Tất tần tật từ A-Z về Event Management (Tổ chức sự kiện)

Tổ chức sự kiện liên quan đến việc giám sát tất cả các khâu hậu cần trước và trong sự kiện, bất kỳ đó là hội nghị, đám cưới hay cuộc gặp mặt nhỏ. Người quản lý sự kiện thực hiện kế hoạch bằng cách quản lý nhân viên, tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp…

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là tổng hợp các công việc liên quan đến quản lý và điều hành sự kiện, bao gồm giám sát khâu hậu cần trước và trong sự kiện, lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch tổ chức bằng cách quản lý nhân viên, ngân sách, mối quan hệ với các nhà cung cấp, mối quan hệ với các chuyên gia trong ngành…

Bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần được lên kế hoạch, cho dù đó là buổi hội nghị, triển lãm thương mại, buổi hòa nhạc, lễ hội hay là cuộc gặp mặt nhỏ.

Trong nghề sự kiện, các chức danh công việc cũng đa dạng như các dịch vụ hỗ trợ, và thường rất khó để phân biệt các công việc với nhau. Đây có thể là thách thức khi thực hiện lập kế hoạch sự kiện, tìm việc sự kiện hay làm việc với khách hàng không hiểu đúng về chức năng và trách nhiệm công việc của bạn. Hãy đọc tiếp những thông tin dưới đây để xem liệu nghề sự kiện có hợp với bạn không.

Làm sự kiện là làm gì ?

Các trách nhiệm cụ thể của một người làm sự kiện bao gồm:

Lựa chọn và đặt trước địa điểm
Điều phối các nhà cung cấp
Bố trí phương tiện và bãi giữ xe
Xin các giấy phép cần thiết
Tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn & sức khỏe
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng khẩn cấp
Sắp xếp diễn giả và các hoạt động giải trí
Quản lý khủng hoảng tại sự kiện
Xây dựng kế hoạch bảo mật
Giám sát sự kiện

Tất nhiên, không danh sách nào là toàn diện. Tùy thuộc vào chủ đề và mục tiêu sự kiện, trách nhiệm công việc cụ thể có thể khác nhau. Về cơ bản, người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm điều phối tất cả các công việc hậu cần cần thiết cho một sự kiện.

Vai trò của dịch vụ Tổ chức sự kiện

Các công ty sự kiện thường được thuê để lập kế hoạch, thực hiện và quản lý các sự kiện đặc biệt của công ty, các cuộc họp quy mô lớn. Trong khi đó, lễ cưới, sự kiện thể thao, bữa tiệc và buổi hòa nhạc là những sự kiện thường được tổ chức bởi các công ty tổ chức sự kiện có quy mô lớn hơn.

Các tổ chức chính phủ, tổ chức phi lợi nhuận, hiệp hội và tập đoàn đều sử dụng các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện để điều phối các sự kiện và cuộc họp quan trọng. Phòng ban Tổ chức sự kiện thường có trong bộ phận tiếp thị hoặc quan hệ công chúng của công ty như một phần của nhân sự cho sự kiện.

Người làm sự kiện cần có những kỹ năng gì?

Với các chức năng công việc trong sự kiện, Tổ chức sự kiện đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo và quản lý xuất sắc. Khả năng đa nhiệm và tổ chức, sắp xếp các phòng ban, quản lý thời gian cũng là các kỹ năng cần thiết.

Bên cạnh đó phải kể đến khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và duy trì công việc là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công của sự kiện. Ngoài ra, Tổ chức sự kiện đòi hỏi khả năng nhìn xa trông rộng của nhà hoạch định, từ lúc chuẩn bị đến lúc sau sự kiện, đi kèm với đó là sự bền bỉ, sáng tạo và linh hoạt.

Quản lý dự án là một yếu tố quan trọng liên quan không chỉ đến các chức năng, kỹ năng công việc mà còn liên quan đến cả một nhóm người. Sự tương tác với các cá nhân ở tất cả các cấp của một tổ chức là một phần của công việc, vì thế, sự thoải mái, thân thiện, kỹ năng giao tiếp mạnh sẽ giúp bạn phát triển mối quan hệ đó một cách lâu dài.

>> Quản lý sự kiện kỹ thuật số – nghề của tương lai

Quản lý sự kiện so với lập kế hoạch sự kiện có gì khác biệt?

Mặc dù có mối quan hệ mật thiết với nhau, Quản lý sự kiện và Lập kế hoạch sự kiện phục vụ hai mục đích khác nhau. Nói một cách dễ hiểu, người Lập kế hoạch sự kiện phác thảo tầm nhìn và kế hoạch sơ bộ cho sự kiện, trong khi đó, người Quản lý sự kiện thực hiện kiểm soát các chi tiết trước và trong khi diễn ra sự kiện.

Tuy nhiên trên khía cạnh khác, người Quản lý sự kiện cũng có thể lập kế hoạch sự kiện hoặc người Lập kế hoạch sự kiện cũng có thể quản lý các phần nhất định của sự kiện. Hai người phụ trách làm việc song song, do đó trách nhiệm của họ có thể chồng chéo lên nhau. Trong một vài trường hợp, nhiều cá nhân có thể đảm nhận tốt cả hai vai trò, đặc biệt khi làm việc trong các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện nhỏ.

Dưới đây là một vài ví dụ khác biệt chính của hai vị trí trên:

Người quản lý sự kiện	Người lập kế hoạch sự kiện
Đặt trước địa điểm	Chọn chủ đề và ý tưởng sự kiện
Phối hợp với các nhà cung cấp	Lựa chọn địa điểm
Tuyển dụng và quản lý nhân viên	Lập kế hoạch thực đơn
Kiểm soát trong thời gian diễn ra sự kiện	Thiết kế hoạt động giải trí, diễn thuyết

Trên đây là những thông tin từ A-Z về Event Management. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các nội dung về Xu hướng tổ chức sự kiện cũng như các Quy trình Tổ chức sự kiện, Ý tưởng Quảng bá sự kiện hoặc gọi đến hotline 0353 357 775 để được được tư vấn chi tiết hơn về từng loại sự kiện từ đội ngũ tư vấn của FS Event.