Triển lãm thương mại gặp khó khi chuyển đổi sang môi trường trực tuyến

Trong thời gian gần đây, sự kiện trực tuyến đã trở nên phổ hơn bao giờ hết để thay thế cho các sự kiện trực tiếp không thể tổ chức do dịch coronavirus. Tuy nhiên, các triển lãm thương mại đã không tạo ra được bước chuyển lớn. Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao.

Xu hướng chuyển đổi trực tuyến trong ngành tổ chức sự kiện

Dựa trên các nguồn thông tin, có thể thấy rằng các sự kiện trực tiếp sẽ khó lòng được cấp giấy phép tổ chức vào năm tới. Đặc biệt là với các sự kiện triển lãm thương mại có quy mô tổ chức lớn và khả năng tương tác cao giữa người với người.

Do đó, các sự kiện trực tuyến đã nhanh chóng trở thành cứu tinh cho ngành sự kiện để có thể sống sót sau đại dịch. Nhiều sự kiện lớn như Hội nghị Adobe Summit, gần đây đã chuyển sang trực tuyến hay Hội nghị các nhà phát triển toàn cầu của Apple đã thông báo tổ chức online cho đến cuối năm nay. Những hình thức hội nghị và hội thảo B2B hay thậm chí là các sự kiện B2C như các buổi hòa nhạc có thể chuyển sang tổ chức trực tuyến tương đối dễ dàng vì đã có nhiều kinh nghiệm tổ chức từ trước. Tuy nhiên, các triển lãm thương mại không nằm trong danh sách này.

Các sự kiện triển lãm thương mại cũng bị ảnh hưởng bởi đại dịch nhưng khó lòng chuyển đổi nhanh sang không gian trực tuyến. Forbes đã theo dõi tất cả các sự kiện lớn trong ngành đã bị hủy bỏ, hoãn lại hoặc chuyển sang trực tuyến. Trong đó, hầu hết các triển lãm thương mại đã phải hủy bỏ hoặc dời lịch tổ chức đến cuối năm nay.

Cuộc dịch chuyển các triển lãm thương mại sang môi trường trực tuyến

Ngành công nghiệp triển lãm trị giá 137 tỷ USD với hơn 30.000 sự kiện diễn ra hằng năm. Điều đó có nghĩa là rất nhiều người tham dự và nhiều hợp đồng đã được kí kết. Việc hủy bỏ hoàn toàn những sự kiện này trong vòng 18 tháng không phải là một một lựa chọn hay. Các khoản đầu tư vào các công nghệ trực tuyến ít nhất cũng có thể mang đến cơ hội để thu lại, bù đắp một số khoản lỗ.

Và các sự kiện triển lãm thương mại chính là một trong những thách thức lớn nhất khi số hóa. Các sự kiện này vốn được xây dựng dựa trên các trải nghiệm trực tiếp. Bao gồm hoạt động đi từ gian hàng này sang gian hàng khác với các hoạt động tương tác thường xuyên giữa khách tham dự với nhau và với đơn vị tổ chức.

Nếu không có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện kích hoạt gian hàng độc đáo và sáng tạo thì rất khó để tạo nên hiệu quả cho một triển lãm thương mại online. Từ gọc nhìn của người tham dự sự kiện, những giá trị nào sẽ được thêm vào khi tham gia triển lãm trực tuyến, hay chỉ đơn thuần là thực hiện khảo sát và yêu cầu bản demo trên website của nhà triển lãm. Sau đây là 3 thành phần cốt lõi cần có để tạo nên giá trị cho sự kiện triển lãm trong môi trường trực tuyến:

Học hỏi và khám phá

Các sự kiện triển lãm thương mại tạo điều kiện để dễ dàng giới thiệu ý tưởng và sản phẩm trong các phiên, phần giới thiệu và thảo luận trực tiếp. Thông qua đó, cả đơn vị tham gia triển lãm và người tham dự đều nhận được những giá trị từ việc tìm hiểu các thông tin trong ngành và xây dựng mối quan hệ.

Tuy nhiên, những cơ hội tìm hiểu và kết nối sẽ khó khăn hơn nhiều khi không có một địa điểm để gặp gỡ, nơi những người tham dự có thể tình cờ tìm được một nhà cung cấp mới bên cạnh gian hàng mà họ dự định đến thăm.

Tạo ra chuyển đổi

Các nhà triển lãm cũng cần chuẩn bị các bản giới thiệu sản phẩm cho bất kỳ ai yêu cầu và triển lãm thương mại là một cơ hội marketing quan trọng bằng cách tao ra tiếp xúc thương hiệu và cơ hội để giới thiệu sản với khách hàng tiềm năng.

Tất nhiên, một số bản demo có thể được chuẩn bị và thực hiện trên môi trường ảo. Và các sự kiện trực tuyến vẫn có thể đưa ra các cơ hội tài trợ và quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, các lựa chọn này không mấy hấp dẫn vì sự hạn chế tương tác .

Tương tự, các sự kiện trực tuyến cũng cản trở khả năng của các nhà triển lãm trong việc cung cấp các mẫu thử hoặc các sản phẩm hữu hình.Điều này đặc biệt gây bất lợi cho các triển lãm thương mại trong ngành thực phẩm và đồ uống.

Chốt hợp đồng

Một trong những mục tiêu chính của triển lãm thương mại là kết nối và thúc đẩy các mối quan hệ đối tác mới. Nhiều người tham dự có thể phải xem hoặc thử sản phẩm trước khi kí hợp đồng. Các nhà triển lãm sẽ đối mặt với những thách thức mới khi họ cố gắng thuyết phục khách hàng tiềm năng và giao dịch trong môi trường trực tuyến.

Họ có thể cảm thấy thoải mái hơn khi quản lý trải nghiệm thông qua các kênh trực tuyến riêng. Các kênh này cho phép họ có quyền kiểm soát nhiều hơn và cạnh tranh ít so với các triển lãm trực tiếp.

Ứng dụng công nghệ trực tuyến vào các hoạt động triển lãm thương mại

Để một nền tảng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của một triển lãm thương mại, cần có nhiều tính năng hơn so với hội thảo, hội nghị hoặc các sự kiện tương tự. Hiện nay có một số nền tảng hỗ trợ các triển lãm thương mại trực tuyến, nhưng một vài tính năng vẫn còn nhiều hạn chế và cần được cải thiện. Ví dụ như một số nền tảng không hỗ trợ trò chuyện video hoặc tổ chức các phiên giới thiệu trực tiếp.

Ngoài ra, ngành sự kiện có xu hướng chậm chạp trong việc áp dụng các công nghệ mới. Hơn 60% các event planner được khảo sát chưa bao giờ tham gia vào việc lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến. Đó có thể là một trong những lý do khiến cho việc chuyển đổi trở nên khó khăn hơn so với việc tổ chức các hội nghị trực tuyến đơn giản.

Khi các công ty công nghệ nhanh chóng cung cấp giải pháp cho các sự kiện trực tuyến, chúng ta có thể hy vọng sẽ thấy sự phát triển hơn nữa của các sáng kiến để đảm bảo ngành công nghiệp có thể tiếp tục tạo ra các kết nối giá trị trong khi các sự kiện trực tiếp vẫn đang bị trì hoãn.

Tuy nhiên, chúng ta không thể phụ thuộc hoàn toàn vào các nhà cung cấp để duy trì các triển lãm thương mại trong cuộc khủng hoảng. Những đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải không ngừng sáng tạo và suy nghĩ đột phá để tìm ra lối thoát trong đại dịch.