Thời gian cuối năm là lúc thời điểm doanh nghiệp tổ chức sự kiện quan trọng như lễ tổng kết, lễ kỷ niệm, tiệc tất niên cuối năm (year end party)… Đây cũng là mùa cao điểm trong năm của các công ty tổ chức sự kiện. Do đó khách hàng có rất nhiều lựa chọn, tuy nhiên cần nắm rõ những lưu ý và rủi ro cần tránh để sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp.
Year End Party của ngân hàng Techcombank vùng 12 do FS Event tổ chức
Tổ chức sự kiện – dễ mà không dễ
Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ marketing quan trọng, giúp doanh nghiệp quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm của mình. Sự kiện cũng là kênh hiệu quả để các doanh nghiệp, doanh nhân kết nối, gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.
Thoạt nhìn công việc tổ chức sự kiện có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Mỗi sự kiện được xem như là một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Mỗi mảnh ghép nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng cũng có thể làm hỏng toàn bộ bức tranh.
Do đó, để có được những mảnh ghép hoàn hảo tạo nên thành công của sự kiện, người làm sự kiện luôn cần phải học hỏi và cập nhật những kinh nghiệm và rủi ro để có phương án chuẩn bị tốt nhất.
1.Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện – đầu xuôi thì đuôi mới lọt
Với bất cứ sự kiện nào, dù là tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng hay tiệc year end party… doanh nghiệp thường lựa chọn theo chuẩn “sao” của nhà hàng, khách sạn, resort, trung tâm hội nghị.
Tuy nhiên, nhiều sao chưa hẳn là phù hợp với mục đích, yêu cầu, quy mô của sự kiện. Như trường hợp có doanh nghiệp tổ chức tiệc gala cuối năm tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã sai ngay từ khâu đầu tiên trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện. Đó là không khảo sát địa điểm tổ chức.
Rất nhiều trường hợp khách hàng tìm đến FS Event khi đến gần sát ngày diễn ra sự kiện mới phát hiện địa điểm tổ chức có vấn đề. Đặc biệt là với các sự kiện tổ chức ngoài trời. Như trường hợp một doanh nghiệp khi làm chương trình giao lưu cộng đồng tại sân vận động mới phát hiện hệ thống dù bạt không đảm bảo, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo,…thì lúc này việc giải quyết sẽ rất mất thời gian và tốn kém các chi phí phát sinh không cần thiết.
Một số trường hợp lại không cho hoặc hạn chế thời gian thi công và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Nếu không thỏa thuận kỹ trong hợp đồng ngay từ đầu, doanh nghiệp đành bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
2. Tìm kiếm và làm việc với nhà cung cấp cho sự kiện – chuyện không của riêng ai
Mỗi một sự kiện đều đòi hỏi phải làm việc cùng lúc với rất nhiều nhà cung cấp từ thiết kế, thi công đến âm thanh ánh sáng, nhà hàng, khách sạn, … Mỗi một đơn vị cung cấp lại cần một quá trình xem xét, lựa chọn, báo giá, thi công, lắp đặt … mà nếu doanh nghiệp không thận trọng dễ xảy ra trường hợp “tiền mất, tật mang”.
Không ít trường hợp doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức sự kiện, lấy báo giá cung cấp trang thiết bị âm thanh, ánh sáng rơi vào trạng thái hoang mang vì mỗi nơi mỗi giá và không biết chính xác chất lượng dịch vụ như thế nào. Thậm chí có trường hợp chuẩn bị diễn ra sự kiện mới phát hiện âm thanh có vấn đề.
Đối với các loại tiệc có chiêu đãi như tiệc gala, tiệc tất niên cuối năm,.. thì còn liên quan đến vấn đề bảo quản và bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm, đặc biệt với tiệc ngoài trời. Như trường hợp từng vừa qua có một nhà hàng tại TPHCM do sơ suất trong khâu chế biến và bảo quản dẫn đến ngộ độc thực phẩm. Đây cũng là một vấn đề rất đáng lưu ý khi chọn nhà cung cấp địa điểm tổ chức.
3. Điều quan trọng nhất – điều phối sự kiện
Đối với một sự kiện thì khâu quan trọng và cũng nguy hiểm nhất chính là phần điều phối trong sự kiện. Bởi vì lúc này, sai một ly sẽ đi một dặm và hoàn toàn không có cơ hội sửa sai. Đặc biệt, đối với những sự kiện lớn, có quy mô lên đến cả ngàn người như lễ hội âm nhạc, tiệc tất niên công, hội nghị khách hàng toàn quốc,… thì việc điều phối cực kì phức tạp.
Khi tổ chức sự kiện với quy mô lớn, việc điều phối sự kiện là vô cùng quan trọng
Một trong những rắc rối lớn nhất trong quá trình tổ chức sự kiện là sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận. Vũ đoàn không đến kịp giờ diễn hay đến tổng duyệt không đúng giờ. Ca sĩ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu không được chuẩn bị kỹ càng, phía sau cánh gà loạn cào cào vì chương trình đột ngột thay đổi,…
Mọi sai lầm có thể khắc phục và sữa chữa trong giai đoạn chuẩn bị, nhưng trong sự kiện thì không, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể phá hỏng toàn bộ sự kiện. Do đó, với các sự kiện lớn, cần có đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đảm trách hoặc ít nhất cũng phải được điều hành bởi điều phối viên sư kiện có kinh nghiệm.
4. Quản lý nghệ sĩ – khó hơn hái sao trên trời
Vấn nạn “ngôi sao” cũng khiến những người làm sự kiện đau đầu không kém. “Sao” thì cũng có năm bảy loại sao, mỗi sao có mức catse khác nhau. Vì vậy đòi hỏi đơn vị tổ chức sự kiện cần có cách quản lý khác nhau.
Chuyện sao chạy show liên tục hoặc thỉnh thoảng có vài “sao” tự mình làm cao nên không đến đúng giờ khiến ban tổ chức phải tìm cách “chữa cháy” cho chương trình là chuyện thường ngày ở huyện. Do đó, việc quản lý các “sao” hoặc phải thật khéo léo, chu đáo hoặc phải đúng người, “sao” mới chịu nghe.
Trong một chương trình biễu diễn thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập chưa phải mặc trang phục diễn nên không xảy ra vấn đề gì.
Đến buổi biểu diễn, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng – cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
5.Quản trị rủi ro – phòng bệnh hơn chữa bệnh
Cần lưu ý các phương án sử dụng dù, bạt để tránh các rủi ro về thời tiết
Trong bất kì sự kiện nào, rủi ro là điều luôn có thể xảy ra ở bất cứ khâu nào, ở cả trước, trong và sau sự kiện. Do đó, luôn phải có phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những kinh nghiệm có được từ quá trình làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự mình tổ chức cần lưu ý.
Rủi ro đôi khi xuất phát từ những điều rất nhỏ nhặt, có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Hay có lúc chuẩn bị bắn pháo kim tuyến thì mới phát hiện pháo bị “tịt ngòi”. Những công việc này cần phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho bộ phận chịu trách nhiệm liên quan.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, còn phải xem xét đến các tình huống và giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, đơn vị tổ chức sẽ dự đoán những trường hợp xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Tất cả phương án dự phòng điều cần phải được chuẩn bị sẵn sàng để đảm bảo xử lý nhanh chóng nhất khi có sự cố.
Trên đây là những lưu ý quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện vào cuối năm, đặc biệt là các sự kiện có quy mô lớn như lễ tổng kết, lễ kỷ niệm, tiệc tất niên,… Với kinh nghiệm hơn 5 năm trong ngành, FS Event tự hào là đơn vị đồng hành cùng các doanh nghiệp trong các sự kiện lớn nhỏ, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn cho sự kiện, vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 để được hỗ trợ.
>> 7 Ý tưởng tổ chức Year End Party độc đáo năm 2019
Thành Công
Tổng hợp
