9 Kỹ năng Event Planner nhất định phải có trong thời kỳ COVID-19

Khi đại dịch COVID-19 tiếp tục hủy hoại mọi khía cạnh của đời sống và kinh tế xã hội, các Event Planner đã nghiên cứu phát triển bộ kỹ năng mới để duy trì hoạt động kinh doanh của họ. Dưới đây là tổng hợp 9 kỹ năng Event Planner nhất định phải có trong thời kỳ COVID-19.

Kỹ năng cập nhật thông tin về các quy định hạn chế mới nhất

Melissa Park, Event Planner toàn cầu có trụ sở ở New York, cho biết, hơn bao giờ hết, các Event Planner nên chuẩn bị cho tất cả các rủi ro có thể xảy ra. “Tôi luôn đọc tất cả mọi tài liệu hướng dẫn an toàn sự kiện và liên hệ với nhiều người để hiểu rõ hơn những gì xảy ra trong sự kiện của họ”

Park cũng xem xét các sự kiện trong quá khứ của mình nhằm lưu ý các yếu tố để chỉnh sửa cho phù hợp với các nguyên tắc trong thời kỳ bình thường mới. “Sau đó, tôi đã tiến thêm một bước nữa và đưa ra giải pháp cho từng vấn đề để khi tới thời điểm thích hợp, tôi có thể mang lại một sự kiện an toàn và đảm bảo các nguyên tắc an toàn sức khỏe của xã hội”.

Kỹ năng làm quen với công nghệ và nền tảng mới cho Event Planner

Hãy đối mặt các vấn đề trước mắt và chấp nhận sự thật rằng: sự kiện ảo là một cách hiệu quả để giải quyết vấn đề đó. Rachel Nelson, giám đốc quan hệ công chúng và sự kiện của cơ quan Margaux ở Los Angeles, gợi ý cách khắc phục cho những sự cố kỹ thuật không thể tránh khỏi “Cách tốt nhất để đối phó với điều này là chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất có thể xảy ra. Duyệt chương trình với diễn giả để loại trừ tất cả các khó khăn kỹ thuật và đảm bảo rằng diễn giả biết cách vận hành trên nền tảng tổ chức sự kiện”

Chris Chan – người sáng lập và giám đốc điều hành của chiến lược 3C có trụ sở tại Washington DC – đồng ý với chia sẻ trên. Ông cũng đưa ra lưu ý “Công nghệ đã trở nên phổ biến hơn trong quá trình lập kế hoạch, do đó chúng tôi đã tìm hiểu một số nền tảng SaaS để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi sang các sự kiện kết hợp hoặc sự kiện ảo tùy theo quy định và mong muốn của khách hàng”.

Kỹ năng tạo ra ý tưởng chung về nội dung trên nền tảng trực tuyến

Giống với sự kiện trực tiếp, sự kiện ảo cũng phải tiếp cận nhiều đối tượng nhất có thể. Đừng tự giới hạn phạm vi tiếp cận của mình khi hạn chế số lượng người truy cập video – Justin Hartman, giám đốc Mediasite Events ở Madison, Wis chỉ ra. “Nội dung nên dễ dàng truy cập trên mọi thiết bị bất cứ lúc nào. Phụ đề chi tiết cũng là một tính năng quan trọng mà bạn cần nghĩ đến khi làm chiến lược cho video của mình.” Ông cũng nói thêm rằng dựa vào nền tảng trực tuyến cho các sự kiện trong tương lai là cách suy nghĩ vượt ra khỏi những quy định và nguyên tắc thông thường. Cân nhắc tạo nội dung mà có thể thu hút khán giả bất kỳ thời gian nào.

Kiến thức về cách nghiên cứu các sự kiện trực tuyến

Hartman chia sẻ “Chìa khóa thành công của chiến lược là nghiên cứu và phân tích, tuy nhiên mọi người thường không sử dụng hết sức mạnh của nó”. Hartman giải thích rằng các dữ liệu từ video sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số dùng để cải thiện chiến lược quảng bá và tăng doanh số bán hàng. “Bạn có thể phân tích các chỉ số từ lượt đăng ký, số lượng tương tác đến các hành vi của người xem. Với các thông tin giá trị này, bạn có thể liên tục cải thiện các sự kiện của mình và tối đa hóa sự hài lòng của người tham dự”.

Nâng cao kỹ năng marketing trên mạng xã hội

Do sự cạnh tranh gia tăng trong không gian sự kiện ảo thì marketing thông qua mạng xã hội là cách hữu hiệu để loại bỏ bớt những ồn ào xung quanh – phát ngôn bởi nhà sáng lập The Product Analyst ở Memphis, thường xuyên làm việc với các công ty tổ chức sự kiện về quan hệ thương hiệu với đối tác. “Các Event Planner nên học hỏi nhiều hơn và cập nhật xu hướng để có thể tiếp cận các khách hàng tiềm năng. Tiến bộ liên tục, làm chủ bản thân và biết cách tạo ra những nội dung kỹ thuật số thú vị cho marketing là bộ kỹ năng cần thiết không thể thiếu trong thời gian dài.

Kỹ năng marketing trong khủng hoảng

Sherese Patton, nhà sáng lập và nhà xuất bản chính của SLP Media Relations ở Detroit, cho biết “Thế giới hoàn toàn chưa chuẩn bị cho tình huống khủng hoảng này. Bây giờ tôi đã biết tầm quan trọng của việc có một kế hoạch để xử lý các tình huống khủng hoảng ập tới. Chúng ta có thể sẽ không bao giờ trở lại trạng thái bình thường, và điều tốt nhất nên làm bây giờ là chuẩn bị cho điều tồi tệ đó xảy ra một lần nữa”.

Đảm bảo rằng kế hoạch được cập nhật liên tục theo thời gian và team bạn có khả năng truy cập nó một cách dễ dàng. Rachel Mazzola, giám đốc sự kiện Tripleseat – một nền tảng quản lý sự kiện cung cấp tài nguyên giáo dục cho các nhà lập kế hoạch, đã chỉ ra cách để mở rộng kỹ năng của bạn trong lĩnh vực này. Điều đó chính là thông qua các khóa học giáo dục trực tuyến, hội thảo và hội nghị chuyên ngành trực tuyến. “Các chủ đề mà mọi Event Planner nên nghiên cứu bây giờ là chủ đề về khủng hoảng truyền thông, chiến lược sự kiện toàn diện, cách thiết kế sự kiện, chiến lược quản trị rủi ro trong sự kiện”.

Không ngừng phát triển và mở rộng bộ kỹ năng hiện tại

Những chuyên gia tổ chức sự kiện tốt nhất luôn có kế hoạch dự phòng – và điều đó bao gồm các cách để duy trì hoạt động kinh doanh trong thời gian khủng hoảng. “Xem xét lại những thứ bạn thường bỏ qua để tạo ra nguồn thu nhập mới” – Jason Shaw, giám đốc điều hành của Round Table Marketing Group ở Miami, người đã đánh giá lại cơ sở dữ liệu email của công ty mình để tìm cách tạo ra doanh thu, vừa giúp ích cho cộng đồng. “Chúng tôi đã có hàng trăm nghìn email, được phân đoạn theo vị trí địa lý và sở thích. Chúng tôi cũng nhận ra rằng ngành công nghiệp nhà hàng địa phương đã bị ảnh hưởng nặng nề như chúng tôi đã từng. Vì thế, chúng tôi đã cung cấp cơ sở dữ liệu của mình miễn phí, với mong muốn rằng họ sẽ chi trả tiền khi truy cập vào các CTA cụ thể thay vì chi phí thông thường khi mua bản in hoặc trả dịch vụ email.

Nhóm của Shaw cũng tập hợp bộ tài nguyên kỹ thuật số cho các nhà hàng, quán bar và cơ sở giải trí về đêm của địa phương. Ông nói “Bằng cách sử dụng những tài năng và chiến lược kỹ thuật số mà chúng tôi đã dành nhiều năm tạo ra để cung cấp cho những người hàng xóm và đồng nghiệp của mình mà không cần chi phí gì, khi mọi thứ bắt đầu trở lại bình thường, những hành động nhỏ này sẽ không bị lãng quên”.

Gabrielle Norton, nhà sáng lập và giám đốc điều hành của Cause We Can Events ử Nashville, cũng đã tìm ra cách tạo thu nhập mới bằng cách dạy các nhà cung cấp dịch vụ cưới cách thu hút khách hàng trên Pinterest. “Với những lần trì hoãn, tôi nhận ra rằng bỏ tất cả trứng vào cùng một giỏ không phải là một ý tưởng tốt đẹp. Tôi đã tạo một trang web mới và trong bốn tháng vừa qua, tôi đã cố gắng thực hiện dự án khóa học trực tuyến đầu tiên của mình”. Cô ấy cũng lưu ý rằng, dự án sẽ mang lại nhiều thu nhập thụ động hơn khi các sự kiện trực tiếp bắt đầu trở lại.

Kỹ năng linh hoạt và sáng tạo của Event Planner

Ogunfemi nói rằng khả năng lập kế hoạch và điều chỉnh những kế hoạch đó nhanh chóng là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Cô nhớ lại “Ngay khi tiểu bang chúng tôi nới lỏng các hướng dẫn của nhà nước, một số khách hàng muốn kết hôn càng sớm càng tốt. Do đó, để chuẩn bị cho việc mở cửa trở lại, các nhà lập kế hoạch nên lên các kế hoạch dự kiến, danh sách nhà cung cấp cũng như ý tưởng… để bạn có thể hành động nhanh chóng khi một tổ chức hoặc một cặp đôi muốn tổ chức sự kiện trong thời gian ngắn.

Amaia Stecker, đối tác quản lý của Pilar & Co. ở Alexandria, Va. cho biết rằng những nhà lập kế hoạch thành công nhất của sự kiện sẽ từ bỏ những kỳ vọng về những gì một sự kiện nên có. Cô ấy cũng nói “Những người có kết quả thành công ở hiện tại, tôi tin rằng, họ là những người dám buông bỏ những cố chấp quá khứ và mong đợi cho các giải pháp và cơ hội mới”.

Kiên nhẫn và cảm thông

Khi giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp hoặc khách hàng, đừng bao giờ quên rằng tình hình khủng hoảng đang ảnh hưởng tới mọi người theo những cách khác nhau. Nelson lưu ý “Một số đang mất kế sinh nhai, các thành viên trong gia đình, bạn bè và việc làm kể cả các nhu cầu và giá trị có thể đã thay đổi nghiêm trọng so với năm trước. Điều quan trọng là dành thời gian để tìm hiểu lại khách hàng của bạn, cho họ thấy sự quan tâm và đồng cảm, khiêm tốn và trắc ẩn của bạn”.

Mazzola cũng cho biết thêm rằng, một ngành được xây dựng dựa trên các mối quan hệ “Bạn không có thể hành động theo kiểu robot mà mong muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp. Hãy dành thời gian trò chuyện và lắng nghe những vấn đề sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền chặt về lâu dài hơn với khách hàng”.

Và trên hết, hãy kiên nhẫn “Thành thật mà nói, trên quy mô lớn, không ai biết chuyện gì sẽ diễn ra, sẽ kéo dài bao lâu và điều này có ý nghĩa gì đối với công ty và thu nhập của họ trong dài hạn” – Kate Strayer, nhà sản xuất sự kiện và chuyên gia marketing của Entire Productions ở San Francisco chia sẻ.

Trên đây là tổng hợp những kỹ năng mà Event Planner cần phải có trong thời kỳ COVID-19. Chúc các bạn tổ chức sự kiện thành công và vượt qua được thời kỳ khó khăn này. Để có thêm thông tin và được tư vấn chi tiết hơn về cách tổ chức sự kiện, vui lòng gọi đến hotline 0353 357 775 để được hỗ trợ từ đội ngũ chuyên viên tư vấn của FS Event.