Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên từ A-Z | Cập nhật 2021

Tiệc tất niên cuối năm hay còn gọi là Year End Party, là một bữa tiệc quan trọng và cần thiết cho mỗi công ty, doanh nghiệp. Vào cuối năm, các doanh nghiệp thường dành ra một khoản tiền lớn để tổ chức tất niên thật hoành tráng để tri ân những cố gắng nỗ lực của toàn nhân viên trong suốt năm qua.

>> 5 Sai lầm cần tránh khi tổ chức year end party cho công ty

Thông qua buổi tiệc cuối năm, doanh nghiệp có thể tổng kết lại những chặng đường trong năm qua và vạch ra những hướng đi cho năm tới. Đây cũng là cơ hội để mọi người cùng nhau gạt bỏ những âu lo và thỏa sức vui chơi, ăn uống trước thềm năm mới. Với những ý nghĩa to lớn của buổi tiệc tất niên, việc tổ chức không thể sơ sài, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra các bước tổ chức tiệc tất niên cuối năm thật chi tiết và hiệu quả cho doanh nghiệp.

>> Những chủ đề sự kiện year end party ấn tượng không thể bỏ qua

Tiệc tất niên cuối năm là gì ?

Tiệc tất niên cuối năm là buổi tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm, trước tết Nguyên Đán, đây là buổi lễ thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo. Đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp. Để cùng nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua. Và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

Chương trình tổ chức Tiệc Tất Niên kết hợp Gala Dinner

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty

Trước khi đi vào tổ chức, quý khách cần lên kế hoạch trước ít nhất 3 tuần; để bữa tiệc diễn ra suôn sẻ hơn. Ở giai đoạn này, cần xác định rõ các vấn đề sau:

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên

Ý tưởng chương trình giống như kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Chính vì thế quý khách cần hiểu rõ mục tiêu của mình là gì để có thể lên ý tưởng thực hiện.

Các hình thức tiệc tất niên có thể kể đến:

Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:

Mang tính sự kiện
Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
Gắn liền với doanh nghiệp

Ví dụ: Rộn ràng đón xuân cùng ABC; Chuyến hành trình của ABC; Khép lại năm cũ, chào đón năm mới…

Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

Đây là một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:

Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dresscode như thời bao cấp năm xưa.
Color Party: Một bữa tiệc cuối năm đầy sắc màu với mỗi màu sắc đại diện cho từng tính cách khác nhau, nhưng lại hòa chung thành một tập thể vững mạnh. Dựa trên sự kiện Color Me Run bột màu hoặc Prisma màu dạ quang…

>> 7 Ý tưởng tổ chức Year End Party độc đáo dành cho doanh nghiệp

Lên danh sách số lượng người tham gia tiệc tất niên

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến:

Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức
Số lượng thư mời
Số lượng quà tặng
Số lượng bàn tiệc

Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự. Thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế cần cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những người có thư mời, hoặc có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

Danh sách khách VIP.
Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
Danh sách khách mời dự bị.
Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:

Họ tên của khách mời.
Chức danh/ đơn vị công tác.
Địa chỉ.
Số điện thoại (Email, fax, website,…).
Những điểm cần chú ý…

Tổ chức tiệc tất niên là dịp để doanh nghiệp khen thưởng nhân viên xuất sắc trong năm

Tìm kiếm địa điểm, xác định thời gian tổ chức tất niên công ty

Thời gian tổ chức tiệc tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty.Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết ta khoảng 2 – 3 tuần lễ. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18g – 20g.

Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Vì thời điểm này rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại:

Trung tâm hội nghị
Khách sạn 4, 5 sao
Nhà hàng sân vườn
Beer – Club
Bar

Tiệc ngoài trời gồm có:

Khu du lịch sinh thái
Hội nghị sân vườn
Bãi biển
Vườn ẩm thực

Lưu ý về địa điểm tổ chức tất niên:

Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
Có bãi đổ xe rộng rãi

Xác định concept, mood and theme của buổi lễ

Concept chương trình bao gồm:

Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc.
Dress code: Màu sắc trang phục khách mời có thể được quy định theo chủ đề của sự kiện. Ví dụ như màu đen cho dạ tiệc; màu đỏ, đen cho vũ hội hoàng gia; hoặc cũng có thể là tiệc cosplay theo phong cách của doanh nghiệp…
Sân khấu: Có thể trang trí như một chiếc xe buýt, một con tàu… Để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.
Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật.
Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc…

>> Những concept sự kiện hay lấy cảm hứng từ các phong cách kiến trúc trên thế giới

Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.

Phần văn nghệ tất niên

Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất
Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)
Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

Tổ chức tiệc tất niên tạo cơ hội thắt chặt tình cảm gắn bộ của toàn thể công ty

Phần tiệc tất niên

Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp…
Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi…
Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…
Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang…

Lên kịch bản chương trình tất niên cuối năm

Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

>> Hướng dẫn viết kịch bản sự kiện tiệc tất niên chuyên nghiệp, ấn tượng

Tìm kiếm nhân sự và thiết bị cho chương trình

Nhân sự bao gồm:

Quản lý sự kiện
MC cho chương trình
Lễ tân đón khách
Ekip hỗ trợ chạy chương trình
Nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn
Camera man (nếu có ghi hình để quảng bá sau sự kiện)

Thiết bị, đạo cụ gồm có:

Thiết bị ghi hình camera, máy quay (thông thường sẽ được tính chung với camera man)
Thiết bị âm thanh, ánh sáng (outdoor)
Sân khấu, nhà bạt
Màn hình LED
Backdrop, bandroll, photo booth, gallery…
Thiết kế thiệp mời
Kỹ xảo khói sương, pháo, kim tuyến…
Trang phục, đạo cụ phục vụ cho các tiết mục

Hoạch định ngân sách tổ chức tất niên

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
Đồ ăn thức uống
Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
Photo, camera
Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
Game, quà tặng
Đi lại, vận chuyển
Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

>> 8 bí quyết tổ chức sự kiện với chi phí thấp nhưng vẫn hoành tráng

Tiến hành tổ chức tiệc tất niên cuối năm

Dựng khung chương trình

Trước khi đi vào sự kiện, cần đảm bảo các hạng mục sau:

Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room (nếu có), lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC
Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự
Dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED
Dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…

Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện

Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có)
Đảm bảo nhân sự cho chương trình
Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ

Phân chia nhân sự đón khách

Chia thành 3 nhóm nhân sự:

Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe
Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

Tiến hành chạy chương trình

Giám sát, điều phối chương trình
Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ

Kết thúc buổi lễ

Chụp ảnh kỷ niệm
Trao quà lưu niệm
Tiễn khách

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức buổi tiệc tất niên một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi.