Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện chuyên nghiệp, chi tiết

Để có một sự kiện thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó kế hoạch truyền thông đóng vai trò quan trọng để thu hút khách tham dự. Khám phá ngay ngay các bước quan trọng cần có trong một mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện trong bài viết.

Kế hoạch truyền thông đóng vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Ảnh: pixabay.

Không có một bản mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện cố định, bởi lẽ ở mỗi công ty sẽ có chiến lược khác nhau, các sự kiện cũng khác nhau và chịu thêm ảnh hưởng từ các nguồn lực sẵn có. Cũng như các sự kiện khác thì việc tạo ra kế hoạch truyền thông sẽ đến chủ yếu từ việc đi lên từ kịch bản từ đạo diễn, để từ đó xác định khán giả mục tiêu, thông điệp cũng như phương thức truyền tải một cách trọn vẹn nhất.

Các bước quan trọng trong mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện

Xác định mục tiêu khi truyền thông sự kiện

Mục tiêu của truyền thông sự kiện thậm chí cần được xác định trước khi bạn quyết định nó sẽ diễn ra như thế nào. Hãy hệ thống hoá nó trong phần này của kế hoạch.

Đừng quên đặt mục tiêu SMART đáp ứng 5 tiêu chí:

Specific – Cụ thể
Measurable – Có thể đo lường được
Achievable – Có thể đạt được
Relevant – Có liên quan
Time-bound – Có giới hạn thời gian

Đối tượng truyền thông mục tiêu

Xác định nhóm công chúng mục tiêu đóng góp một phần quan trọng trong thành công của chiến lược truyền thông sự kiện, thông qua việc giúp bạn xây dựng được các thông điệp và chiến thuật tiếp cận phù hợp.

Bạn phải quyết định xem đối tượng quan trọng nhất mà bạn sẽ tiếp cận trong chương trình truyền thông là ai. Hãy nghĩ kỹ xem tại sao bạn lại cân nhắc họ chứ không phải những người khác, họ đóng vai trò như thế nào trong suốt sự kiện và hiểu biết của họ về bạn đang ở mức nào. Kết quả cuối cùng nên là chân dung và hành vi điển hình của họ.

Chiến lược và hình thức/ kênh truyền thông

Sau khi biết được bạn muốn đi đến đâu và tiếp cận tới những ai, đã đến lúc xác định cách thức thực hiện.

Hãy trả lời các câu hỏi sau:

Bạn sẽ sử dụng các công cụ nào?
Bạn muốn chủ động đem thông tin tới công chúng mục tiêu hay chờ đợi họ tìm kiếm?
Quá trình tiếp cận của bạn sẽ diễn ra như thế nào?
Trình tự xuất hiện trên báo chí và các social media của bạn ra sao?

Với một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh thì không thể thiếu được việc phân bổ kênh truyền thông. Việc có một kênh truyền thông đúng đắn sẽ là cánh tay giúp kết nối khách hàng đến với sự kiện của bạn thành công. Kênh truyền tải trong tổ chức sự kiện phải là kênh mà tập trung nhiều nhất các khán giả mục tiêu, có như vậy thì thông điệp của bạn mới có bước tiến mạnh mẽ trong quá trình tổ chức sự kiện.

Đừng quên rằng chiến lược này cần bám sát vào những phân tích bạn đã thực hiện ở trên, bởi nếu không thì kế hoạch của bạn sẽ bị rời rạc và không hiệu quả.

Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông chính là điều mà bạn muốn truyền đạt đến cho khán giả mục tiêu chủ đề của chương trình, những tin tức và điều sự kiện hướng tới. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình,… và quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành động.

Việc xác định thông điệp kế hoạch truyền thông cho sự kiện bạn phải chú ý đến việc hiểu rõ insight của nhóm công chúng mục tiêu. Việc đặt ra thông điệp phải đảm bảo các tiêu chí đó là thông điệp phải ngắn gọn, thông điệp phải dễ nhớ và thông điệp nên khác với khẩu hiệu.

Phân tích rủi ro ngay khi lập kế hoạch

Kỹ năng quản trị rủi ro là một tiêu chí quan trọng trong tuyển dụng các vị trí liên quan tới PR – Event. Bất kỳ kế hoạch truyền thông sự kiện nào cũng cần dự tính trước tới các rủi ro có thể phát sinh và chuẩn bị sẵn phương án đối phó.

Thông thường, phần nội dung này được trình bày dưới dạng Q&A để đảm bảo độ dễ hiểu và logic cho người đọc. Trong quá trình ghi lại các câu trả cho bảng Q&A, rất có thể bạn sẽ tìm ra sơ hở trong kế hoạch và điều chỉnh lại chiến lược – chiến thuật sự kiện.

Dự trù kinh phí

Kế hoạch truyền thông của bạn sẽ chẳng đi được đến đâu cả nếu không có ngân sách. Mọi đề xuất bên trên của bạn đều cần tương ứng với một con số kinh phí dự trù. Các con số càng chi tiết tới từng hạng mục thì kế hoạch càng dễ được duyệt. Dự trù kinh phí cũng giúp bạn cân đối được mục tiêu kế hoạch và năng lực tài chính của công ty.

Vì sao nên lựa chọn công ty tổ chức sự kiện FS Event?

Như vậy, bạn có thể chỉ với 6 bước bạn đã lập được cho mình một kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh giúp nâng cao sự thành công của sự kiện lên rất nhiều. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng sự kiện cũng như sự đột phá về ý tưởng, doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và uy tín.

FS Event với kinh nghiệm hơn 5 năm trong ngành sự kiện, tự hào là đơn vị đồng hành và tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp, hội và hiệp hội trong các sự kiện trọng đại như khai trương, khánh thành, tiệc tất niên, tân niên, lễ ra mắt sản phẩm mới … Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm cùng đội hình chuyên viên trẻ trung, năng động, linh hoạt và sáng tạo, không ngừng nỗ lực để mang đến những sự kiện thật sự ý nghĩa cho khách hàng. Quý doanh nghiệp quan tâm vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 để được tư vấn và hỗ trợ.