Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện

Quản lý ngân sách là một trong những vấn đề quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Trong bài viết này, FS Event chia sẻ cùng bạn một số kinh nghiệm lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện để quản lý chi phí hiệu quả hơn.

Ngân sách cho sự kiện khoảng bao nhiêu thì hợp lý?

Đây là một câu hỏi gần như không thể trả lời những lại gặp thường xuyên trong giai đoạn tư vấn sự kiện cho khách hàng. Và khách hàng thường không cung cấp một con số chính xác mà thường đưa ra câu trả lời như “ngân sách mở” hoặc “ngân sách cho sự kiện trong khoảng từ 1.000 – 5.000 USD”. Điều này khá dễ hiểu vì bản thân các doanh nghiệp không biết được chính xác chi phí cho từng hạng mục như những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Do đó, khách hàng cần được hỗ trợ và tư vấn chi tiết để có thể đưa ra quyết định ngân sách cuối cùng.

Nhà tổ chức sự kiện cần gợi mở để tìm hiểu những hạng mục khách hàng đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đề xuất một kế hoạch ngân sách sự kiện sao cho phù hợp nhất. Một số khoảng chi chiếm tỷ trọng lớn trong một sự kiện có thể kể đến như là: chi phí thuê địa điểm, chi phí ăn uống, chi phí âm thanh – ánh sáng, tiết mục biễu diễn, …. Vậy làm thế nào để cân đối ngân sách tổ chức sự kiện một cách hợp lý nhất.

Những lưu ý khi lập kế hoạch ngân sách cho một sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức là yếu tố quan trọng hàng đầu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Và dĩ nhiên, ngân sách cho hạng mục này cũng tương đối lớn. Nhà tổ chức cần căn cứ vào quy mô và tính chất của sự kiện để lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất. Đối với các sự kiện như họp báo, lễ kỷ niệm, year end party, gala dinner, … địa điểm tổ chức thường là các trung tâm hội nghị, khách sạn lớn.

Vị trí và phân khúc khách hàng cũng nên được cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức. Các địa điểm ở xa khu vực trung tâm thường có mức giá thấp hơn nhiều so với các khách sạn ở trung tâm thành phố.

Thời gian tổ chức ảnh hưởng đến ngân sách sự kiện

Ngày tổ chức cũng là một yếu tố tác động đến ngân sách tổ chức sự kiện. Nếu chưa ấn định được chính xác ngày tổ chức, bạn có thể tiết kiệm được một khoảng đáng kể nếu tổ chức vào các ngày trong tuần so với cuối tuần.

Còn đối với các sự kiện cộng đồng, bạn cũng lựa chọn ngày phù hợp, ít nhất là không trùng với các ngày lễ lớn khi mà có hàng ngàn sự kiện khác diễn ra. Nhưng cũng phải dựa vào chủ đề nào đó để xây dựng nội dung cho sự kiện, bạn không thể chào cho nhà tài trợ một sự kiện vô thưởng vô phạt không nhằm mục đích nào và cũng không có cơ hội cho họ được quảng bá.

Lựa chọn thực đơn tiệc phù hợp

Đối với các sự kiện có tiệc ăn uống, bạn có thể lựa chọn set menu (ngồi theo bàn tròn), buffet (tiệc đứng), tea break (tiệc trà giữa giờ) hoặc BBQ (tiệc nướng ngoài trời), … Cần dựa vào đối tượng khách mời cũng như tính chất của sự kiện chọn loại tiệc cho phù hợp.

Nếu khách tham dự đa số là những người trung niên, kiểu truyền thống thì bạn nên chọn tiệc set menu. Trong khi đó, nếu sự kiện dành cho các doanh nhân thì có thể chọn loại hình tiệc buffet để tạo cảm giác gần gủi và dễ dàng trong việc networking.

Tiết mục biểu diễn nghệ thuật

Đây cũng là một khoản chiếm chi phí khá lớn trong một sự kiện. Với mỗi loại sự kiện khác nhau, bạn có thể cân nhắc để tư vấn cho khách hàng những phương án phù hợp và tiết kiệm nhất. Ví dụ, với những sự kiện có tính chất trang trọng thì các tiết mục biểu diễn piano hoặc violon sẽ tạo bầu không khí sang trọng. Còn với các sự kiện vui nhộn và thân mật như tiệc tất niên cuối năm thì các tiết mục biễu diễn có thể phóng khoáng, sôi động hơn.

Tìm kiếm nhà tài trợ sự kiện

Đối với các sự kiện cộng đồng, việc tìm kiếm nhà tài trợ là rất quan trọng. Bởi vì những sự kiện này thường theo hướng phi lợi nhuận. Có được tài trợ từ các đơn vị sẽ giúp cho bạn có chi phí để thực hiện chương trình, đồng thời nhà tài trợ cũng có cơ hội quảng bá cho thương hiệu của mình.

Giải pháp tối ưu chi phí khi tổ chức sự kiện

Bên cạnh những khoảng chi phí vừa nêu thì người tổ chức sự kiện còn phải quản lý hàng loạt chi phí liên quan đến các nhà cung cấp cho sự kiện như thiết bị, âm thanh, ánh sáng, quà tặng, thiết kế, thi công, … Khối lượng công việc tương đối lớn và phức tạp nên đễ dẫn đến những sai sót và lộn xộn trong quá trình chuận bị cho sự kiện.

Do đó, giải pháp tối ưu nhất thường được các doanh nghiệp, tồ chức lựa chọn là phối hợp với các công ty tổ chức sự kiện. Với quy trình tổ chức chuyên nghiệp, cùng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng khép kín, các khoản ngân sách sẽ được phân bổ sao cho tối ưu và hợp lý nhất. Đồng thời, hạn chế được tối đa những rủi ro khi làm việc với các đơn vị cung cấp.

FS Event với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành cùng đội ngũ chuyên gia năng động, giỏi nghề luôn nỗ lực mang đến cho các khách hàng những sự kiện hoàn hảo với mức chi phí hợp lý nhất. Quý khách hàng quan tâm vui lòng gọi đến hotline 0353 357 775 hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn và hỗ trợ.