5 sai lầm cần tránh khi chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại TPHCM

Tại một đô thị có nền kinh tế sôi động bậc nhất cả nước như TP.HCM thì các sự kiện cũng thường được tổ chức liên tục với rất nhiều event agency lớn nhỏ. Trong bài viết này, hãy cùng FS Event tìm hiểu 5 sai lầm quan trọng cần tránh khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.HCM.

Ngành dịch vụ tổ chức sự kiện – sai một ly đi một dặm

Đây là một trong những đặc thù của ngành sự kiện bởi vì các sự kiện thường diễn ra trực tiếp tại hiện trường hoặc phát sóng trực tiếp trên các kênh truyền thông, do đó, bất kì một sai sót nào dù rất nhỏ cũng có thể làm hỏng toàn bộ chương trình.

Không chỉ vậy, mỗi chương trình khi được tổ chức đều được thực hiện theo một kịch bản đã được thống nhất từ trước với nhiều bộ phận liên quan. Chỉ cần một thay đổi trong kịch bản chương trình nếu không được xử lý khéo léo cũng có thể khiến sự kiện bị rối loạn.

Đặc biệt trong các sự kiện có quy mô lớn như lễ kỷ niệm, lễ khai trương công ty, khánh thành nhà máy, khu công nghiệp hay các bữa tiệc tất niên cuối năm, tiệc tân niên, gala dinner, … thì việc đảm bảo chương trình trong xảy ra sai sót lại càng quan trọng hơn bao giờ hết. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp ở các doanh nghiệp khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.HCM.

Những sai lầm cần tránh khi chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại TPHCM

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện quá mới

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố hàng đầu quyết định đế thành bại của một sự kiện. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp do chưa có kinh nghiệm làm việc với các event agency lại vội vàng trong việc ra quyết định lựa chọn khi chưa tìm hiểu kỹ càng.

Các công ty tổ chức sự kiện mới thành lập thường chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức, đội ngũ vận hành chưa ổn định và quy trình tổ chức đôi khi chưa thống nhất. Điều này có thể dẫn đến những rủi ro cho doanh nghiệp khi tổ chức các sự kiện. Do đó cần hết sức lưu ý.

Hệ thống cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện chắp vá

Thông thường, một sự kiện bao gồm rất nhiều bộ phận phối hợp thực hiện. Trong đó có thể kể đến đơn vị cung cấp địa điểm (nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị,…), âm thanh, ánh sáng, thiết kế, thi công, vận hành, dịch vụ ăn uống (F&B),… Chỉ cần một bộ phận làm sai hoặc chậm trễ sẽ ảnh hưởng tất cả các bộ phận còn lại của sự kiện. Do đó, vấn đề quản lý các đơn vị cung ứng cũng cần được xem xét trong quá trình lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.HCM. Việc lựa chọn các event agency có hệ thống cung ứng dịch vụ hoàn chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu những sai sót trong quá trình tổ chức.

Thiết kế sự kiện sơ sài – kém chất lượng

Thiết kế sự kiện chính là chiếc áo choàng làm nên vẻ đẹp và sự thu hút cho bất cứ chương trình nào. Thiết kế nhận diện sự kiện ngoài yếu tố thẩm mỹ và sáng tạo còn đòi hỏi đáp ứng các chuẩn mực về thương hiệu. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp thường ít chú ý đến điều này.

Ngoài ra, thiết kế sự kiện ấn tượng còn giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với người tham dự ngay từ những điểm chạm ban đầu. Trong một số trường hợp còn tạo nên hiệu quả truyền thông rất tốt, đặc biệt là trên mạng xã hội.

Chiến lược lấy báo giá sự kiện hàng loạt để tìm ra ngôi sao giá rẻ

Đây là một chiến lược mà một số doanh nghiệp thường sử dụng khi có nhu cầu tổ chức sự kiện, thông thường là các công ty vừa và nhỏ hoặc mới thành lập. Việc lấy báo gái hàng loạt giúp tiết kiệm được thời gian và chỉ cần mang ra so sánh giữa các đơn vị với nhau là sẽ chọn được nơi có giá tốt nhất.

Thoạt nghe qua thì có vẻ là một ý tưởng rất hợp lý. Nhưng trên thực tế, với các thông tin cơ bản mà doanh nghiệp cung cấp để lấy báo giá, rất khó để so sánh dịch vụ giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Vì sao vậy?

Rất đơn giản, một sự kiện bao gồm rất nhiều hạng mục khác nhau cần cung cấp. Trong đó, mỗi hạng mục lại có những yêu cầu riêng về ý tưởng, thiết kế, kích thước, màu sắc, chất liệu, … Mỗi loại lại có mức giá riêng từ cơ bản đến cao cấp. Do đó rất khó thể hiện hết chỉ bằng một bảng báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện.

Ý tưởng tổ chức sự kiện đi vào lối mòn

Sự rập khuôn là một trong những vấn đề mà nhiều công ty tổ chức sự kiện thường gặp phải. Điều này sẽ tạo nên sự nhàm chán và tẻ nhạt, khiến sự kiện của doanh nghiệp trở nên kém thu hút. Sự sáng tạo và đổi mới trong ý tưởng tổ chức sự kiện qua các năm là một trong những điều cần có trong bất cứ sự kiện nào để tạo nên sự bất ngờ và hứng thú cho khách mời tham dự.

Điều quan trọng nhất làm nên một sự kiện ấn tượng và thành công

Để có một sự kiện thành công cần đảm bảo nhiều yếu tố. Trong đó quan trọng nhất chính là sự phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện. Con người vẫn luôn là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất. Chính những người tham gia vào quá trình lên ý tưởng, lập kế hoạch và điều phối sự kiện sẽ trực tiếp ra quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh ngay khi gặp sự cố. Đây chính là lợi thế lớn nhất của những công ty tổ chức sự kiện có nhiều năm kinh nghiệm. Những trải nghiệm thực tế giúp nhà tổ chức nắm bắt và chuẩn bị trước các phương án quản trị rủi ro trong sự kiện. Đồng thời linh hoạt trong việc xử lý các sự cố bất ngờ.

Công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM

Công ty sự kiện FS Event với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, là một trong 5 lĩnh vực hoạt động cốt lõi của FSmart Corp, mang đến giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp. Với quy trình tổ chức chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín, dịch vụ tổ chức sự kiện của FS Event mang đến hiệu quả tối đa, đồng thời tiết kiệm chi phí cho khách hàng và đối tác.

Sỡ hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng thế hệ chuyên viên trẻ trung, năng động, sáng tạo, FS Event luôn nỗ lực hết mình để mang đến những sự kiện đẳng cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Với phương châm “Khẳng định chất lượng trong từng sự kiện” đã tạo dựng được sự tin tưởng từ các khách hàng đối tác, khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức tại TP.HCM và các tỉnh thành ở khu vực phía Nam. Công ty sự kiện FS Event chính là sự lựa chọn thích hợp để cho các sự kiện của doanh nghiệp. Quý khách hàng quan tâm, vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn và hỗ trợ.