Tiệc Year End Party hay tiệc tất niên công ty là một hoạt động thường niên được các doanh nghiệp tổ chức vào dịp cuối năm. Những năm gần đây, xu hướng tổ chức gala cuối năm ngày càng đa dạng trong ý tưởng và độc đáo với nhiều cách tổ chức mới lạ. Từ kinh nghiệm nhiều năm tổ chức sự kiện, FS Event gợi ý cho bạn những bí quyết để có một bữa tiệc tất niên đáng nhớ.
Hãy bắt đầu từ những ý tưởng tổ chức year end party độc đáo
Mục đích ban đầu của tiệc tất niên công ty là để tổng kết lại một năm đã qua và chào đón năm mới. Tuy nhiên, theo thời gian, tiệc year end party dần dần đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp. Mang ý nghĩa kết nối và tri ân, đây còn là dịp để toàn thể ban lãnh đạo và nhân viên công ty gặp gỡ, giao lưu và cùng nhìn lại những thành tựu đã đạt được. Đồng thời, tri ân và động viên những tập thể và cá nhân xuất sắc để tiếp tục tạo đà phát triển ngày càng lớn mạnh cho công ty.
Sân khấu tổ chức Oscar 2018 hoành tráng với 45 triệu viên pha lê. Ảnh: RGB.vn
Chính vì ý nghĩa quan trọng đó, tiệc year end paty cần được tổ chức mới lạ và độc đáo, mỗi năm mỗi khác để mang lại sự hào hứng cho người tham dự nhưng vẫn đảm bảo giữ được những thông điệp cốt lõi từ ban lãnh đạo công ty. Do đó, bộ phận tổ chức sự kiện cần lưu ý ngay từ khâu xây dựng ý tưởng và chủ đề cho buổi tiệc tất niên công ty.
Một ý tưởng độc đáo chính là sự kết hợp giữa tầm nhìn của doanh nghiệp và sự thăng hoa trong yếu tố sáng tạo. FS Event gợi ý một số ý tưởng có thể áp dụng cho bữa tiệc tất niên như: đêm dạ hội, chuyến bay, cuộc hành trình, Paris by night, lễ trao giải Oscar, …
Thiết kế concept tiệc tất niên công ty độc đáo và ấn tượng
Từ ý tưởng ban đầu, bộ phận tổ chức sự kiện sẽ tiếp tục sáng tạo concept year end party phù hợp với phong cách của bữa tiệc. Đó có thể là phong cách truyền thống đậm chất Á Đông khơi gợi lòng tự tôn, tự hào dân tộc, hay mới lạ, sang trọng, hiện đại đậm chất Châu Âu.Giai đoạn lên concept cho tiệc cuối năm sẽ là tiền đề quan trọng cho các thiết kế, bố trí không gian, địa điểm để làm nổi bật chủ đề.
Concept tiệc tất niên truyền thống với hình ảnh ông đồ già ngồi viết câu đối
Cùng nội dung chương trình được chuẩn bị chu đáo
Bên cạnh những yếu tố sáng tạo về hình thức thì nội dung chương trình year end party cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Cần phải xác định rõ trong mạch chương trình sẽ gồm những hoạt động gì, thông điệp truyền tải thông qua những hạng mục nội dung đó ra sao, hình thức thể hiện như thế nào. Một chương trình Year End Party thông thường sẽ bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Đón khách
- Tiết mục văn nghệ mở màn
- Khai mạc chương trình
- Phát biểu của các cấp lãnh đạo và đối tác
- Tri ân nhân viên
- Khai tiệc
- Tổ chức trò chơi
- Biểu diễn văn nghệ
Tuy nhiên, đây chỉ mới là điều kiện cần chứ chưa đủ. Vì sao vậy ? Bởi vì đơn vị tổ chức sự kiện còn phải thêm vào những cú twist đầy ngoạn mục để kết cấu nên một mạch chương trình mới lạ và xuyên suốt, khơi gợi những yếu tố cảm xúc của người tham dự thì đêm tiệc tất niên công ty mới thực sự thành công.
Những phần mở màn đầy ấn tượng trong chương trình xuân của Paris By Night
Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty
Địa điểm tổ chức tiệc tất niên rất đa dạng để lựa chọn.Tùy vào các yêu cầu của sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn đia điểm trong nhà hoặc ngoài trời, các khu resort, trung tâm hội nghị, nhà hàng khách sạn,… Thông thường các công ty, doanh nghiệp sẽ lựa chọn các nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị để tổ chức tiệc cuối năm cho công ty mình, bởi những đơn vị này vừa cung cấp không gian, vừa cung cấp thức ăn cho bữa tiệc.
Khi chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm, doanh nghiệp cần lưu ý đến các yếu tố sau :
- Không gian rộng rãi, thoáng đãng, vừa đủ cho số lượng khách mời.
- Nếu tổ chức ngoài trời phải có những dự trù trong trường hợp thời tiết xấu.
- Địa điểm tổ chức tiệc cần phải có chỗ gửi xe rộng rãi.
- Địa điểm tổ chức tiệc year end party yêu cầu sự riêng tư hay mang tính cộng đồng tùy theo quy mô và tính chất của bữa tiệc
- Chọn menu tiệc tất niên công ty phù hợp với concept. Đó có thể là tiệc buffet, tiệc bánh ngọt, đồ ăn Á – Âu,…
Một đội ngũ nhân sự thực sự chuyên nghiệp khi tổ chức tiệc tất niên công ty
Cuối cùng, thành phần quan trọng nhất để làm nên sự thành công của chương trình Year End Party chính là đội ngũ nhân sự. Đây là những người tham gia xuyên suốt trong toàn bộ sự kiện. Dù ý tưởng, kế hoạch hoặc nội dung có tuyệt vời tới đâu nhưng nếu công tác triển khai không chuyên nghiệp thì tất cả công sức cũng chỉ đổ sông đổ biển.
Để tổ chức một sự kiện, thời gian chuẩn bị sẽ mất từ vài tuần đến vài tháng hay thâm chí vài năm cốt chỉ để dành cho một ngày hay vài ngày diễn ra sự kiện. Do đó, bất kì sự cố nào xảy ra trong thời gian diễn ra sự kiện đều cần phải được lường trước và phương án dự phòng sẵn sàng, vì lúc này sai một ly sẽ đi một vạn dặm.
Quản trị rủi ro sự kiện đòi hỏi kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm và sự cẩn thận, chu đáo trong công tác tổ chức. Vậy nên nhất thiết phải có một đội điều phối chuyên nghiệp để có thể vận hành trơn tru tất cả các bộ phận từ âm thanh, ánh sáng, hậu cần, MC, …
Và luôn nỗ lực hết mình để vươn đến những điều vĩ đại
“Tốt là kẻ thù của vĩ đại” – Giống như câu nói nổi tiếng và cũng là tựa đề một cuốn sách của Jim Collins, một đêm tiệc tất niên tốt sẽ được diễn ra theo đúng kế hoạch đã được chuẩn bị chu đáo và khiến những vị khách cảm thấy hài lòng. Nhưng để làm nên một đêm tiệc tất niên vĩ đại thì cần nhiều hơn thế, đó là cả một quá trình sáng tạo của đội ngũ tổ chức sự kiện để kiến bất kì ai tham dự cũng phải đọng lại những trải nghiệm ấn tượng, những khoảnh khắc cuộn trào cảm xúc và không ngừng kể về nó.
FS Event với đội ngũ chuyên gia, chuyên viên tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm luôn nỗ lực hết mình để thăng hoa trong sáng tạo nhằm mang đến những trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng.
| FS Event – Thành viên của FSmart Corp Hotline: 0353 357 775 Email : info@fsmartcorp.com Website: https://fsevent.vn/ |
Thành Công
