6 lưu ý cần nhớ để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Từ việc chuẩn bị đến thực hiện, đây là 6 lưu ý quan trọng giúp tổ chức sự kiện trực tuyến thành công mà không gặp bất cứ trở ngại gì.

Những lưu ý cần nhớ để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công. Ảnh 1

Ảnh minh họa. Nguồn: Bruno Massao/ Pexels.

Trong bối cảnh dịch COVID-19 diễn ra, hầu hết các cuộc họp trực tiếp thông thường đã được thay thế thông qua hình thức trực tuyến. Các doanh nghiệp đã và đang tìm cách thích nghi bằng cách dịch chuyển một phần hoặc tất cả quy trình hoạt động, cung cấp sản phẩm, dịch vụ sang trực tuyến. Trong đó, một phần quan trọng không thể thiếu là quảng bá thương hiệu, sản phẩm & tập hợp và bàn bạc thông qua các sự kiện trực tuyến.

Tất nhiên, tổ chức sự kiện trực tuyến không đơn giản chỉ là chuyển mọi thứ sang hình thức ảo, nói cách khác, còn rất nhiều sự chuẩn bị cần thiết để làm sự kiện diễn ra suôn sẻ, đồng thời thu hút khách hàng. Với mục tiêu đó, FS Event sẽ chia sẻ 6 lưu ý quan trọng cần ghi nhớ để không gặp bất cứ trở ngại gì khi tổ chức sự kiện trực tuyến.

Kiểm tra các yếu tố kỹ thuật trước khi bắt đầu

Tìm hiểu tất cả các chức năng kỹ thuật sẽ sử dụng, chọn ra những tính năng phù hợp nhất với sự kiện của bạn. Các bài diễn thuyết hoạt động tốt nhất ở chế độ ngang (landscape mode, tuy nhiên nên chú ý lựa chọn chế độ tùy thuộc vào nền tảng sử dụng và sở thích của khách hàng. Vì thế, luyện tập sử dụng theo cả hai cách. Bằng cách đó, kể cả những yêu cầu họp vào phút cuối, bạn vẫn có thể thực hiện dễ dàng.

Đặt camera một cách hợp lý: hãy tìm một bề mặt bằng phẳng, không gian ổn định, chống rung và đặt camera ở khoảng cách từ 12 – 18 inch.

Chuẩn bị trang phục lịch sự khi tổ chức sự kiện trực tuyến

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng các loại quần áo nhiều màu, quá sáng hay quá tối đều là những loại không phù hợp – khoảng thời gian chú ý thường ngắn hơn bao giờ hết đối với môi trường trực tuyến -, vì thế chúng sẽ khiến khán giả bị phân tâm trong môi trường mới lạ. Giữ trang phục đơn giản nhưng vẫn thông minh, chuyên nghiệp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến hợp lý

Hãy chọn một căn phòng yên tĩnh, đầy đủ ánh sáng. Chuẩn bị phông nền cá nhân hóa theo logo khách hàng, tức là phông nền kết hợp biểu tượng đặc trưng của doanh nghiệp bạn và khách hàng. Điều đó sẽ giúp nâng cao khả năng hiển thị thương hiệu, tăng mức độ chuyên nghiệp và làm nổi bật bản trình bày.

Khắc phục sự cố có thể xảy ra trước khi bắt đầu sự kiện

Không ai muốn trở thành người tham dự mờ nhạt, rời khỏi sự kiện hoặc đặt những câu hỏi khó nghe “Bạn có thể nhìn/ nghe thấy tôi không?”. Vì vậy, hãy đảm bảo hệ thống Wifi có tín hiệu mạnh, bất kỳ nền tảng đều phát nội dung chính xác, mức âm thanh & micro đều được tối ưu hóa. Công nghệ có thể thay đổi thất thường tùy theo thời điểm, do đó lên lịch sớm 15p trước thời gian họp để chuẩn bị và xử lý sự cố có thể xảy ra.

Lưu ý ưu tiên tương tác trong sự kiện trực tuyến

Đừng chỉ nói chuyện với người tham dự toàn bộ thời gian sự kiện. Hãy tạm dừng, tạo các hoạt động mang tính tương tác giữa người tham dự với ban tổ chức và giữa những người tham dự với nhau. Điều này có thể thực hiện thông qua chuyên mục Q&A đã được lên lịch, các cuộc thăm dò ý kiến, các hoạt động trực tiếp mà mọi người có thể thực hiện ngay tại nhà.

Hãy luôn tự tin

Hành động tự nhiên nhất có thể mà không có sự phân tâm nào khác. Tập trước nội dung của bạn và lặp đi lặp lại nhiều nhất có thể đến khi bạn cảm thấy thoải mái với điều đó. Ngồi thẳng, mỉm cười và nhìn thẳng vào mắt mọi người, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều theo cách đó đấy.

Còn nếu như bạn là người tham dự? Hãy chứng tỏ rằng bạn đang hòa cùng vào với bài diễn thuyết bằng nụ cười và cái gật đầu thường xuyên nhé.

Hiện tại, việc tổ chức các sự kiện trực tuyến đều đang được phổ biến. Vì thế, đừng bị bỏ lại phía sau với các công nghệ, nền tảng, nội dung lỗi thời. Hãy dành thời gian tìm hiểu về công nghệ kỹ thuật mới, làm lại nội dung, cấu trúc bài diễn thuyết và hoàn thiện lắp đặt phòng thu tại nhà. Điều quan trọng nhất là xác định rõ bạn đang làm gì và tìm cách thực hiện phù hợp.