Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết từ A-Z

Trong bài viết này, hãy cùng FS Event khám phá quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến theo từng bước cơ bản để bạn có thể dễ dàng hơn trong việc hoạch định và tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công, ấn tượng.

Tại sao nên lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến?

Trước khi khám phá quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến, hãy cùng FS Event tìm hiểu về những ưu điểm của hình thức này.

Tổ chức sự kiện trực tuyến ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm nổi bật của loại hình sự kiện này so với kiểu tổ chức sự kiện truyền thống. Dưới đây là những lý do khiến bạn không thể bỏ qua hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến:

Khả năng tiếp cận cao: đây là ưu điểm lớn nhất của tổ chức sự kiện trực tuyến vì có thể tiếp cận cùng lúc với một lượng lớn người tham dự từ khắp mọi nơi trên thế giới. Trong khi đó, các sự kiện tổ chức truyền thống thường hạn chế một số người tham dự nhất định.
Tiết kiệm chi phí: sự kiện trực tuyến giúp doanh nghiệp giảm được rất nhiều khoảng chi phí như địa điểm tổ chức, chi phí vận chuyển, ăn uống, …
Truyền thông hiệu quả: một sự kiện trực tuyến nếu được đầu tư chỉn chu, bài bản thì sẽ tạo được sức hút và hiệu ứng lan tỏa rất tốt trên các kênh truyền thông trực tuyến, giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu rộng rãi hơn.
Trong những trường hợp bất khả kháng: những yếu tố về thời tiêt, thiên tai, dịch bệnh, … đôi khi xảy đến đột ngột và không thể dự đoán được khiến cho sự kiện có khả năng không thể tổ chức trực tiếp tại địa điểm thì sự kiện trực tuyến chính là giải pháp để thay thế an toàn và hiệu quả.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết

Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện

Mỗi loại sự kiện có tính chất, đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Mục tiêu càng rõ ràng thì càng dễ dàng trong việc thực hiện và đo lường hiệu quả của chương trình.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm các hạng mục thời gian, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện (agenda), … Có thể xem đây là một bản phác thảo chung cho toàn bộ sự kiện để có được cái nhìn bao quát toàn bộ chương trình.

Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Không phải lúc nào sự kiện trực tuyến cũng tổ chức tại văn phòng công ty. Thông thường chỉ những sự kiện mang tính chất nội bộ hoặc quy mô nhỏ mới được tổ chức bằng cách tận dụng những địa điểm có sẵn.

Đối với các sự kiện có quy mô tổ chức lớn, cần có những không gian lớn hơn cùng những yêu cầu dành riêng cho việc tổ chức sự kiện trực tuyến. Khác với sự kiện được tổ chức trực tiếp, sự kiện trực tuyến không cần không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet, …

Lựa chọn nền tảng công nghê cho sự kiện trực tuyến

Việc tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến mà bạn cần thực hiện là chọn nền tảng trực tuyến phù hợp. Hiện nay có rất nhiều nền tảng cho phép người dùng tổ chức các sự kiện trực tuyến. Cần dựa vào loại hình sự kiện để lựa chọn sao cho đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu tổ chức.

Nếu sự kiện hỗn hợp và trực tuyến chỉ là một phần nhằm quảng bá thêm cho chương trình thì một số công cụ phát trực tiếp qua mạng xã hội như youtube, facebook, twitter, instagram, … đều có hỗ trợ tính năng phát trực tiếp (livestream). Riêng đói với các sự kiện như hội thảo, hội nghị, … cần nhiều tính năng hơn thì cần phải sử dụng đến những nền tảng chuyên về sự kiện trực tuyến. Một số nền tảng công nghệ bạn có thể cân nhắc sử dụng cho sự kiện của mình là Zoom, Google Handout, Livestorm, Zoho Meeting, …

Truyền thông, quảng bá sự kiện trực tuyến

Truyền thông sự kiện trực tuyến cũng là một trong những phần đóng vai trò quan trọng khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Nhà tổ chức có thể lựa chọn truyền thông hoàn toàn trực tuyến hoặc kết hợp với các phương tiện truyền thông khác để tăng hiệu quả.

Các sự kiện trực tuyến trên các kênh truyền thông cần được quảng bá đồng bộ trên hệ thống các kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng các kênh truyền thông xã hội và các kênh trả tiền. Trong một số sự kiện hội nghị trực tuyến, việc truyền thông còn được tiến hành kết hợp với các nền tàng đặt vé và thanh toán trực tuyến để tạo nên trải nghiệm xuyên suốt và tiện lợi cho khách hàng.

Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Nếu như trong những sự kiện trực tiếp, kịch bản tạo nên sự liền mạch và uyển chuyển cho chương trình thì trong sự kiện trực tuyến, kịch bản có thể được xem là khâu quan trọng nhất. Bởi vì trong một chương trình phát trực tuyến thì nội dung chính là lý do để thu hút và giữ chân khán giả.

Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến cần được chăm chút kỹ lưỡng trong từng nội dung. Đồng thời, cần lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Triển khai các hạng mục của sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, ban tổ chức tiến hành triển khai các hạng mục với các bộ phận có liên quan theo deadline đã được thống nhất. Một ưu điểm lớn của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giảm bớt các hạng mục liên quan đến thi công, F&B,… khi triển khai các hạng mục. Thay vào đó, nguồn lực sẽ được tập trung cho việc sản xuất và truyền thông.

Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến được trình bày theo các bước chi tiết. Để một sự kiện trực tuyến được diễn ra thành công tốt đẹp, ngoài việc thực hiện theo đúng quy trình, nhà tổ chức cũng cần có kinh nghiệm để linh hoạt xử lý các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện.

FS Event với nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, cùng các chuyên gia giàu kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên trẻ, năng động, nắm bắt nhanh công nghệ, luôn nỗ lực mang đến những sự kiện tốt nhất cho khách hàng. Quý doanh nghiệp quan tâm xin vui lòng gọi đến hotline 0353 357 775 để được tư vấn và hỗ trợ.