Hướng dẫn chi tiết các bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Trong bài viết này, FS Event sẽ hướng dẫn chi tiết về các bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp để thành công tổ chức sự kiện.

Hướng dẫn chi tiết các bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp.

Cùng với thông cáo báo chí, các chuyên gia quan hệ công chúng sử dụng các cuộc họp báo để thu hút sự chú ý của giới truyền thông vào câu chuyện được kể. Họp báo thường được sử dụng cho các chiến dịch chính trị, trường hợp khẩn cấp hoặc cho mục đích quảng cáo, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới.

Các sự kiện quảng cáo là một trong những cuộc họp báo phổ biến nhất. Các chuyên gia quan hệ công chúng sử dụng các cuộc họp báo để đưa ra các thông cáo quan trọng. Thông qua đó, dẫn tin lên các báo, tạp chí và chương trình truyền hình.

Lý do tổ chức họp báo

Giới thiệu bước tiến mang tính đột phá về khoa học
Tiết lộ chiến dịch quảng cáo mới
Thông báo sự kiện từ nhân vật nổi tiếng
Cầu thủ mới ký hợp đồng
Công bố báo cáo tài chính công ty

Các cuộc họp báo nhằm quảng cáo mang lại nhiều lợi thế như khả năng tiếp cận tất cả các phương tiện truyền thông cùng một lúc trong khi vẫn có thể kiểm soát thông điệp. Cuộc họp báo cũng có thể tạo cho khán giả phấn khích hoặc mong đợi về một sự kiện cụ thể.

Các bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp

Các cuộc họp báo có thể lãng phí thời gian và tiền bạc nếu câu chuyện không có giá trị cụ thể, hoặc được tổ chức và thực hiện kém. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết các bước tổ chức họp báo chuyên nghiệp.

Bước 1: Tạo nên một câu chuyện

Không phải mọi thông báo quan trọng hoặc sự kiện đều đòi hỏi cần phải có buổi họp báo riêng. Các cuộc họp báo yêu cầu các nhà báo phải đi tới sự kiện và dành thời gian để đưa tin về nó. Vì thế, các cuộc họp báo chỉ nên tổ chức khi câu chuyện hấp dẫn và đáng tin.

Để câu chuyện có giá trị thời sự, câu chuyện phải đáp ứng ít nhất một trong những yêu cầu dưới đây:

Thời gian – Sự kiện có diễn ra bây giờ không
Tầm quan trọng – Tầm ảnh hưởng tới mọi người, đặc biệt đến đối tượng mục tiêu
Địa điểm – Xảy ra ở đâu
Sự quan tâm – Tình cảm như đối với vật nuôi không chủ, hoặc trẻ em bị ung thư
Địa điểm ấn tượng – Làm tăng thêm sự hấp dẫn cho câu chuyện
Người liên quan – Những người cụ thể đưa ra tuyên bố và trả lời câu hỏi đang được quan tâm
Cơ hội phỏng vấn cá nhân với những người liên quan

Bước 2: Chọn thời gian và địa điểm

Các nhà báo làm việc theo lịch trình chặt chẽ. Nếu bạn tổ chức cuộc họp báo quá gần với thời điểm phóng viên đang đi tác nghiệp, họ sẽ không thể tham dự. Điều quan trọng, nghiên cứu thời gian biểu của những phóng viên và lập kế hoạch cho phù hợp. Tránh các ngày như thứ hai và thứ sáu, vì đó là những thời điểm bận rộn nhất của những nhà báo.

Địa điểm họp báo cũng quan trọng không kém đối với việc thu hút các nhà báo và phục vụ nhu cầu đưa tin của họ. Các cuộc họp báo tại chỗ có thể tích hợp thêm các bối cảnh ấn tượng, trực quan thú vị. Ví dụ, nếu công ty đang quyên góp tiền để làm sạch một con sông ở địa phương, công ty đó có thể tổ chức cuộc họp báo tại một danh lam thắng cảnh bên cạnh dòng nước nên thơ.

Nhiều địa điểm có thể gây khó khăn cho việc đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và phương tiện hậu cần. Những tiêu chí để chọn địa điểm:

Đủ chỗ đậu xe cho những người quan trọng, giới truyền thông, bao gồm chỗ cho xe tải TV lớn.
Sân khấu có sẵn, bục trình bày và các thiết bị kỹ thuật cơ bản.
Đủ chỗ cắm điện để cắm các thiết bị kỹ thuật.
Không gian rộng rãi cho máy quay hoạt động.

Để đáp ứng các nhu cầu này, đôi khi tổ chức họp báo trong các phòng họp chuyên dụng, trụ sở của tổ chức, khách sạn hoặc trong câu lạc bộ báo chí địa phương sẽ là lựa chọn tốt nhất.

Bước 3: Thư mời họp báo

Các nhà báo thường được chỉ định một chủ đề hoặc khu vực hoạt động cụ thể để đưa tin. Thu hẹp danh sách nhà báo bằng cách nghiên cứu về những nhà báo quan tâm đến tin tức về chủ đề sự kiện của bạn hoặc thương hiệu của bạn. Sau đó, hãy đưa ra một thông cáo báo chí. Thông cáo báo chí nên giải thích tin tức hoặc thông báo mà không kể ra toàn bộ câu chuyện. Thông cáo báo chí cũng nên liệt kê những người phát ngôn chính lại sự kiện và sự sẵn sàng của họ cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp sau đó.

Ngắn hơn thông cáo báo chí, thư mời truyền thông có chức năng như một lời mời, nêu chi tiết ngày giờ, địa điểm và các thông tin hậu cần khác cho người tham dự.

Thông cáo báo chí và thư mời truyền thông có thể được gửi bằng email hoặc fax, tùy thuộc vào xu hướng của nhà báo. Cả hai nên được gửi đi ít nhất một tuần trước họp báo, đồng thời gọi nhắc nhở hoặc gửi email cho nhà báo một ngày trước sự kiện.

Bước 4: Kế hoạch tổ chức họp báo

Các cuộc họp báo cần người điều phối để giới thiệu diễn giả và điều hành phiên Q&A. Chọn diễn giả cẩn thận: các chuyên gia nên được đào tạo bài bản về cách làm việc với giới truyền thông.

Dưới đây là một số mẹo để phát biểu trong cuộc họp báo:

Các tuyên bố phải kéo dài 10 phút hoặc ít hơn và được xây dựng xung quanh các điểm thảo luận chính.
Chuẩn bị những câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng cho những câu hỏi mong đợi.
Hạn chế họp báo với 2 diễn giả để thông điệp không bị rối
Cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan như tấm áp phích hoặc bản trình bày đa phương tiện để làm cho thông điệp rõ ràng hơn.
Diễn tập các câu trả lời chuẩn bị sẵn cho những câu hỏi mong đợi trước camera để phần trả lời được lưu loát.

Bước 5: Chuẩn bị tài liệu báo chí

Cung cấp cho nhà báo các thông tin thích hợp bổ sung trong bộ tài liệu báo chí, bao gồm:
Một bản tóm tắt câu chuyện, các sự kiện quan trọng, những phần chính của sự kiện.
Tờ thông tin bản sao của các đồ thị, biểu đồ được trình bày trong cuộc họp báo.
Thông tin liên hệ để theo dõi và yêu cầu phỏng vấn.

Trên đây là tất tần tật về các bước tổ chức họp báo mà FS Event đã mô tả chi tiết. Để biết thêm thông tin về cách tổ chức họp báo cũng như hỗ trợ tổ chức họp báo cho sự kiện, quý doanh nghiệp cần tư vấn xin vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 hoặc để lại thông tin tại đây để được hỗ trợ.