Trong bài viết này, hãy cùng FS Event tìm hiểu các bước tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chi tiết để có thể thực hiện một chương trình chuyên nghiệp và ấn tượng.
Tại sao doanh nghiệp cần phải tổ chức hội nghị khách hàng?
Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên được các doanh nghiệp tổ chức nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư,…
Không chỉ được tổ chức nhằm gia tăng sức mạnh và khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Sự kiện hội nghị khách hàng còn là cơ hội để doanh nghiệp cũng gặp gỡ, giao lưu và kết nối với đối tác, cơ quan truyền thông để tăng cường mối quan hệ, xây dựng hình ảnh sản phẩm và thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.
Chính vì những lý do trên mà hội nghị khách hàng trở thành một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, cần hết sức lưu ý trong việc lập kế hoạch và xây dựng kịch bản chương trình.
Hướng dẫn các bước tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết
Tùy thuộc vào tính chất và quy mô của sự kiện mà nhà tổ chức sẽ quyết định sẽ giữ lại hay bỏ bớt các hạng mục trong chương trình sao cho phù hợp nhất. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng kịch bản sự bản sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, thành công.
-
Xác định mục đích, mục tiêu, tính chất, quy mô của sự kiện
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chính là xác định các mục đích và mục tiêu của sự kiện. Bước này thường do bộ phận marketing/ sự kiện đề xuất hoặc trực tiếp ban lãnh đạo của công ty chỉ đạo để các bộ phận thực hiện. Ở bước này cần xác định rõ các mục tiêu cần đạt được có căn cứ đánh giá và tổng kết sau sự kiện.
-
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng
Việc lựa chọn thời gian tổ chức cũng cần được xem xét sao cho thuận lợi nhất đối với những người tham dự. Đa phần các doanh nghiệp thường lựa chọn tổ chức vào ngày cuối tuần. Tuy nhiên cần lưu ý khi tổ chức vào ngày cuối thì thời gian tổ chức nên được sắp xếp hợp lý và thoải mái hơn.
Tiếp theo cần lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Địa điểm đóng vai trò khá quan trọng khi tổ chức sự kiện, có ảnh hưởng lớn đến quyết định tham dự sự kiện của các khách mời. Nhà tổ chức nên chọn địa điểm dễ tìm, giao thông thuận để thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời.
Các trung tâm hội nghị và khách sạn 4,5 sao thường được nhiều công ty lựa chọn. Tuy nhiên cũng cần hết sức lưu ý về việc khảo sát địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng. Doanh nghiệp cần đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ, cách trang trí theo đúng chủ đề, bàn ghế cho khách hàng ngồi ổn định, thoải mái để chương trình diễn ra thành công.
-
Xây dựng kịch bản chương trình hội nghị khách hàng
Kịch bản chính là bước quan trọng hàng đầu trong quy trình tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Kịch bản không được đầu tư, chăm chút có thể dẫn đến nhiều hệ lụy xấu cho buổi hội nghị như: khách hàng cảm thấy buồn chán, không tập trung, bỏ ra về sớm.
Do đó, kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng cần phải được xây dựng chi tiết và chu đáo để đảm bảo tạo được điểm nhấn ấn tượng cho chương trình. Đồng thời, để lại những kí ức tốt đẹp đối với khách mời tham dự.
Có những loại kịch bản hội nghị khách hàng nào?
Thông thường, khi nhắc tới kịch bản, đa phần mọi người đều chỉ nghĩ đến kịch bản dành cho người dẫn chương trình (kịch bản MC). Tuy nhiên, chỉ có kịch bản MC thì chưa đủ.
Đối với những sự kiện có tính chất quan trọng như hội nghị khách hàng hay lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, tiệc tất niên cuối năm, lễ khai trương, khánh thành ,… cần có một hệ thống kịch bản chặt chẽ để đảm bảo cho việc vận hành sự kiện được trơn tru, suôn sẻ.
Kịch bản tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng gồm 3 loại:
- Kịch bản đường dây
- Kịch bản kỹ thuật
- Kịch bản MC
-
Lập kế hoạch sự kiện hội nghị khách hàng chi tiết
Ở bước này, sau khi đã thống nhất về kịch bản tổng thể của chương trình. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ bắt đầu lên kế hoạch chi tiết về các hạng mục và nội dung trong sự kiện.
Kế hoạch này phải đảm bảo tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:
- Địa điểm, hậu cần & quản lý phục vụ (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, …)
- Diễn giả / diễn giả (xác định, xác nhận, hậu cần và quản lý)
- Hoạt động / giải trí
- Công khai / quảng cáo (trực tuyến & ngoại tuyến, ví dụ: trang web và quảng bá trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in; quan hệ truyền thông; biển báo; truyền thông xã hội, …)
- Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, …)
- Quản lý tài trợ / đối tác
- Quản lý tình nguyện viên
-
Thiết kế, sản xuất và thi công các hạng mục sự kiện
Các hạng mục sau khi được lên kế hoạch chi tiết sẽ được chuyển cho các bộ phận liên quan bao gồm quản lý, thiết kế, sản xuất và thi công. Cũng trong giai đoạn này, đơn vị tổ chức sẽ phải làm việc với các nhà cung cấp cho sự kiện để đảm bảo công việc theo đúng tiến độ thực hiện.
>> Cần lưu ý gì khi lựa chọn công ty thiết kế – thi công sự kiện?
-
Truyền thông cho sự kiện hội nghị khách hàng
Quảng bá là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng. Việc quảng bá sự kiện có thể bắt đầu từ các kênh mà bạn sở hữu như thông báo trên website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.
Bên cạnh có cũng cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện. Ngoài ra, nên có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.
-
Set up chương trình và tổng duyệt
Công tác set up và chuẩn bị cho sự kiện tại địa điểm tổ chức cần được thực hiện trước ngày diễn ra chương trình. Cần lưu ý một số vấn đề sau khi bố trí không gian:
- Sắp xếp vị trí, đường dẫn ra vào sự kiện
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng sự kiện
- Đặt sẵn bản chỉ dẫn khách mời để đi lại dễ dàng.
- Bố trí khu vực check-in trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp.
- Trang trí sự kiện theo concept đã được thiết kế
Để đảm bảo thành công và hạn chế rủi ro, nhà tổ chức nên tổng duyệt lại chương trình để các bộ phận tiến hành kiểm tra và thống nhất lại về toàn bộ chương trình.
-
Kết thúc chương trình
Sau khi kết thúc chương trình, doanh nghiệp sẽ tặng quà khách mời và tiễn khách về chu đáo. Những món quà phổ biến trong tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng thường là những quyển sổ tay (có in logo doanh nghiệp), bút bi. Đó đều là những vật dụng không thể thiếu trong môi trường làm việc văn phòng.
-
Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Làm sao để biết sự kiện có thành công không? Bạn đo lường sự thành công của sự kiện qua số lượng người đăng ký hoặc người tham dự hay nó phụ thuộc như thế nào?
Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm.Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Để có một sự kiện hội nghị khách hàng tạo nên ấn tượng tốt đẹp cho người tham dự
Sự kiện hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đồng thời hạn chế tối đa những rủi ro khi tự tổ chức do thiếu kinh nghiệm.
FS Event hoạt động nhiều năm trong ngành, là một trong 5 lĩnh vực mũi nhọn của Công ty cổ phần FSmart, mang đến giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu dành cho doanh nghiệp. Với quy trình tổ chức chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín, giúp mang lại hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu cho khách hàng và đối tác.
Đồng hành cùng các đối tác là các doanh nghiệp trong và ngoài nước, các tổ chức, cơ quan, đoàn thể, FS Event luôn được tin tưởng để giao phó các sự kiện quan trọng như lễ kỷ niệm ngày thành lập, lễ khai trương, khánh thành, gala dinner, year end party,… Quý doanh nghiệp quan tâm vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn và hỗ trợ.
>> Liệu các sự kiện và hội nghị trực tiếp sẽ được tổ chức trở lại vào năm 2021?
>> Tổng hợp các địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng tại Sài Gòn
Thành Công
