Các bước tổ chức một sự kiện lễ khai trương hoành tráng, ấn tượng

Lễ khai trương là điểm khởi đầu của hoạt động sản xuất, kinh doanh với mong muốn thịnh vượng, phát đạt của công ty, doanh nghiệp. Trong bài viết này, FS Event chia sẻ cùng bạn các bước tổ chức một sự kiện lễ khai trương hoành tráng và ấn tượng.

Sự kiện khai trương showroom Hoàng Duy Phát do FS Event tổ chức

Tại sao phải tổ chức lễ khai trương?

Lễ khai trương là sự kiện đánh dấu thời điểm chính thức đi vào hoạt động của doanh nghiệp, cửa hàng, cơ sở sản xuất, kinh doanh hoặc chi nhánh mới. Việc tổ chức sự kiện lễ khai trương không chỉ mang ý nghĩa thông báo về việc doanh nghiệp, công ty, cửa hàng bắt đầu hoạt động mà còn thể hiện mong muốn công việc kinh doanh luôn phát đạt, nhiều may mắn, thuận lợi.

Ngày nay, lễ khai trương ngày càng được chú trọng và đầu tư nhiều hơn nhằm mang đến hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp, thương hiệu. Đây chính là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh đến gần hơn với công chúng thông qua các hoạt động tương tác trong sự kiện. Nếu làm tốt các bước tổ chức một sự kiện lễ khai trương với những ý tưởng độc đáo, táo bạo, doanh nghiệp còn tạo được hiệu ứng rất lớn trên các phương tiện truyền thông đại chúng.

Các bước tổ chức một sự kiện lễ khai trương chi tiết

Tùy theo loại hình công ty, doanh nghiệp và đặc điểm ngành nghề kinh doanh mà đơn vị tổ chức sẽ linh hoạt để lên kế hoạch tổ chức sao cho phù hợp nhất. Tuy nhiên bất cứ một sự kiện lễ khai trương nào cũng phải đảm bảo cần được thực hiện theo trình tự các bước cơ bản được trình bày sau đây.

Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu của buổi lễ khai trương

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Các mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ dàng hơn. Thông thường mục tiêu sẽ do bộ phận marketing hoặc công ty tổ chức sự kiện đưa ra dựa trên bản yêu cầu của khách hàng hoặc ban lãnh đạo công ty.

Bước 2: Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện khai trương

Dựa trên những mục tiêu đã đề ra để xác định quy mô tổ chức sự kiện và thành lập đội ngũ nhân sự cốt lõi. Trong bất kì sự kiện nào thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện. Thông thường, đội ngũ tổ chức sẽ bao gồm nhân sự phụ trách từ phía công ty, doanh nghiệp và nhân sự của công ty tổ chức sự kiện.

Bước 3: Thống nhất thời gian, địa điểm, thành phần tham dự

Ban tổ chức sự kiện sẽ làm việc với ban lãnh đạo công ty để thống nhất về thời gian, địa điểm và thành phần khách mời tham dự.

Bước 4: Phác thảo sơ lược kế hoạch sự kiện

Ở bước này, ban tổ chức sự kiện sẽ định hình khung chương trình tổng thể cho sự kiện, bao gồm các nội dung chính cũng như các hạng mục cần có trong buổi lễ khai trương để có được cái nhìn bao quát toàn bộ các hoạt động dự kiến sẽ diễn ra.

Bước 5: Lên ý tưởng, lựa chọn chủ đề cho sự kiện

Để có một sự kiện độc đáo và nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề ấn tượng và thu hút. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ chủ động đề xuất những ý tưởng, chủ đề phù hợp nhất với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, đưa ra nhiều phương án để doanh nghiệp, công ty lựa chọn. Bước này khá quan trọng vì chủ đề sự kiện chính là yếu tố làm nên điểm nhấn và tạo hiệu ứng truyền thông cho toàn bộ sự kiện.

Bước 6: Lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ sự kiện

Sau khi đã có được chủ đề cho sự kiện, ban tổ chức sẽ dựa vào đó để hoàn thiện bản kế hoạch chi tiết cho toàn bộ sự kiện, bao gồm các hạng mục cần thực hiện, người phụ trách, thời gian thực hiện, … Kế hoạch càng kỹ càng, chi tiết thì quá trình thực hiện càng dễ dàng, thuận lợi.

Bước 7: Triển khai các hạng mục của sự kiện

Từ bản kế hoạch chi tiết đã nêu rõ các hạng mục cũng như nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận trong ban tổ chức, bắt đầu triển khai các nội dung cho sự kiện. Lúc này ban tổ chức có nhiệm vụ phối hợp va làm việc với các phòng ban liên quan như bộ phận thiết kế, thi công, bộ phận truyền thông, hậu cần, các đơn vị cung ứng cho sự kiện để đảm bảo các hạng mục diễn ra theo đúng kế hoạch.

Bước 8: Truyền thông cho sự kiện khai trương

Quảng bá là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc quảng bá sự kiện có thể bắt đầu từ các kênh mà bạn sở hữu như thông báo trên website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.

Bước 9: Theo dõi, kiểm tra quá trình tổ chức sự kiện

Dựa trên bảng kế hoạch tổ chức lễ khai trương, ban tổ chức sự kiện luôn theo dõi và kiểm tra tiến độ các hạng mục theo đúng deadline đã đề ra. Đồng thời có những điều chỉnh nếu cần thiết trong quá trình chuẩn bị và vận hành sự kiện.

Bước 10: Đánh giá, rút kinh nghiệm sau buổi lễ khai trương

Đây là một bước bắt buộc phải có trong mỗi sự kiện, để ban tổ chức cùng ngồi lại, đánh giá về toàn bộ sự kiện dựa trên những mục tiêu ban đầu đã đề ra. Từ đó, chỉ ra những điểm cần khắc phục và rút kinh nghiệm cho toàn bộ đội ngũ tổ chức.

Những lưu ý cần nhớ khi tổ chức sự kiện khai trương công ty

Để có một sự kiện khai trương công ty, doanh nghiệp thành công, nên thực hiện theo các bước tổ chức sự kiện đã nêu ở trên. Ngoài ra, cần phải lưu ý một số vấn đề khác để chương trình diễn ra được thành công trọn vẹn.

Đối với văn hóa của người Á Đông, ngoài các hạng mục cơ bản thường thấy trong một buổi lễ khai trương thì văn hóa và tín ngưỡng cũng được xem như một phần cần phải có trong buổi lễ. Các buổi lễ khai trương còn được xem xét trên góc độ phong thủy, do đó thường chọn ngày tốt để khai trương với mong ước mọi sự khởi đầu được may mắn, thuận lợi. Ngoài ra, ban tổ chức cũng cần chuẩn bị mâm cúng khai trương khi có yêu cầu. Tốt nhất nên thảo luận rõ ngay từ khâu lập kế hoạch ban đầu.

Một điều quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện khai trương đó là quản trị rủi ro trong sự kiện. Hãy luôn dự phòng các phương án nhằm hạn chế tối đa rủi ro và có thể linh hoạt xử lý trong trường hợp xảy ra sự cố. Đối với sự kiện khai trương, thường được tổ chức ngoài trời thì những rủi ro liên quan đến thời tiết thường gặp nhất. Do đó, cần chủ động có phương án phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu để đảm bảo thành công cho sự kiện.

Tại sao nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của FS Event?

Trên đây là các bước tổ chức một sự kiện lễ khai trương công ty, doanh nghiệp, cửa hàng, cơ sở kinh doanh, … Càng chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng thì buổi lễ sẽ càng được suôn sẻ và thành công. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng sự kiện cũng như sự đột phá về ý tưởng, doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và uy tín.

FS Event với kinh nghiệm hơn 5 năm trong ngành sự kiện, tự hào là đơn vị đồng hành và tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp, hội và hiệp hội trong các sự kiện trọng đại như khai trương, khánh thành, tiệc tất niên, tân niên, lễ ra mắt sản phẩm mới … Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm cùng đội hình chuyên viên trẻ trung, năng động, linh hoạt và sáng tạo, không ngừng nỗ lực để mang đến những sự kiện thật sự ý nghĩa cho khách hàng. Quý doanh nghiệp quan tâm vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 để được tư vấn và hỗ trợ.