Kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Sự kiện trực tuyến đang là một trong những xu hướng hàng đầu trong năm nay với hàng loạt chương trình từ các thương hiệu lớn trên toàn cầu. Trong bài viết này, FS Event chia sẻ cùng bạn những kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến thành công.

Đối với những người làm trong ngành sự kiện, chuyện lên kế hoạch hay dự đoán về thời tiết, các sự cố đột ngột hay thiên tai, dịch bệnh là điều dường như không thể. Việc có thể làm là bình tĩnh và linh hoạt xử lý cũng như tìm ra các giải pháp để ứng phó với rủi ro mà gần đây nhất chính là đại dịch corona virus đang lan nhanh trên toàn cầu. Vậy giải pháp ở đây là gì?

Trong khi danh sách những sự kiện lớn trên thế giới bị hủy hoặc hoãn lịch tổ chức ngày càng dài hơn, các định dạng kỹ thuật số sẽ giúp bạn xoay chuyển tình thế để vượt qua những thử thách cần phải đối mặt bằng hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến.

Tổ chức sự kiện trực tuyến là gì?

Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là livestream, webinar hay sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, người tham dự được kết nối và tương tác với nhau và với đơn vị tổ chức thông qua internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, youtube hoặc các kênh mạng xã hội như facebook, zalo, twitter, …

Sự kiện trực tuyến giúp dễ dàng kết nối và tương tác giữa người dùng với nhau và với đơn vị tổ chức.

Tại sao nên tổ chức sự kiện trực tuyến?

Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến không chỉ là giải pháp truyền thông cho doanh nghiệp mà còn là xu hướng đáng chú ý trong tương lai với nhiều lợi ích so với kiểu tổ chức sự kiện truyền thống. Một số ưu điểm của sự kiện trực tuyến:

Sự kiện có thể tiếp cận và tương tác với nhiều người hơn. Điều này giúp làm tăng độ phủ và hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc đi lại, địa điểm tổ chức, đơn vị cung ứng dịch vụ
Tăng cường tương tác và kết nối với khách hàng thông qua mạng xã hội

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Xác định loại hình sự kiện phù hợp với hình thức tổ chức trực tuyến

Không phải loại sự kiện nào cũng có thể tổ chức trên không gian trực tuyến. Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Chương trình hòa nhạc hay biểu diễn nghệ thuật được phát trực tuyến sẽ mang đến trải nghiệm thú vị bởi không chỉ mở rộng số lượng người tham dự vượt giới hạn của một khán phòng mà còn khiến những người tham gia cảm thấy mình được trở thành một phần của buổi diễn. Trong những ngày bùng phát dịch Covid-19, nhiều nhà hát opera và giao hưởng trên toàn nước Đức đã lần đầu tiên tổ chức buổi diễn mà không có khán giả trong khán phòng. Thay vào đó, sự kiện sẽ được phát trực tiếp trên website.

Một số sự kiện thường là diễn đàn để thảo luận và kết nối các mối quan hệ. Đừng lo lắng về những hạn chế của việc kết nối và xây dựng mối quan hệ. Bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào phần bình luận và những cuộc trò chuyện trong sự kiện trực tuyến, bạn có thể tạo ra không gian để mọi người tương tác, chia sẻ suy nghĩ và thảo luận về sự kiện.

Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với sự kiện trực tuyến

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được set up từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay Youtube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Đối với các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí, bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên webiste như là các dạng hội thảo trực tuyến (webinar). Hình thức này đòi hỏi phải được sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.

Ngoài ra, nếu như bạn muốn tổ chức sự kiện có thu phí thì cần kết nới với các nền tảng bán vé trực tuyến để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng tích hợp bán vé trực tuyến cũng hỗ truyền thông cho sự kiện của bạn, bên cạnh các kênh quảng bá truyền thống.

Đừng tiết kiệm chi phí đầu tư vào các thiết bị sản xuất

Thiết bị cũng là một yếu tố cần được đầu tư khi tổ chức sự kiện trực tuyến.

Thiết bị sản xuất cũng là một yếu tố cần được đầu tư khi tổ chức sự kiện trực tuyến.

Hệ thống thiết bị sản xuất sự kiện trực tuyến được trang bị đầy đủ sẽ mang đến trải nghiệm liên tục và mượt mà cho sự kiện. Việc đầu tư đúng mức vào thiết bị sản xuất nhằm hạn chế sự kiện bị gián đoạn giữa khi đang phát sóng, điều này có thể làm ngắt mạch cảm xúc và ảnh hưởng đến những người tham dự. Đừng bỏ qua một số điểm sau để đảm bảo rằng khán giả vẫn đang dõi theo bạn:

Kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh trước khi phát sóng
Sử dụng máy quay và thiết bị thu âm có chất lượng cao
Thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng.

Đừng quên duyệt trước những nội dung chính của sự kiện trực tuyến

Việc tổ chức sự kiện trực tuyến được phát trực tiếp. Do đó kịch bản cần được chuẩn bị chu đáo trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế tối đa những rủi ro và sai sót. Kích bản cần được gửi từ sớm để các bộ phận tham gia tổ chức hình dung rõ ràng về chương trình. Đặc biệt là MC, khách mời và diễn giả cần thảo luận với nhau trước khi sự kiện diễn ra để thống nhất lại các vấn đề. Đồng thời, chuẩn bị các kịch bản xử lý tình huống có thể phát sinh trong sự kiện.

Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thật sự chuyên nghiệp và ấn tượng là điều không hề dễ dàng. Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến được chia sẻ trên đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho sự kiện của bạn. Hãy bắt đầu cho sự thay đổi bằng cách tổ chức sự kiện của bạn trên môi trường trực tuyến. FS Event với kinh nghiệm tổ chức sự kiện cùng đội ngũ chuyên gia giỏi nghề, sẽ mang đến những trải nghiệm đặc sắc cho sự kiện trực tuyến của bạn. Quý khách hàng quan tâm, xin vui lòng gọi đến hotline 0353 357 775 để được tư vấn.