Kịch bản là một phần quan trọng làm nên thành công cho sự kiện. Trong bài viết này, hãy cùng FS Event tìm hiểu cách viết kịch bản sự kiện chuyên nghiệp cũng như những yêu cầu để có một kịch bản hoàn hảo.
Cách viết kịch bản sự kiện chuyên nghiệp làm nên thành công cho sự kiện. Ảnh: pixabay
Tại sao phải viết kịch bản cho sự kiện?
Kịch bản đóng vai trò quan trọng trong tổ chức sự kiện. Đây chính là mạch nối cho toàn bộ chương trình sự kiện được diễn ra liên tục, suôn sẻ và thành công. Trong sự kiện, kịch bản chính là kim chỉ nam cho tất cả các bộ phận, để quá trình thực hiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Đặc biệt trong các sự kiện có quy mô tổ chức lớn, thì kịch bản càng thể hiện được chức năng kết nối và phối hợp cho toàn bộ chương trình. Dưới đây là một số lý do để bạn đầu tư và chú trọng đến kịch bản khi tổ chức sự kiện:
- Kịch bản định hình mạch chương trình theo thứ tự thời gian
- Ước lượng thời gian cho từng nội dung trong sự kiện
- Đảm bảo quá trình tổ chức được diễn ra theo đúng kế hoạch
- Giúp tối ưu hóa các nguồn lực trong sự kiện
- Là chỉ dẫn để các bộ phận phối hợp chạy sự kiện
Các loại kịch bản sự kiện
Phân loại kịch bản theo hình thức tổ chức sự kiện
Dựa theo các hình thức tổ chức sự kiện, có thể phân chia thành kịch bản tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành, kịch bản lễ kỷ niệm, kịch bản họp báo, kịch bản year end party, gala dinner, …
Như vậy, có thể dễ dàng nhận thấy kịch bản của mỗi lĩnh vực sẽ có sự khác biệt. Ví dụ như xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện sẽ khác hoàn toàn khi viết kịch bản phim, kịch, chương trình truyền hình. Giữa cá loại sự kiện cũng có sự khác nhau nhất định trong quá trình viết kịch bản. Điều quan trọng nhất là đơn vị tổ chức linh hoạt trong quá trình lên kế hoạch và viết kịch bản để mang đến hiệu quả tốt nhất.
Phân loại kịch bản theo chức năng
Theo chức năng, kịch bản bao gồm 4 loại khác nhau, được sử dụng cho từng giai đoạn và bộ phận khác nhau trong sự kiện. Các loại kịch bản thường dùng trong sự kiện bao gồm:
– Kịch bản tổng thể
Đây là kịch bản bao quát của một chương trình, bao gồm timeline, nội dung chính, tên người phụ trách, nhằm phục vụ cho công tác điều phối, quản lý và giám sát sự kiện.
– Kịch bản chi tiết
Kịch bản này bao gồm lời dẫn theo diễn biến của từng hoạt động trong kịch bản tổng thể của sự kiện.
– Kịch bản kĩ thuật
Kịch bản này giúp nhân viên kỹ thuật nắm bắt nội dung và điều khiển các hiệu ứng âm thanh, ánh sáng sao cho phù hợp với diễn tiến của chương trình.
– Kịch bản MC
Kịch bản MC có nội dung là lời dẫn chi tiết dành cho người dẫn chương trình với ngôn từ được trau chuốt, văn phong lịch sự, trang trọng và phù hợp với tính chất của sự kiện.
Cách viết kịch bản sự kiện chuyên nghiệp
Trong quá trình tổ chức sự kiện, cần phân biệt được sự khác nhau giữa kế hoạch và kịch bản. Đây là hai bước hoàn toàn khác nhau trong quy trình tổ chức sự kiện. Kế hoạch là bước phác thảo những nội dung chính, bao quát cho toàn bộ sự kiện. Sau đó, dựa trên bản kế hoạch này, nhà tổ chức mới bắt tay vào viết kịch bản cho toàn bộ sự kiện.
Khi viết kịch bản sự kiện, cần xác định được các yếu tố chính sau đây:
- Mục tiêu của sự kiện
- Loại hình sự kiện
- Ý tưởng, concept chủ đạo của chương trình
- Thành phần tham gia chương trình
- Thời gian diễn ra chương trình
- Các tiết mục bắt buộc
Sau khi đã xác định và nắm được đầy đủ thông tin về các yêu tố này, nhà tổ chức tiếp tục đi sâu vào từng nội dung trong sự kiện. Mỗi loại hình sự kiện sẽ có những yêu cầu riêng về các hạng mục cần có trong kịch bản tổ chức. Tuy nhiên, cần đảm bảo một số bước cơ bản bao gồm:
- Xác định thời gian, nhân sự, các hạng mục chính trong sự kiện
- Xây dựng chủ đề, ý tưởng chủ đạo cho sự kiện
- Sáng tạo điểm nhấn cho sự kiện (key moment)
- Triển khai kịch bản kỹ thuật và kịch bản MC cho sự kiện
- Kiểm tra và liên tục cập nhật thông tin từ các bộ phận liên quan
Những yêu cầu khi viết kịch bản cho sự kiện
Để có một sự kiện thành công tốt đẹp, việc thực hiện theo hướng dẫn các bước như trên là chưa đủ. Kịch bản sự kiện còn phải đáp ứng một số yêu về cả tư duy, nội dung lẫn hình thức. Dưới đây là một số yêu cầu cần có khi viết kịch bản cho một chương trình, sự kiện:
- Một kịch bản tốt trước hết cần thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết trong sự kiện, trình bày rõ ràng, dễ hiểu.
- Thông điệp của chương trình phải được thể hiện nhất quán và xuyên suốt trong toàn bộ kịch bản sự kiện.
- Thời lượng chương trình phù hợp với khách mời tham dự, đủ để truyền tải toàn bộ nội dung dung chương trình nhưng cũng nên không dài lê thê, nhàm chán.
- Nội dung kịch bản logic, liền mạch tạo sự lôi cuốn và hấp dẫn, cần tuyệt đối tránh sự rời rạc, thiếu liên kết giữa các phần nội dung trong chương trình.
- Keymoment ấn tượng chính là yếu tố cần được chú trọng làm nên linh hồn cho toàn bộ sự kiện.
Những điều cần lưu ý khi viết kịch bản sự kiện
Trên đây là cách viết kịch bản sự kiện chi tiết cũng như những yêu cầu cần đạt được trong quá trình xây dựng kịch bản của một chương trình, sự kiện. Tùy vào từng loại hình sự kiện doanh nghiệp dự định để tổ chức mà khiển khai kịch bản sao cho phù hợp nhất.
Đối với những sự kiện có tính chất, quy mô nhỏ như sự kiện nội bộ, các hạng mục tương đối đơn giản doanh nghiệp có thể chủ động yêu cầu bộ phận marketing chuẩn bị kịch bản. Kịch bản của các chương trình nội bộ thường chỉ cần kịch bản chung và kịch bản MC và không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm.
Còn đối với các sự kiện lớn như lễ khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm, gala dinner, … kịch bản thường phức tạp hơn, cần có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức để có thể phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Đồng thời, hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Những điều này chỉ những công ty sự kiện có kinh nghiệm lâu năm thường nắm rõ nhất.
FS Event thuộc FSmart Corp với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành với các chuyên gia giàu kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên viên năng động, không ngừng sáng tạo và nỗ lực để mang đến những kịch bản sự kiện ấn tượng dành cho khách hàng. Quý doanh nghiệp quan tâm vui lòng gọi đến hotline 0353 357 775 để được tư vấn và hỗ trợ.
Thành Công
