai trương, khánh thành hay tiệc year end party,… các doanh nghiệp thường lựa chọn phương án làm việc với agency. Những sự kiện lớn thừng đòi hỏi môt kế hoạch được lập chi tiết đến từng phút, phối hợp giữa rất nhiều đơn vị cung cấp nên đơn vị tổ chức sự kiện sẽ có lợi thế hơn cả về kinh nghiệm lẫn chi phí.

Như vậy, tùy vào quy mô, tính chất và ngân sách của sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn tự tổ chức hoặc kết hợp với đơn vị tổ chức sự kiện cho phù hợp.