Tương lai của hội nghị hậu COVID-19 | Công ty tổ chức sự kiện FS Event

COVID-19 đã tác động mạnh mẽ đến tình hình kinh tế nói chung và tình hình hoạt động của các ngành nghề nói riêng, trong đó có ngành công nghiệp hội nghị. Bài toán đặt ra cho tương lai của hội nghị hậu đại dịch vẫn còn là một câu hỏi chưa có lời giải đáp…

>> Xu hướng chuyển đổi số trong ngành sự kiện: thay đổi hay là chết?

Vào giữa tháng 3, hội nghị PROMAX Europe 2020 đã diễn ra tại Madrid, chỉ trước khi Tây Ban Nha ra lệnh đóng cửa toàn đất nước. Theo đó, các trường hợp nhiễm bệnh gia tăng; hội nghị giải trí & marketing hằng năm – với 500 người tham dự, 300 phòng khách sạn và tốn chi phí lên tới 400.000 bảng Anh – đã bị buộc phải hoãn lại. “Việc hoãn lại khiến tất cả các giao dịch mua, bán, sản xuất đều bị hủy” – Lester Mordue – giám đốc hội nghị cho biết.

Bây giờ, mặc dù các nhà tổ chức sự kiện đều hy vọng hội nghị trực tiếp sẽ được trở lại nhịp điệu thường thấy vào cuối năm nay. Tuy nhiên trái với mong đợi, sự kiện trực tiếp sẽ khó có khả năng diễn ra cho đến hết năm nay. Cũng như PROMAX sẽ không được tổ chức vào năm 2020, hoặc ít nhất không được tổ chức trong thực tế. Đây chỉ là một trong những ví dụ về sự chững lại trong ngành hội nghị toàn cầu khi đại dịch COVID-19 nổ ra vào đầu năm nay.

Kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát và các lệnh phong tỏa được áp dụng, các sự kiện hội nghị đều phải hoãn, hủy hoặc chuyển sang tổ chức trực tuyến. Ảnh: Pexels.

Khi các sự kiện hội nghị trực tiếp trở thành nguy cơ siêu lây lan

Trong các hội nghị theo truyền thống thường thấy: những người tham dự thường tập trung tại một khách sạn hoặc tại trung tâm sự kiện, họ ngồi cùng nhau, ăn tiệc buffet và cùng trò chuyện, chia sẻ, kết nối. Đối với các sự kiện hội nghị lớn mang tính quốc tế, nhiều người từ hàng trăm nước trên thế giới cùng bay đến và tham dự. Tuy nhiên, đối với bối cảnh hiện giờ thì đây được xếp vào loại “sự kiện siêu lây lan”. Một ví dụ có thể kể ra: một hội nghị diễn ra tại Edinburgh vào tháng 2 đã khiến 25 người nhiễm COVID-19, bao gồm cả 1 người là nguồn lây nhiễm tại tiệc sinh nhật sau đó. Paul Hunter, giáo sư y khoa tại Đại học East Anglia cho biết “Số lượng lớn người tham dự, cộng thêm đó là sự nới lỏng các quy định giãn cách đã tăng nguy cơ lây truyền một cách kinh ngạc”.

Hiện tại, các hội nghị gần như không thể tổ chức do hạn chế đi lại và vấn đề sức khỏe cộng đồng. Tuy nhiên, họ phải tiếp tục vì ngành sự kiện toàn cầu trị giá 1,1 tỷ đô la giúp hỗ trợ hàng trăm nghìn việc làm. Vậy thì cơ hỏi đặt ra là: Làm thế nào để ngành công nghiệp vẫn có thể tồn tại trong một thế giới đầy biến động như vậy?

Chuyển đổi kỹ thuật số trong tổ chức hội nghị

PROMAX đã chuyển sang tổ chức hội nghị trên nền tảng trực tuyến, trong khi Zoom đóng vai trò làm khán phòng hội nghị. Cũng giống như hầu hết các thương vụ kinh doanh đã chuyển sang trao đổi thông qua video, tại đây hội nghị cũng thế.

Sự lôi cuốn chính của hội nghị không phải lúc nào cũng là các diễn giả nổi tiếng. Cơ hội mở rộng mạng lưới kết nối và tương tác giữa người với người là một trong các giá trị để thúc đẩy mọi người tham gia.

Mandy Jennings của Paje Consulting, một doanh nghiệp tổ chức sự kiện có trụ sở tại Cheshire giải thích: “Mọi người đều bàn về hội nghị trực tuyến ngay cả trước khi đại dịch diễn ra, nhưng lại ít người bận tâm đến việc tìm hiểu về nó như là một công cụ mở đường mới. Chúng tôi đã ở đã quen với việc làm theo một trật tự có sẵn, cho nên điều này khiến ngành công nghiệp sự kiện gặp rắc rối trong thời gian đầu khi đối mặt với đại dịch”.

Mordue cho biết, việc tham dự các sự kiện trực tuyến thay thế là một điều đáng khích lệ khi số lượng người tham dự vẫn nhiều như các sự kiện bình thường. Những người tham gia được phép chuyển vé sang sự kiện ảo hoặc dời thời hạn đến sự kiện trực tiếp mà có lẽ sẽ được tổ chức vào năm 2021. PROMAX nói rằng họ đang điều chỉnh cấu trúc giá cho các hội nghị trực tuyến trong tương lai để mọi người có thể tự do lựa chọn chi phí phù hợp. Mordue cho biết phản hồi của người tham dự về sự kiện ảo cho đến nay vẫn tích cực, họ đều có khả năng thích ứng nhanh với công nghệ kỹ thuật số.

Mạng lưới kết nối vẫn là một phần quan trọng của các sự kiện hội nghị

Các nhà tổ chức sự kiện thừa nhận rằng hội nghị kỹ thuật số là một cách bắt chước tạm thời của các hội nghị truyền thống. Mordue cũng chia sẻ “Quyết định của chúng tôi là không thử nhân bản trải nghiệm hội nghị trực tuyến theo cách của hội nghị trực tiếp. Hội nghị thực tế vẫn có những lợi ích đặc biệt rất riêng mà hội nghị ảo không thể nào theo được. Như các doanh nghiệp chi tiền cho nhân viên đến tham dự hội nghị nhằm tạo các cơ hội kết nối bên cạnh các cuộc thảo luận, trò chuyện bên lề”.

“Tất cả chúng ta đều biết rằng cơ hội tạo nên mạng lưới kết nối là một phần quan trọng của hội nghị. Cũng như cơ hội trao đổi với các diễn giả và thành viên trong cộng đồng, truyền cảm hứng và chia sẻ ý tưởng chính là trải nghiệm đặc biệt của hội nghị”. Mặc dù các nhà tổ chức sự kiện đang cố gắng tái tạo trải nghiệm hội nghị thực tế càng nhiều càng tốt thông qua các sự kiện ảo, yếu tố vô hình của việc được tiếp thêm năng lượng từ những người xung quanh sẽ khó nắm bắt hơn nhiều.

Những khán phòng hội nghị không người trong mùa dịch. Ảnh: Pexels.

Tương lai của hội nghị đã thay đổi/ sẽ thay đổi như thế nào ?

Bất chấp những vấn đề về đảm bảo an toàn sức khỏe, một số hội nghị trực tiếp đang dần bắt đầu quay trở lại. Tại Anh, chính phủ đã thông báo các hội nghị có thể bắt đầu trở lại vào 1/10.

Theo Rachel Parker, giám đốc hiệp hội địa điểm tổ chức sự kiện, nền công nghiệp hội nghị hiện đang trị giá 11 tỷ bảng Anh . Cô ấy cũng chia sẻ rằng 50 – 90% nhân viên trong ngành đã bị cắt giảm, với lượng người dư thừa khi sự hỗ trợ của chính phủ Vương quốc Anh dừng lại. Parker nói “Mặc dù chúng tôi đã được cho phép tổ chức sự kiện, tuy nhiên chúng tôi chỉ có thể gây dựng lại doanh thu 15 – 25% so với quý trước. Vì thế chúng tôi vẫn cần các biện pháp hỗ trợ tài chính từ chính phủ”.

Các hội nghị trực tiếp khi quay trở lại guồng có thể sẽ rất khác so với mọi năm. Parker nói “Các nhà tổ chức sự kiện sẽ phải xem xét các khía cạnh để đảm bảo an toàn sức khỏe. Ví dụ, chuyển một micro cho từng khán giả giữa phiên hỏi đáp sẽ làm dấy lên lo ngại về nguy cơ truyền nhiễm. Thay vào đó, các nhà tổ chức sự kiện đang xem xét dùng các micro treo trên đầu người tham dự, hoặc sử dụng các hệ thống như Sli.do giúp cho phép người dùng gửi câu hỏi thông qua hệ thống trò chuyện trực tuyến. Tuy nhiên, việc tổ chức các sự kiện xã hội vào buổi tối dường như là thách thức đối với ban tổ chức, do nhiều quốc gia đang phải hạn chế các cuộc tụ họp đông người.”

Cơ quan trong ngành cũng đang đề xuất các biện pháp giảm thiểu nguy cơ lây lan như bố trí lại đồ đạc, thay thế tài liệu giấy bằng tài liệu kỹ thuật số và theo dõi mật độ người trong các hội nghị. “Có thể phải bố trí đèn giao thông tại nơi ra vào để kiểm soát tốt hơn. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng nguy cơ sẽ không lớn tới mức phải thực hiện tất cả những việc này”. Một cách khác là phục vụ bữa trưa bằng đồ đóng hộp riêng lẻ, thay vì tiệc buffet. Để phù hợp với các quy định của hầu hết các quốc gia về tụ họp nơi đông người, mọi người bắt buộc phải đeo khẩu trang.

Yếu tố sợ hãi tác động mạnh mẽ đến tương lai của hội nghị

Linda Bauld, một giáo sư y tế tại đại học Edinburgh thận trọng chia sẻ “Một trong những lợi ích chính của hội nghị là tập trung nhiều người tại một địa điểm và đây chính xác là điều mà tôi không muốn làm vào lúc này”. Cô nói “Tôi nghĩ rằng điều đó là hợp lý nếu chỉ tổ chức hội nghị trong Vương quốc Anh với các quy định về giãn cách cụ thể. Tuy nhiên đối với các hội nghị mang tính quốc tế, thì điều này là một ý tưởng rất tồi”. Cũng như trên thực tế, du khách từ một số quốc gia sẽ có nguy cơ lây nhiễm cao hơn.

Hunter, giáo sư y khoa, tin rằng với sự xuất hiện của vacxin thay vì hệ thống truy vết hiệu quả sẽ mở ra cơ hội cho các sự kiện hội thảo. “Với một loại vacxin hiệu quả được phân phối vào đầu năm sau, thì những rủi ro và lo lắng sẽ giảm đi rất nhiều”.

Khi ngành công nghiệp hội nghị tìm ra các giải pháp và bước đi tiếp theo – vacxin hoặc không – thì bản thân Hunter rất háo hức cho sự trở lại của ngành công nghiệp sự kiện. Ông nói “Các hội nghị, đặc biệt trong cộng đồng khoa học, là cơ hội gặp gỡ trực tiếp với những người cùng ngành và cùng nhau đưa ra kế hoạch thực hiện các dự án nghiên cứu khoa học mới. “Đây chính là cách khoa học phát triển”.

Trong khi các nhà lập kế hoạch và các chuyên gia sự kiện chắc chắn rằng hội nghị trực tuyến sẽ ngăn cản các khán giả tham gia sự kiện thực tế trong thời gian từ giờ đến hết năm 2020, thì với những người trả lời khảo sát vào tháng 7 của PCMA – Hiệp hội quản lý hội nghị chuyên nghiệp – cho biết rằng chưa có khả năng rằng COVID-19 sẽ ít tác động mạnh mẽ đến ngành công nghiệp sự kiện vào năm 2021.

Mordue chia sẻ “Ánh sáng cuối đường hầm đang dần xuất hiện. Nhưng trong thời gian chờ đợi điều đó, chúng tôi phải tự thân vận động thông qua internet”.