Làm sao để có thể quản lý ngân sách tổ chức sự kiện hiệu quả? Câu trả lời nằm ở bảng ngân sách. Các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn lập ngân sách sự kiện hiệu quả và tối ưu.
Tầm nhìn dài hạn khi lập ngân sách tổ chức sự kiện
Lập ngân sách sự kiện chính là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình thực hiện tiết kiệm ngân sách. Đề cập đến ngân sách, không thể không nhắc đến ROI của sự kiện (Lợi tức đầu tư). Tỷ lệ này cung cấp bằng chứng về khả năng sinh lời của một sự kiện. Tuy nhiên, rủi ro ở đây là khó có thể thấy được kết quả của lợi tức đầu tư này chỉ trong thời gian ngắn. Vậy làm sao để tránh điều này?
- Đừng tập trung quá nhiều vào ngắn hạn. Không chỉ nghĩ về thu nhập liên quan chặt chẽ đến sự kiện mà còn về các nguồn doanh thu và cơ hội liên quan trong tương lai.
- Đo lường mức độ tương tác và cung cấp giá trị cho nó.
- Đảm bảo những gì bạn đang đo lường phản ánh mục tiêu kinh doanh của bạn
Đơn giản hóa mọi thứ
Sai lầm lớn nhất của nhiều người lập ngân sách sự kiện, là cố gắng chia nhỏ các khoản thu, chi phí, dòng tiền vào và dòng tiền ra quá chi tiết. Điều này thực chất không cần thiết, khó hiểu và nó có thể khiến bạn sợ hãi cũng như tốn nhiều chi phí hơn.
Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn nắm bắt được nhu cầu và chi phí cũng như các điều khoản thanh toán. Các đồng sự và đối tác của bạn cũng vậy. Có như thế, mọi thứ mới suôn sẻ và dễ dàng.
Cách để đơn giản hóa ngân sách của bạn
- Sử dụng các công cụ lập ngân sách cho phép bạn kiểm soát quyền và chia sẻ trong thời gian thực.
- Tạo một mẫu để điều chỉnh cho mọi sự kiện bạn chạy.
- Sử dụng các chức năng tự động tính toán và các công thức đơn giản của hầu hết các bảng tính để không có các khoản thuế phải thực hiện theo cách thủ công và không cần máy tính.
Sử dụng đúng công cụ hỗ trợ lập ngân sách sự kiện
Không phải lúc nào phần mềm kế toán tìm thấy trên mạng cũng phù hợp. Phần mềm này có thể cho phép bạn tạo ngân sách nhưng có thể không dễ thao tác. Đừng tốn thời gian vào những thức vô bổ. Bạn có thể sử dụng tệp Excel hoặc Google Trang một cách hiệu quả để xây dựng dễ dàng chia sẻ cũng như cập nhật số liệu ngân sách.
Mẹo sử dụng công cụ dễ dàng hơn:
- Cung cấp cho những người cần quyền truy cập nhưng cũng kiểm soát khả năng chỉnh sửa của họ nếu họ không phải là người có những quyết định chi phối trực tiếp.
- Luôn giữ sao lưu ngân sách của bạn.
Quản lý rủi ro, rút kinh nghiệm sau mỗi sự kiện
Cá nhân hóa là điều cần thiết trong các sự kiện vì vậy đối tượng khán giả thường muốn tham gia các sự kiện có tính cập nhật. Hãy luôn xem lại ngân sách của năm ngoái để xem những gì đã thay đổi và cân bằng cho tương lai.
Tạo các cuộc họp giao ban ngân sách hàng tuần để bạn có thể sử dụng ngân sách hiện tại của mình làm lộ trình thành công trong năm tới. Hiểu những gì đã xảy ra mỗi tuần trước sự kiện của bạn sẽ cho bạn một số ý tưởng về những gì có thể xảy ra. Đó là quản lý rủi ro.
Một số mẹo hàng đầu về quản lý ngân sách sự kiện của bạn một cách hiệu quả được Joseph Lipman, Chủ tịch, Dịch vụ Quản lý Hội nghị thượng đỉnh đè xuất bạn có thể thao khảo:
- Tạo một tài liệu dễ đọc
- Tạo và cột bổ sung để hiển thị Chi phí cũng như chi phí trung bình và tiết kiệm
- Theo dõi các thay đổi về ngân sách
- Tạo cột “bổ sung” cho các mục được thêm vào chương trình.
- Bổ sung một cột để phê duyệt; và ngày được thêm vào, người đã thêm.
- Luôn hoàn thiện bản ngân sách của mỗi ngày.
- Tạo biểu đồ hình tròn ở cuối cho chi tiêu giải ngân và hình ảnh dễ nhìn.
Trên đây là một số kinh nghiệm trong việc lập ngân sách khi tổ chức sự kiện để mang đến kết quả tối ưu nhất. FS Event mong rằng đây sẽ là nguồn thông tin kham khảo hữu ích dành cho bạn.
>> Các giải pháp quản lý chi phí tổ chức sự kiện mang lại hiệu quả tối đa
>> 8 bí quyết tổ chức sự kiện với chi phí thấp nhưng vẫn hoành tráng
Việt Phi
Tổng hợp
