4 Bí quyết tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Sự kiện trực tuyến chắn hẳn đã trở nên quen thuộc trong thời gian gần đây, đặc biệt kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát. Nhưng liệu bạn đã biết những bí quyết để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công? Hãy cùng FS Event tìm hiểu trong bài viết.

Sự kiện trực tuyến đã trở nên phổ biến từ trước khi đại dịch diễn ra và sẽ còn trở nên phổ biến hơn nữa trong tương lai. Trong nhiều trường hợp, mọi người có xu hướng dự sự kiện trực tuyến nhiều hơn mặc dù không có tương tác trực tiếp giữa người với người.

Bí quyết tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến đang dần trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Tại sao phải tổ chức sự kiện trực tuyến?

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực giải trí, nói trước công chúng thì sự kiện trực tuyến là một trong những chiến lược truyền thông hiệu quả. Tuy nhiên không như suy nghĩ của nhiều người, ngành nghề kinh doanh cũng là một trong những lĩnh vực có thể hưởng lợi từ sự kiện trực tuyến. Hãy cùng tìm hiểu xem một vài ý tưởng tổ chức khóa học & hội thảo trực tuyến:

Dịch vụ hoặc sản phẩm dạng SaaS (Software-as-a-service): cung cấp khóa đào tạo online cho sản phẩm hoặc phần mềm
Sản phẩm, dịch vụ liên quan đến đồ ăn: tạo lớp học nấu ăn, nướng bánh, làm vườn… trực tuyến
Lĩnh vực làm đẹp: tổ chức khóa học, hội thảo chia sẻ các mẹo làm đẹp
Các chuyên gia trong lĩnh vực sức khỏe: chia sẻ online, cung cấp lời khuyên về dinh dưỡng, sức khỏe, thể dục và các mẹo tập luyện

Hãy nghĩ đến những buổi hòa nhạc, khóa học và hội nghị mà bạn muốn tham dự nhưng không thể đi vì cấn lịch trình. Do đó những sự kiện trực tuyến dần trở nên cần thiết vì chúng tạo cơ hội cho nhiều người tham dự hơn. Đó là lý do tại sao học cách tổ chức sự kiện trực tuyến là một chiến lược truyền thông xanh đáng để trau dồi.

Những bí quyết tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Tuy nhiên việc tổ chức sự kiện trực tuyến không đơn giản là phát trực tiếp trên thiết bị điện tử mà còn bao gồm các hoạt động lên kế hoạch, quảng bá, kiểm soát rủi ro… Theo đó, liệu bạn đã nắm rõ quy trình cũng như các lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến? Dưới đây, FS Event sẽ chia sẻ một số bí quyết tổ chức sự kiện trực tuyến thành công.

Tối giản quá trình tổ chức sự kiện bằng hình thức trực tuyến

Hãy cân nhắc về việc tổ chức hội nghị trực tuyến ngay cả khi vẫn có thể tổ chức dưới hình thức trực tiếp. Lý do là, dưới hình thức online, bạn có thể tiếp cận nhiều hơn đến nhiều đối tượng khách hàng đến từ nhiều vùng địa lý khác nhau. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng tiết kiệm chi phí khi không cần phải thuê địa điểm và lo lắng về công việc hậu cần.

Liên hệ với những influencer như các chuyên gia, CEO và những người khác trong ngành của bạn xem họ có hứng thú tham gia chương trình với tư cách diễn giả hoặc khách mời hay không. Đây là cơ hội để họ gián tiếp quảng bá bản thân, công việc hoặc doanh nghiệp của họ, vì thế có thể dễ dàng mời hơn bạn nghĩ.

Thu hút khách hàng tiềm năng bằng cách tạo hội thảo trực tuyến

Có nhiều cách thức để thu hút khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp, và tổ chức hội thảo trực tuyến là một trong số đó. Khiến người tham gia để lại địa chỉ email, số điện thoại khi họ đăng ký sự kiện có thể hỗ trợ cho công tác chăm sóc khách hàng sau này. Một số hoạt động để quảng bá doanh nghiệp có thể kể đến như trưng bày cách hoạt động của các sản phẩm vật lý, hoặc phỏng vấn các chuyên gia để chứng minh cho tính hiệu quả, khả năng áp dụng sản phẩm của doanh nghiệp bạn. Ví dụ nếu bạn bán thức ăn cho thú cưng, có thể mời một chuyên gia hoặc nhà huấn luyện thú cưng để chia sẻ lời khuyên, đánh giá sản phẩm.

Xác định nền tảng và công cụ tốt nhất có thể sử dụng cho sự kiện

Không cần sử dụng công nghệ đắt tiền hay cả một nhóm các chuyên gia để tạo nên một sự kiện trực tuyến thành công. Cách tốt nhất là nghiên cứu các công cụ và dịch vụ hiện có. Hiện tại có rất nhiều kênh chuyên cung cấp công cụ và dịch vụ dành cho tổ chức sự kiện trực tuyến theo gói dựa trên nhu cầu và ngân sách của khách hàng.

Ngoài ra cần cân nhắc thêm khách hàng của bạn là ai để sử dụng nền tảng theo đúng mục đích. Dưới đây là một số nền tảng ví dụ:

Google Hangouts
Zoom
Skype
Tạo các khóa học trực tuyến bằng Podia, Thinkific và Teachable.

Quảng bá doanh nghiệp thông qua sự kiện trực tuyến

Có nhiều cách để quảng bá sự kiện trực tuyến, bao gồm:

Truyền thông về sự kiện trên tất cả các kênh như blog, podcast, mạng xã hội.

Bên cạnh đó, gửi mail thông tin cho những người đã đăng ký email về chương trình. Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên tổ chức chương trình, đừng quên xây dựng tệp người tham dự qua thời gian. Mỗi người từng tham dự là yếu tố quan trọng để tạo nên cộng đồng khách hàng, thu hút những khách hàng tiềm năng thông qua marketing truyền miệng.

Quảng bá trên mạng xã hội, lựa chọn những nền tảng mà doanh nghiệp có nhiều lượt theo dõi nhất. Đối với sự kiện B2B, LinkedIn là lựa chọn phổ biến luôn được tin dùng.

Tạo landing page cho sự kiện để dẫn traffic trực tiếp từ quảng cáo hoặc email.

Tận dụng marketing di động bằng cách gửi tin nhắn về thông tin chương trình tới những người có trong data doanh nghiệp.

Sự kiện trực tuyến bao gồm hội thảo, khóa học và hội nghị sẽ còn phổ biến hơn nữa trong tương lai. Kể cả khi hiện tại, các cá nhân và doanh nghiệp đang sử dụng chúng không mục đích cụ thể, họ vẫn sẽ bắt đầu nhận ra tầm quan trọng của các sự kiện trực tuyến trong tương lai gần. Trên đây là những bí quyết tổ chức sự kiện trực tuyến thành công, FS Event hy vọng rằng đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích dành cho bạn đọc.