Tài trợ là một phần quan trọng trong các sự kiện trực tuyến và dưới đây là những gợi ý để tích hợp quyền lợi cho nhà tài trợ sự kiện vào trong các phần của chương trình.
Trong tình hình tăng cường giãn cách xã hội do sự nổ ra của đại dịch COVID-19, các sự kiện trực tuyến đang trở nên phổ biến hơn. Số lượt tải phần mềm học tập Zoom đã tăng lên đáng kể kể từ khi đại dịch bùng phát. Các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến cũng đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội này.
Một khía cạnh không thể thiếu đối với các sự kiện có thể kể đến là tài trợ, có thể là cơ hội nhưng cũng có thể là thách thức. Tuy nhiên cách thức tổ chức khác biệt này lại mang tới nhiều khó khăn hơn là cơ hội.
Có nhiều cách để tạo ra lợi nhuận từ các sự kiện trực tuyến và tiếp tục làm việc với nhà tài trợ. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra một số ý tưởng để tích hợp quyền lợi nhà tài trợ vào sự kiện và giúp tối đa hóa sự kiện trực tuyến của mình.
-
Tích hợp quyền lợi tài trợ vào các ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến
Các ứng dụng tổ chức sự kiện đang dần trở thành một phần quan trọng của sự kiện trực tuyến. Khi sự kiện đang diễn ra, người tham dự hoàn toàn tập trung vào màn hình điện thoại. Trong trường hợp đó, sử dụng chúng một cách hiệu quả để thu hút ánh nhìn từ người tham dự. Ứng dụng tổ chức sự kiện rất hợp lý để đưa vào các gói tài trợ để đưa thông điệp đến gần hơn với khách hàng và cung cấp cơ hội xây dựng thương hiệu cho nhà tài trợ.
Kết hợp các biểu ngữ quảng cáo, quảng cáo pop-up, thông điệp, logo thương hiệu trên những màn hình khác nhau. Chúng có thể dành riêng cho từng nhà tài trợ tùy theo quyết định của bạn.
Dẫn link tới trang web của nhà tài trợ để làm việc tích hợp trở nên liền mạch hơn. Nếu cần thiết, thêm một vài thông báo đẩy trên app để nhắc nhở người tham dự về ưu đãi đặc biệt từ nhà tài trợ. Nhưng trên hết, cần phải sử dụng cẩn thận để không làm mất đi giá trị của chúng.
-
Bán không gian quảng cáo trên banner và pop-up ads trong livestream của sự kiện
Trong sự kiện livestream, có thể thực hiện quyền lợi cho nhà tài trợ bằng cách sắp xếp cho họ các không gian quảng bá thương hiệu. Nếu nền tảng sử dụng cho phép điều đó, banner và pop-up ads là những phương tiện hữu ích để tạo nên cơ hội quảng bá cho nhà tài trợ.
Nên sử dụng banner hiển thị xuyên suốt trên màn hình trình chiếu để quảng bá cho một nhà tài trợ nhất định. Tuy nhiên nếu muốn quảng bá cho nhiều nhà tài trợ, hãy sử dụng pop-up ads trong các phần trình bày khác nhau.
Tuy nhiên sử dụng mỗi pop-up ads sẽ không tối ưu quảng bá, thay vào đó bạn hãy sử dụng chúng để dẫn link tới trang web của nhà tài trợ.
-
Quảng bá nhà tài trợ khi chuyển đổi giữa các slides khác nhau hoặc diễn giả khác nhau
Khi chuyển đổi giữa các slides, từng phần khác nhau hoặc có thể là từng diễn giả khác nhau, đừng lãng phí cơ hội để sử dụng quảng bá cho nhà tài trợ. Trong lúc trình bày, cân nhắc thêm vào những slide chứa logo của nhà tài trợ và thông tin liên lạc. Ngoài ra, thiết kế thêm một slide chứa logo của các nhà tài trợ để cảm ơn họ trong lúc diễn ra giải lao cũng là cách thức quảng cáo hợp lý không gây kỳ quặc.
Nhìn chung, nên giữ thông tin quảng bá một cách đơn giản và ngắn gọn, sử dụng hình ảnh ấn tượng để nhấn mạnh giá trị sản phẩm. Bên cạnh nội dung quảng bá, thỏa thuận với nhà tài trợ về lượng thông tin sử dụng cho nó.
-
Chèn video của nhà tài trợ vào phần mở đầu sự kiện
Lấy cảm hứng từ những cách thức đã được ứng dụng trong những dịch vụ trực tuyến như Youtube. Ví dụ, có thể chiếu một video nhỏ được thiết kế bởi nhà tài trợ trong lúc mở đầu sự kiện hoặc diễn ra giải lao như một cách giết thời gian cho những người tham dự sớm. Làm rõ với nhà tài trợ về vấn đề nền tảng nào nên sử dụng để livestream và nắm rõ chất lượng của từng nền tảng
Nền tảng livestream là yếu tố quan trọng quyết định thành công của sự kiện. Vì thế, nắm rõ chất lượng và các gói tùy chọn của từng nền tảng để cân nhắc lựa chọn phù hợp.
-
Tích hợp quyền lợi nhà tài trợ sự kiện trực tuyến bằng cách in chìm logo phía dưới slide
Một cách thức khác có thể kể đến là in chìm logo lên phía dưới slide để nâng cao nhận biết về nhà tài trợ.
-
Quảng bá cho nhà tài trợ trên mạng xã hội
Bạn có thể thường xuyên gửi lời chào, lời cảm ơn thân thương đến các nhà tài trợ trên mạng xã hội. Ngoài ra tạo không gian để họ tương tác trước với người tham dự như cùng đồng tổ chức các trò chơi, cuộc thi nhỏ để kết nối, tăng nhận biết thương hiệu.
Không khuyến khích sử dụng hashtag riêng cho nhà tài trợ vì sẽ gây kỳ cục. Thay vì đó, hướng dẫn nhà tài trợ tận dụng nguồn khách hàng tương tác trên hashtag chung để gây chú ý.
-
Tích hợp quảng cáo trên cổng đăng ký sự kiện
Giống như cách bạn chuẩn bị cho sự kiện trực tiếp, hãy chuẩn bị một cổng đăng ký sự kiện để tạo nên các không gian quảng cáo. Tuy nhiên việc đặt các banner, pop-up ads có thể gây nhiễu, mất tập trung hoặc mất đi khách hàng tiềm năng. Vì thế hãy cân nhắc kỹ càng quảng cáo nào nên đặt không gian nào, tránh làm mất đi đối tượng đăng ký sự kiện cho đến khi họ hoàn thành tất cả các bước đăng ký.
-
Tích hợp quảng cáo trong những phần Q&A
Nếu nhà tài trợ muốn tham gia tổ chức các phần sự kiện, hãy gợi ý đồng tổ chức phần Q&A trực tuyến. Thêm vào đó, đảm bảo rằng các câu hỏi là phù hợp với nội dung chương trình bằng cách yêu cầu người tham dự gửi câu hỏi trong suốt thời gian diễn ra chương trình để trả lời vào phần Q&A. Cách thức này hỗ trợ cơ hội tương tác, đồng thời tăng nhận biết thương hiệu của nhà tài trợ đối với khách hàng tiềm năng.
-
Cung cấp ưu đãi có giá trị sử dụng
Các sự kiện trực tuyến có thể áp dụng ưu đãi về quyền lợi có giá trị định lượng dành cho nhà tài trợ giống như cách áp dụng đối với sự kiện trực tiếp. Một ví dụ có thể kể đến là tặng một số lượng vé nhất định cho nhà tài trợ, hay cung cấp thông tin có giá trị về khách hàng tiềm năng mà bạn thu thập được từ người tham dự.
-
Gây bất ngờ với dịch vụ giao tận nhà
Đừng chỉ nghĩ rằng sự kiện trực tuyến chỉ bao gồm những hoạt động online, tuy nhiên các nhà tổ chức sự kiện luôn có thể tạo ra những lợi ích bất ngờ cho người tham dự, đặc biệt trong tình hình hiện tại của thế giới.
Tuy nhiên việc tặng quà có thể đem đến tác động ngược lại nếu bạn không biết lựa chọn mặt hàng để gửi. Ví dụ, trong sự kiện trực tiếp, người tham dự sẽ không có xu hướng nhận những món quà như áo thun có in logo nhãn hàng hoặc sạc điện thoại vì họ đã có nhiều hơn cần thiết.
Để hạn chế gây khó chịu cho những người nhận quà tặng, cân nhắc tình hình hiện tại để lựa chọn món quà. Có thể kết hợp với nhà tài trợ để gửi những mặt hàng hợp với thực tế như nước rửa tay khô, bữa ăn nhỏ hoặc hộp ăn vặt. Cũng có thể hợp tác với dịch vụ giao đồ ăn tại địa phương để giao bữa trưa cho người tham dự trong lúc đang diễn ra chương trình.
Một lần nữa, hãy cẩn trọng với lựa chọn của chính bản thân bằng cách tìm hiểu kỹ thông tin về dịch vụ đó và cách vận hàng để giảm thiểu lây lan để bảo vệ nhân viên cũng như người tham dự.
-
Tích hợp quyền lợi nhà tài trợ cho sự kiện trực tuyến bằng túi quà ảo
Bạn có thể tạo cơ hội cho nhà tài trợ quyết định tặng những gì trong túi quà ảo. Đó có thể là mã giảm giá mua hàng, voucher, bản dùng thử phần mềm hoặc một khóa học trực tuyến. Món quà có thể được gửi tới người tham dự thông qua email, mạng xã hội hoặc trên ứng dụng tổ chức sự kiện trước đó hoặc trong lúc diễn ra sự kiện.
12. Hợp tác với nhà tài trợ cho các sáng kiến CSR (Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp)
Cho dù bạn có lịch sử lâu dài với việc thúc đẩy CSR hoặc không thực hiện chúng một thời gian dài trong quá khứ, đây là thời điểm tuyệt vời để marketing cho doanh nghiệp lẫn nhà tài trợ. Ví dụ, thay vì trồng cây, có thể hỗ trợ một số lượng khẩu trang nhất định cho bệnh viện địa phương hoặc hỗ trợ đồ ăn, chỗ ngủ cho người vô gia cư. Một cách làm khác có thể sử dụng đó là quyên góp tiền cho các nhóm tổ chức vì xã hội.
Một điểm cần phải lưu ý khi thiết kế các gói tài trợ cho sự kiện trực tuyến là giá cả. Các sự kiện ảo có thể tốn ít chi phí hơn, tuy nhiên cần phải điều chỉnh các mục tiêu tài trợ và giá cả phù hợp.
Trên đây là những ý tưởng từ FS Event để bạn có thể tích hợp vào thực hiện quyền lợi cho nhà tài trợ trong các sự kiện trực tuyến. Hy vọng các bạn sẽ tận dụng tốt những lời khuyên và mang đến thay đổi tích cực cho sự kiện.
Thanh Chi
Tổng hợp
