Khi theo dõi một sự kiện hoành tráng, quy tụ rất nhiều người nổi tiếng tham gia, chúng ta thường có ao ước cho một sự kiện để đời mang thương hiệu của công ty, cá nhân mình. Vấn đề ngân sách sẽ kéo tuột bạn trở lại với thực tại những lo toan thường nhật. Làm thế nào để có một sự kiện hoành tráng với chi phí phù hợp nhất? Hãy cùng khám phá những bí quyết tổ chức sự kiện với chi phí thấp trong bài viết dưới đây.
Đừng phí công phí sức đau đầu như thế. Bạn vẫn có thể thực hiện một sự kiện thành công ngoài mong đợi với mức chi phí hợp lý nhất. Không tin ư? FS Event chia sẻ cùng bạn 8 mẹo để có thể cân bằng chi tiêu sự kiện mà không cần dùng Panadol Extra.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện với chi phí thấp dành cho doanh nghiệp
-
Lập kế hoạch sự kiện chi tiết
Bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần bản kế hoạch chi tiết, nếu bạn không muốn “vung tay quá trán” cho những thứ phát sinh không cần thiết. Đừng bao giờ nghĩ rằng một bữa tiệc hội ngộ sẽ rất vui nếu không cần lên kế hoạch trước. Kỳ thực, bạn phải có kế hoạch cụ thể cho những sự kiện nhỏ trước khi hướng đến những sự kiện lớn hơn nếu muốn tiết kiệm chi phí.
>> 10 sai lầm dễ mắc phải khi lập chiến lược Marketing sự kiện
-
Chi phí ăn uống trong sự kiện
Đừng bao giờ nghĩ rằng một gói tiệc buffet sẽ rẻ hơn là tiền chi trả cho lượng đồ ăn thức uống thực tế mà người tham dự tiêu thụ. Có nhiều thống kê chỉ ra rằng, rất nhiều người tham gia sự kiện chỉ uống 1 loại nước cụ thể với số lượng rất it chẳng hạn như nước suối hoặc nước ngọt, thay vì trải nghiệm hết tất cả những loại nước uống có tại nhà hàng.
Tùy vào tính chất và loại hình sự kiện để lựa chọn các loại sao cho F&B phù hợp. Ảnh: Photomix/Pixabay.
-
Đừng quên dự trù chi phí phát sinh
Chi phí phát sinh là điều bạn cần phải lường trước nếu thực sự muốn tiết kiệm cho sự kiện của mình. Sẽ có rất nhiều khoản phí không tên phát sinh trong quá trình tổ chức. Tốt hơn hết là bạn nên có một khoảng dự phòng nhất định cho điều này và đảm bảo rằng mọi chi tiêu không vượt quá khoảng dự phòng đó.
>> Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện
-
Hãy lưu ý vấn đề bản quyền khi tổ chức sự kiện
Nghe có vẻ phi lý nhưng thực chất lại vô cùng phù hợp. Trả tiền ở đây là những chi phí bản quyền, giấy phép âm nhạc, tác quyền… hoặc rất nhiều thứ khác nếu bạn không muốn sự kiện của mình bị “tuýt còi” với một khoản tiền cao gấp vài chục lần khoản tiền phí phải bỏ ra. Hay thậm chí phải dừng sự kiện dù mọi thứ đã xong xuôi. Đó sẽ là một sự lãng phí vô cùng lớn.
-
Kêu gọi quyên góp trong sự kiện
Crownfunding có vẻ lạ lẫm ở Việt Nam nhưng đây lại là điều vô cùng phổ biến ở nước ngoài và bạn hoàn toàn có thể tham khảo nó để tạo ra một sự kiện tiết kiệm chi phí nhất có thể. Nôm na là kêu gọi quyên góp từ những người tham gia và tổ chức chương trình trong khuôn khổ ngân sách quyên góp được. Vừa được là một phần của sự kiện, vừa tăng tính trải nghiệm mới lạ, ai mà không thích?
-
Sáng tạo trong khuôn khổ
Sáng tạo, đổi mới cách thức cũng là phương pháp giúp bạn tiết kiệm ngân sách sự kiện. Lấy ví dụ từ những sự kiện nước ngoài, thay vì tốn quá nhiều tiền cho dàn khách mời cắt băng khánh thành dự án, họ chỉ mời một khách mời duy nhất, có thể là từ phía lãnh đạo công ty và thực hiện việc rút băng khánh thanh theo chiều dọc thay vì cắt theo chiều ngang. Điều này vừa mang lại sự mới mẻ thích thú cho khán giả lại giúp nhà tổ chức tiết kiệm được kha khá chi phí.
Những ý tưởng đột phá giúp tạo nên điểm nhấn cho sự kiện và đôi khi giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho nhà tổ chức. Ảnh: ColiN00B/ Pixabay.
-
Tăng tính trải nghiệm trong sự kiện
Sai lầm mà hầu hết các sự kiện ở nước ta gặp phải là để diễn giả nói quá nhiều, gần như độc diễn trên sân khấu. Nhiều nhà tổ chức luôn tâm niệm rằng họ bỏ tiền ra cho diễn giả thì phải tận dụng tối đa. Đó là quan niệm không đúng và thay vì phải mất một số tiền tương đương 1 tiếng diễn thuyết của người nổi tiếng, hãy chỉ mời họ trong 15 phút.
Thay vào đó, hãy lấy dùng số tiền còn lạiđầu tư vào việc tạo một video dài hai phút hấp dẫn giới thiệu nhân viên và lãnh đạo cấp cao của bạn. Hoặc một chương trình bổ ích, một dự án tiếp theo của công ty chẳng hạn, người tham dự sẽ vô cùng thích thú.
-
Thời lượng tổ chức sự kiện
Đây là vấn đề rất đáng lưu tâm. Thời lượng cũng góp phần giảm thiểu chi phí thực tế. Chẳng hạn như việc dùng video hoặc livestream trực tiếp. Hãy nhớ quy tắc 2 phút. Video phải dưới ba phút.
Có một lý do tại sao quảng cáo dài một phút hoặc ít hơn. Các video thành công nhất trên YouTube đều ngắn. Thậm chí cực ngắn. Nhưng đổi lại tính lan tỏa cực cao. Dành nhiều thời gian hơn trong phòng dựng và chỉnh sửa để tạo những hiệu ứng ấn tượng và thu hút. Quan trọng là chất lượng. Hãy tận dụng tối đa cơ hội này để xây dựng thương hiệu cho công ty của bạn!
Để có một sự kiện hoành tráng nhưng vẫn đảm bảo chi phí phù hợp
Dĩ nhiên, hãy tham khảo 8 mẹo trên để tìm được bí quyết tổ chức sự kiện với chi phí phù hợp nhất và áp dụng hiệu quả vào các sự kiện của doanh nghiệp. Sự kiện hoành tráng không có nghĩa là tốn quá nhiều tiền. Đôi khi, chi phí thấp lại mang lại hiệu quả tối đa. Hãy nhấc máy và gọi FS Event theo số 0353 357 775 để được tư vấn chi tiết.
Công ty sự kiện FS Event với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, là một trong 5 lĩnh vực hoạt động cốt lõi của FSmart Corp, mang đến giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp. Quy trình tổ chức chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín mang lại hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu cho khách hàng và đối tác.
Sỡ hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng thế hệ chuyên viên trẻ trung, năng động, sáng tạo, FS Event luôn nỗ lực hết mình để mang đến những sự kiện đẳng cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp.
>> 5 sai lầm cần tránh khi chọn dịch vụ tổ chức sự kiện tại TPHCM
Việt Phi (Tổng hợp)
