Covid-19 có làm thay đổi cách tổ chức sự kiện trong tương lai?

Đối mặt với sự lây lan và kéo dài của dịch bệnh Covid-19, những cách tổ chức sự kiện truyền thống dường như không còn hiệu quả nữa. Trong bối cảnh đó, những hình thức mới mẻ bắt đầu hình thành và được dự đoán sẽ làm thay đổi cách tổ chức sự kiện trong tương lai.

Ngành sự kiện và những rủi ro khi đối mặt với đại dịch Covid-19

Khi lệnh cách ly xã hội hay phong tỏa được áp dụng, cách tổ chức sự kiện truyền thống hầu như bị vô hiệu hóa hoàn toàn. Hậu quả là toàn bộ các sự kiện dù lớn hay nhỏ đều phải hủy bỏ hoặc dời lịch trên toàn thế giới, gây ra thiệt hại nặng nề không chỉ cho ngành sự kiện mà toàn bộ nền kinh tế.

Sự kiện Olympic Tokyo 2020 đã có thông báo chính thức bị hoãn sang 2021. Ảnh: InsideSport

Tính đến thời điểm hiện tại, danh sách sự kiện phải hủy bỏ và hoãn tổ chức đã lần lượt gọi tên những sự kiện quốc tế nổi tiếng như Olympic Tokyo 2020, Liên hoan phim Cannes, Dubai Expo 2020, … và vẫn chưa có dấu hiệu dừng lại. Đây có thể được xem như một rủi ro xảy ra bất khả kháng đối với ngành tổ chức sự kiện.

Đối với bất cứ người làm sự kiện nào thì một trong những điều căn bản cần biết là rủi ro luôn luôn có trong mọi sự kiện. Và quản trị rủi ro là điều bắt buộc trong quy trình tổ chức để có thể xử lý tình huống ngay khi có sự cố xảy ra. Đại dịch Covid-19 cũng không là ngoại lệ. Điều duy nhất và quan trọng nhất nhà tổ chức sự kiện có thể làm lúc này là bình tĩnh và tìm ra phương án xử lý rủi ro để vượt qua những thử thách trước mắt.

Xu hướng tổ chức sự kiện trong thời dịch: online, online và online

Sự kiện trực tuyến có lẽ là từ khóa nổi bật nhất trong thời điểm này khi hầu như các sự kiện đều được lựa chọn tổ chức trên môi trường online nhằm đảm bảo an toàn cho người tham dự và hạn chế nguy cơ lây nhiễm cho cộng đồng. Thay vì phải hủy hoặc hoãn sự kiện, nhiều thương hiệu đã lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến – một lối đi hoàn toàn khác, mới mẻ hơn cho cho sự kiện của mình.

Các công ty công nghệ đã lần lượt công bố thông tin về việc tổ chức sự kiện trực tuyến thay cho các sự kiện trực tiếp. Một số sự kiện có thể kể đến như MVP & RD Summit của Microsoft, sự kiện ra mắt sản phẩm mới trực tuyến từ các nhà sản xuất điện thoại Apple, Huawei, Xiaomi, …

Tiếp theo đó là hàng loại sự kiện văn hóa nghệ thuật cũng được tổ chức trên môi trường online. Từ các sự kiện thời trang đình đám cho đến các chương trình biểu diễn nghệ thuật cũng nối tiếp nhau chuyển địa điểm tổ chức lên online. Người dùng giờ đây có thể dễ dàng nghe một buổi hòa nhạc trực tuyến, khám phá những bảo tàng số hóa trực tuyến hay xem một buổi ra mắt bộ sưu tập thời trang từ những nhà mốt danh tiếng tại chính ngôi nhà của mình.

Một điều thú vị hơn nữa là ngay đến những sự kiện tưởng như hoàn toàn không thể tổ chức trực tuyến vẫn có những cách sáng tạo để thích ứng với cách tổ chức sự kiện mới mẻ này. Nhà sáng lập Berkshire Hathaway, Warren Buffett đã thông báo tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến, một điều chưa có tiền lệ trước đây. Hay mới đây, Trường ĐH The Business Breakthrough tại Nhật Bản đã tổ chức lễ tốt nghiệp online cho sinh viên và sử dụng robot để nhận bằng thay cho sinh viên.

Khi sự kiện lễ tốt nghiệp đại học cũng được tổ chức … online. Ảnh: yahoo

Thế giới dường như đang thu nhỏ lại trong một vài thiết bị công nghệ và mới sức sáng tạo cùng khả năng thích ứng của nhân loại, không có sự kiện nào là không thể tổ chức trực tuyến.

Sự kiện trực tuyến có làm thay đổi cách tổ chức sự kiện trong tương lai ?

Tổ chức sự kiện trực tuyến có thể chỉ là giải pháp cho tình huống hiện tại, nhưng cũng đang dần dần thay đổi hành vi và nhận thức của người dùng đối với ngành sự kiện. Vậy sau một trận đại dịch, liệu rằng cách tổ chức sự kiện truyền thống có bị thay thế bởi các sự kiện trực tuyến?

Không thể phủ nhận những lợi ích của sự kiện trực tuyến về khả năng tiếp cận cao, thuận tiện cho người dùng, tiết kiệm được nhiều chi phí cho nhà tổ chức, …Tuy nhiên, sự kiện trực tuyến không thể nào thay đổi hoàn toàn cách tổ chức sự kiện. Bởi vì có những yếu tố chỉ có ở sự kiện truyền thống mà khi chuyển sang môi trường trực tuyến thì khó có thể đáp ứng được như khả năng tương tác, kết nối, bầu không khí và những trải nghiệm đặc biệt tại chỗ, …

Và như vậy, trong tương lai, tùy theo yêu cầu và mục đích của từng sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức sự kiện trực tiếp, trực tuyến hoặc sự kiện hỗn hợp(phối hợp cả hai loại hình sự kiện) để đạt hiệu quả tối ưu. Dù hình thức tổ chức sự kiện có thay đổi như thế nào đi chăng nữa thì vẫn cần có kiến thức và kinh nghiệm để sự kiện đạt hiệu quả cao.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành sự kiện, FS Event luôn chủ động thích ứng và linh hoạt để tư vấn cho khách hàng loại hình sự kiện phù hợp nhất. Quý doanh nghiệp cần tư vấn vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 để được hỗ trợ.