Nếu bạn đang ấp ủ mong muốn tổ chức một sự kiện cho công ty để đời, ghi đậm dấu ấn thương hiệu, đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng sau đây.
Xác định mục tiêu đúng mục tiêu của sự kiện công ty
Để tổ chức một sự kiện thành công, dĩ nhiên, bạn phải xác định mục tiêu hướng đến cho sự kiện của mình.
Xác định được mục tiêu, nghĩa là sự kiện của bạn đã thành công hơn 50% rồi. Việc còn lại là thực thi và biến tấu sự kiện theo mục tiêu đó. Nhưng trước hết, bạn cần trả lời những câu hỏi trong đầu mình đã.
Sự kiện này được tổ chức để tạo ra tệp khách hàng tiềm năng? Hay để xây dựng thương hiệu? Tri ân người tiêu dùng? Thúc đẩy doanh thu? Số lượng người tham dự là bao nhiêu? …
Chỉ khi bạn trả lời rành rọt những câu hỏi này, sự kiện của bạn mới có thể được tổ chức thành công. Bởi lẽ, đặc thù của từng loại hình sự kiện phụ thuộc vào mục tiêu đặt ra và ngay bây giờ, hãy lắng nghe tâm trí của mình mách bảo xem, mình cần gì và muốn gì?
Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện cho công ty phù hợp
Kỳ thực, địa điểm tốt nhất không phải là địa điểm trung tâm hoặc gần trung tâm nhất. Đó là địa điểm gần mọi người nhất, đảm bảo dự di chuyển thuận lợi. Nếu công ty bạn ở Tân Bình, hãy nghĩ đến việc tổ chức sự kiện công ty ở khu vực lân cận, thay vì chọn một địa điểm trung tâm nhưng khoảng cách rất xa ở quận 1, quận 3. Điều này vừa giúp bạn tăng thêm thiện cảm với người tham dự vừa giúp tăng thêm chi phí.
Cũng vậy, đối với thời gian. Thứ 7, Chủ Nhật chưa hẳn đã là khoảng thời gian tốt cho sự kiện. Phần lớn mọi người thích tham gia sự kiện vào ngày thường hơn là ngày lễ. Hãy nắm bắt tâm lý khán giả và thực hiện một sự kiện vào ngày hợp lý nhất. Bằng không, sự kiện của bạn sẽ khó thu hút nhiều người tham dự.
Lồng ghép khéo léo các nội dung bán hàng khi tổ chức sự kiện
Trừ phi là hội chợ triển lãm, còn lại, hầu hết chúng ta đều tránh các sự kiện bán hàng. Hãy đảm bảo rằng sự kiện của bạn không mang tính quảng cáo quá mức. Người tham dự sẽ thấy khó chịu khi ở một sự kiện mà việc bán hàng mà quảng cáo lấn át nội dung chính. Bởi vậy, hãy thể hiện quảng cáo thật ngắn gọn và tinh tế, nếu điều này cần thiết cho sự kiện của bạn.
>> 7 bí quyết tăng trưởng doanh thu đột phá bằng sự kiện bán hàng
Tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo được sự tiện lợi khi tổ chức sự kiện cho công ty
Chắc chắn bạn không thích việc phải bỏ ra một đống tiền để tổ chức sự kiện rồi. Tiết kiệm chi phí là ưu tiên. Thế nhưng, làm cách nào để có thể tiết kiệm chi phí mà sự kiện của bạn vẫn đầy đủ những yếu tố cần thiết?
Lựa chọn một địa điểm phù hợp thay vì một nơi sang chảnh. Lẽ dĩ nhiên, bạn không thể tổ chức một buổi hội nghị công ty khoảng vài chục người tham dự ở sân vận động được! Rất tốn kém và không phù hợp. Lựa chọn đồ ăn thức uống cũng là điều có thể giúp bạn tiết kiệm kha khá chi phí. Bánh ngọt và nước suối, trà, café là những món thông dụng và gần gũi với tất cả mọi người, thay vì rượu vang xa xỉ cho tea break.
>> 8 bí quyết tổ chức sự kiện với chi phí thấp nhưng vẫn hoành tráng
Kêu gọi và tận dụng các nguồn tài trợ cho sự kiện từ các đối tác
Nếu có thể, hãy kêu gọi tài trợ cho sự kiện của mình. Đây cũng là cách để giúp bạn tiết kiệm kha khá chi phí đối với các sự kiện lớn. Hãy đảm bảo được tính tương tác giữa khán giả và nhà tài trợ, bạn sẽ dễ dàng kiếm được tiền cho sự kiện của mình.
>> 12 Ý tưởng thu hút nhà tài trợ độc đáo cho sự kiện của doanh nghiệp
Đưa ra nhiều ưu đãi và quà tặng trong sự kiện cho công ty
Rất nhiều người thích tham dự những sự kiện miễn phí và quà tặng kèm theo. Từ móc khóa cho đến một voucher nghỉ dưỡng, miễn là đừng để ai tham dự sự kiện ra về tay không. Bạn có thể tham khảo thêm một số ý tưởng quà tặng sự kiện công ty độc đáo và ấn tượng không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện.
>> 10 Ý tưởng quà tặng sự kiện ấn tượng và độc đáo dành cho doanh nghiệp
Đổi mới nội dung và kết hợp nhiều hình thức tổ chức sáng tạo
Hãy chú trọng vào nội dung sự kiện và đừng bao giờ để nó quá nhàm chán. Liên tục cập nhật các xu thế mới và áp dụng nó vào sự kiện công ty, bạn sẽ khiến người tham dự bất ngờ đấy. Còn nữa, giờ là thời hiện đại rồi, hãy luôn ghi nhớ kết hợp các nền tảng công nghệ vào trong sự kiện, mang đến trải nghiệm mới lạ cho người tham dự. Và sự kiện trực tuyến đang là xu hướng. Nếu bạn biết cách kết hợp nó với sự kiện trực tiếp, nó sẽ giúp bạn có một sự kiện để đời.
>> Kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi tổ chức sự kiện
>> Tổng hợp danh sách công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại TP.HCM
Việt Phi (Tổng hợp)
