Trong bài viết này, FS Event sẽ hướng dẫn bạn cách tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng theo từng bước chi tiết để có một buổi lễ thành công vượt ngoài mong đợi.
Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
Sự kiện khai trương cửa hàng, nhà hàng, spa, …là hoạt động đánh dấu thời điểm bắt đầu đi vào hoạt động của một cơ sở mới của doanh nghiệp. Lễ khai trương thể hiện một sự khởi đầu nhiều thành công và may mắn.
Bên cạnh đó, lễ khai trương cửa hàng còn đóng vai trò như một hoạt động truyền thông thương hiệu của doanh nghiệp. Qua đó, giới thiệu hình ảnh công ty cũng như sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng mục tiêu và công chúng.
Các bước tổ chức sự kiện lễ khai trương cửa hàng chi tiết
-
Bước 1: Xác định thời gian, địa điểm, quy mô tổ chức
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức một buổi lễ khai trương cửa hàng chính là xác định thời gian và địa điểm tổ chức. Từ đó, lên danh sách khách mời cũng như chuẩn bị thư mời sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương thường là ngay tại cửa hàng. Do đó cần được khảo sát chi tiết và kỹ lưỡng để chuẩn bị cho quá trình thiết kế và thi công các hạng mục về sau.
-
Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề, concept cho lễ khai trương
Ý tưởng cũng đóng vai trò quan trọng trong bất kì sự kiện nào, dù là lễ khai trương, khánh thành hay tiệc tất niên cuối năm. Những ý tưởng độc đáo và sáng tạo sẽ làm nên sự mới lạ và thu hút cho buổi lễ. Từ đó, tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Tuy nhiên, dù sáng tạo thì chủ đề và concept của sự kiện vẫn phải bám sát và phù hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu.
-
Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
Sau khi đã xác định được chủ đề và concept cho buỗi lễ khai trương, bắt đầu bắt tay vào lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Tùy vào mục đích, yêu cầu của đơn vị tổ chức để thiết kế chương trình sao cho phù hợp nhất. Kế hoạch cần xác định rõ các hạng mục chi tiết, thời gian cũng như nhân sự phù trách để thuận tiện cho việc theo dõi và đánh giá sự kiện.
-
Bước 4: Làm việc với các đối tác và nhà cung cấp cho sự kiện
Thông thường, đối với các sự kiện khai trương, doanh nghiệp sẽ sử dụng dịch vụ của các agency tổ chức sự kiện để tiết kiệm thời gian, nguồn lực cũng như hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, với những cửa hàng muốn tổ chức đơn giản thì vẫn có thể chủ động lên kế hoạch và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp. Nếu chọn các đơn vị tổ chức sự kiện, ở bước này, họ sẽ thay bạn làm việc với các nhà cung cấp.
-
Bước 5: Viết kịch bản chi tiết cho sự kiện
Dựa trên kế hoạch tổng thể, nhà tổ chức bắt đầu viết kịch bản cho buổi lễ khai trương cửa hàng. Kịch bản thường bao gồm các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, bài phát biểu, giới thiệu và hoạt động trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.
-
Bước 6:Truyền thông, quảng bá cho buổi lễ khai trương
Marketing là hoạt động cần thiết để truyền thông cho sự kiện, giúp mọi người biết đến sự kiện của bạn. Các hoạt động truyền thông cho buổi lễ có thể được triển khai trên cả kênh online và offline.
-
Bước 7: Chuẩn bị quà tặng, ưu đãi sự kiện cho khách tham dự
Những phần quà tặng hay ưu đãi sẽ tạo nên sự thích thú cho những khách mời tham dự. Đặc biệt, đây cũng là cơ hội tuyệt vời để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm ngay sau sự kiện.
-
Bước 8: Tổng kết, đánh giá sau sự kiện
Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, cần tổng hợp các thông tin sau sự kiện. Đồng thời, dựa trên các mục tiêu đã thiết lập để so sánh, đối chiếu và đánh giá hiệu quả của sự kiện.
Những điều cần lưu ý khi tổ chức lễ khai trương cửa hàng
Chịu ảnh hưởng từ văn hóa truyền thống Á Đông, sự kiện khai trương cửa hàng tại Việt Nam cũng có đôi chút khác biệt so với các nước khác. Dưới đây là một số yếu tố nên chú ý khi tổ chức.
-
Chọn ngày khai trương cửa hàng
Khi tổ chức khai trương cửa hàng, bạn nên chọn ngày khai trương sao cho phù hợp. Bạn có thể tham khảo thông tin ngày giờ tốt trong năm trên các trang tử vi hoặc bạn có thể nhờ các chuyên gia về phong thủy lựa chọn ngày giờ thích hợp với cung mệnh của mình. Việc lựa chọn được ngày giờ khai trương phù hợp với cung mệnh chủ văn phòng, sẽ đem đến một năm kinh doanh may mắn, phát triển.
-
Chuẩn bị mâm đồ cúng khai trương tươm tất
Đối với mâm đồ cúng khia trương, bạn có thể tự tay mình chuẩn bị hoặc chọn các dịch vụ có sẵn để thuận tiện hơn. Một mâm đồ cúng tốt không cần thiết phải quá cầu kỳ nhưng cần có đầy đủ những lễ quan trọng như : hoa , trái cây, xôi, chè, trầu cau, … Điều quan trọng nhất vẫn là tâm ý và thành ý của người cúng.
Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
Một buổi lễ khai trương cửa hàng hoành tráng và ấn tượng không những mang đến hiệu ứng truyền thông cực kì tốt mà còn giúp tăng doanh thu cho cửa hàng ngay trong ngày đầu đi vào hoạt động. Do đó, cần được chuẩn bị kỹ càng và chu đáo để hạn chế những rủi ro.
Tuy nhiên, các yếu tố như thời tiết, quản lý khách mời, nghệ sỹ, … đôi khi vẫn có những rủi ro không thể lường trước.Vì vậy, nên chuẩn bị các phương án phòng ngừa rủi ro và xử lý nhanh ngay khi có sự cố xảy ra. Điều này các công ty tổ chức sự kiện thường có kinh nghiệm phản ứng tốt hơn. Đó cũng là một trong những lý do nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn các agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín để tổ chức.
FS Event với đội ngũ chuyên gia, chuyên viên giỏi nghề cùng nhiều năm kinh nghiệm đồng hành cùng các sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội, … Chúng tôi luôn nỗ lực hết mình để mang đến những trải nghiệm độc đáo và mới mẻ, qua đó khẳng định chất lượng dịch vụ trong từng sự kiện. Quý doanh nghiệp cần tư vấn xin vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 hoặc để lại thông tin tại đây để được hỗ trợ.
>> Kinh nghiệm xây dựng kịch bản sự kiện lễ khai trương dành cho doanh nghiệp
>>Danh sách công ty tổ chức sự kiện khai trương của hàng chuyên nghiệp tại TP.HCM
Độc Lập
