Ngành công nghiệp sự kiện dường như đều cho rằng hybrid event – sự kết hợp giữa trải nghiệm trực tiếp và trực tuyến sẽ là xu hướng của tương lai. Dưới đây là một số thông tin hữu ích và thú vị về loại hình tổ chức sự kiện mới mẻ những cũng đầy thách thức này.
Làn sóng thứ hai của đại dịch Covid-19 lại ập đến và sự kiện trực tuyến tiếp tục trở thành vị cứu tinh cho ngành tổ chức sự kiện. Và các dấu hiệu về sự phân cực đang ngày càng rõ ràng hơn. Một cực là những nhà tổ chức sự kiện muốn quay lại sự kiện trực tuyến bằng mọi giá. Mặt khác, những công ty sự kiện linh hoạt lại đang chay đua trong việc phát triển các dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến. Sự ra đời của Hybrid Event chính là giải pháp cho ngành sự kiện trong tương lai.
Hybrid Event là gì?
Hybrid Event (sự kiện hỗn hợp) là sự kết hợp giữa sự kiện trực tiếp (in-person event) và sự kiện trực tuyến (virtual event). Sự kiện trực tuyến đang đặt ra thách thức cho các nhà lập kế hoạch và nhà cung cấp. Đồng thời, nó cũng tạo ra một khối lượng công việc đáng kinh ngạc cho những người có chuyên môn về công nghệ. Để cân bằng cả hai điều này, Hybrid Event rõ ràng là giải pháp phù hợp nhất .
Tại sao Hybrid Event sẽ trở thành xu hướng tổ chức sự kiện trong tương lai?
Khi đại dịch dịu đi và vắc-xin đang được thử nghiệm rộng rãi, có thể hy vọng về sự trở lại dần dần của các sự kiện trực tiếp với lương người tham dự đông đảo.
Đó là những gì đã xảy ra ở châu Âu trước khi các biện pháp tái phong tỏa được thực hiện vào tuần trước. Nhiều quốc gia đã cũng bắt đầu dỡ bỏ các lệnh hạn chế và có vẻ như trực tiếp đã sẵn sàng để quay trở lại. Nhưng với sức chứa hạn chế và lệnh cấm du lịch vẫn con hiệu lực, hybrid dường như là giải pháp duy nhất.
Nhiều người đặt ra câu hỏi tại sao không chạy sự kiện trên các nền tảng trực tuyến? Bởi vì ngành tổ chức sự kiện không được xây dựng trên nền tảng trực tuyến. Và để chuyển đổi hoàn toàn từ trực tiếp sang trực tuyến là một thách thức lớn cho các công ty tổ chức sự kiện.
Nhiều nguồn doanh thu từ các sự kiện trực tiếp không mang lại hiệu quả khi chuyển sang trực tuyến. Bên cạnh đó, tương tác, kết nối và xây dựng mối quan hệ vốn là nền tảng của các sự kiện thì lại trở nên hạn chế tổ chức trên môi trường onlin. Và rõ ràng, một mô hình mới kết hợp ưu điểm của cả hai loại hình sự kiện được lựa chọn là điều hoàn toàn dễ hiểu.
Vậy nên bắt đầu từ đâu khi tổ chức sự kiện hỗn hợp ?
Cho đến khi đại dịch xảy ra, rất hiếm khi các sự kiện được tổ chức kết hợp. Hầu hết các sự kiện đều đặt camera trong phòng để phát trực tiếp (live stream) nội dung trên các kênh truyền thông.
Nhưng đó không phải là hybrid event. Kỳ vọng của những người tham dự sự kiện cao hơn nhiều. Khán giả yêu cầu nhiều hơn một camera tĩnh. Việc lập kế hoạch cho cả trải nghiệm trực tiếp và trực tuyến là một thách thức chưa từng có đối với những nhà tổ chức sự kiện.
Hãy bắt đầu từ việc khảo sát và nghiên cứu nhu cầu của thị trường để xác định những vấn đề cần cải thiện. Sau đó, điều chỉnh kế hoạch sự kiện sao cho phù hợp với từng trường hợp. Đừng quên rút ra những bài học kinh nghiệm để liên tục cải tiến và phát triển.
Điều gì là quan trọng nhất trong một Hybrid Event?
Theo các chuyên gia, vấn đề quan trọng nhất cần lưu ý khi tổ chức một sự kiện chính là sự kết và tương tác. Chính điều này làm nên mạch cảm xúc cho toàn bộ chương trình. Và Hybrid Event cũng không là ngoại lệ.
Hybrid Event có lợi thế về mặt quy mô khi có thể tổ chức cùng lúc với hàng ngàn người tham dự trực tuyến. Đồng thời vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của một số người muốn tham gia trực tiếp trong sự kiện.
Tuy nhiên, việc kết nối giữa những người tham dự trực tiếp, người tham dự trực tuyến và các diễn giả, khách mời là điều không hề dễ dàng. Bởi vì mỗi hình thức tổ chức sự kiện có cách thực hiện hoàn toàn khác nhau.
Trải nghiệm khách hàng cũng là một vấn đề cần lưu tâm khi tổ chức sự kiện hỗn hợp. Lúc này mỗi nhóm khách hàng khác nhau lại phải được thiết kế một hành trình trải nghiệm riêng biệt trên các nền tảng khác nhau. Nhưng vẫn phải đảm bảo sự đồng nhất về thời gian và concept chung.
>> Cập nhật những xu hướng tổ chức sự kiện nổi bật 2021 không thể bỏ qua
Tự Do
