Kinh nghiệm để tổ chức sự kiện họp báo thành công và ấn tượng

Sự kiện họp báo được doanh nghiệp tổ chức nhằm công bố thông tin đến với giới báo chí, từ đó truyền thông rộng rãi trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Việc tổ chức họp báo nếu không được kỹ càng có thể làm ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của công ty, thương hiệu. Trong bài viết này, FS chia sẻ cùng bạn những kinh nghiệm để tổ chức một chương trình họp báo thành công và ấn tượng.

Sự kiện họp báo cần được tổ chức cẩn thận, chu đáo

Họp báo là gì ?

Họp báo (Press Conference) là sự kiện được tổ chức với sự tham dự của các nhà báo và khách mời có liên quan nhằm tuyên bố một sự kiện quan trọng của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục đích của việc tổ chức họp báo là truyền thông đến với khách hàng và công chúng. Tùy theo tính chất của sự kiện, buổi họp báo sẽ có sự tham gia từ các bên bao gồm doanh nghiệp, nhà báo, chính phủ và các khách mời liên quan.

Họp báo là một hình thức kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Thông qua buổi họp báo để cung cấp thông tin cho các đơn vị thông tấn, báo chí… giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu truyền thông của mình. Họp báo thường được tổ chức giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp:

Ra mắt, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu mới
Thay đổi thông tin, nhận diện sản phẩm cũ
Công bố thông tin quan trọng của doanh nghiệp
Xử lý khủng hoảng truyền thông …

Cần lưu ý gì khi tổ chức sự kiện họp báo ?

Để có một sự kiện họp báo thành công, đội ngũ tổ chức cần lên kế hoạch càng chi tiết càng tốt để có thể đảm bảo các hoạt động diễn ra xuyên suốt, liên tục. Đây là sự kiện có tính chất quan trọng với sự tham dự đông đảo của giới truyền thông, báo chí, do đó cần được chuẩn bị kỹ càng, chu đáo. Sau đây là một số lưu ý cần biết để sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp.

Lên kế hoạch cho sự kiện họp báo

Bước đầu tiên chính là lên kế hoạch cho buổi họp báo, trong đó cần xác định rõ mục đích, nội dung và thành phần tham gia sự kiện. Đối với sự kiện họp báo thì nội dung là cực kỳ quan trọng bởi vì mục đích của họp báo là truyền đạt thông tin đến với giới báo chí, do đó cần lưu ý trong việc chuẩn bị nội dung cũng như thông cáo báo chí và các tài liệu đi kèm sử dụng trong sự kiện.

Xác định địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm cũng là một vấn đề cần hết sức lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo. Địa điểm tổ chức họp báo cần phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh… Thông thường, các doanh nghiệp thường lựa chọn tổ chức họp báo ở trung tâm hội nghị hoặc phòng họp của các khách sạn lớn được trang bị kỹ thuật đầy đủ cũng như điều kiện về âm thanh, ánh sáng tiêu chuẩn. Địa điểm tổ chức họp báo nếu nội dung không quá đặc thù thì nên chọn ở các khu vực trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời và phóng viên, báo đài.

Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo

Gửi thư mời họp báo

Sau khi phác thảo được kế hoạch chương trình, xác định thời gian và địa điểm tổ chức, bước tiếp theo là lên danh sách khách mời tham dự họp báo. Dựa trên quy mô, tính chất của sự kiện, ban tổ chức nên chọn ra những cơ quan báo đài phù hợp.

Thư mời họp báo cần được thiết kế trang trọng, lịch sự với các thông tin: chủ đề, địa điểm, thời gian, những nội dung chính trong buổi họp báo. Doanh nghiệp nên chủ động email hoặc gọi cho cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Đừng quên xác nhận lại thông tin và số người tham dự để chuẩn bị tốt hơn cho sự kiện.

Chuẩn bị tài liệu họp báo

Tài liệu họp báo cần phải được chuẩn bị đầy đủ, chu đáo để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính. Ở một số sự kiện, các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để người tham dự theo dõi được chi tiết hơn và tránh tình trạng giới phóng viên đến nhận hết những tài liệu cần có để rồi… về luôn.

Lên kịch bản sự kiện họp báo

Kịch bản cho chương trình họp báo cũng cần được lưu ý để chương trình được diễn ra suôn sẻ. Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật tiếp xúc trực tiếp với báo giới. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn.

Bạn cần góp ý với những phần nói chuyện dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi.

Tạo điểm nhấn cho sự kiện

Một buổi họp báo thành công không chỉ diễn ra suôn sẻ mà cần phải tạo được ấn tượng cho giới truyền thông. Một điểm nhấn tinh tế sẽ khiến cho buổi họp báo thêm phần độc đáo và thú vị, khiến người tham dự không bị nhàm chán.

Dựa vào ý đồ của nhà tổ chức, có thể tạo điểm nhấn cho sự kiện ở bất cứ phần nào của chương trình: từ ý tưởng thiết kế, concept cho sự kiện đến tiết mục biểu diễn, sự có mặt của một nhân vật đặc biệt hoặc một món quà nho nhỏ cho khách mời tham dự,…

Nên tạo điểm nhấn khi tổ chức họp báo để tạo hiệu ứng truyền thông tốt hơn

7. Điều phối sự kiện họp báo

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự.

Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo. Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…

Để có một sự kiện họp báo thành công trọn vẹn …

Trên đây là những kinh nghiệm dành cho doanh nghiệp, nhà tổ chức sự kiện khi tổ chức chương trình họp báo. Nếu sự kiện có quy mô khách mời lớn với nhiều nội dung quan trọng, doanh nghiệp có thể hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện để tiết kiệm thời gian, nguồn lực, đồng thời hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình. FS Event với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo, ra mắt sản phẩm, thương hiệu cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp luôn mang đến những chương trình mới mẻ, độc đáo thu hút công chúng và giới truyền thông. Vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 để được hỗ trợ tư vấn về sự kiện của bạn.