Tổ chức thành công một sự kiện không phải là chuyện dễ dàng. Đặc biệt, là đối với các hoạt động truyền thông. Vậy làm sao để đảm bảo được số người tiếp cận, số người tham dự đạt được như mong muốn? Tham khảo các bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện chi tiết ngay sau đây.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, để gây ấn tượng với khách tham dự, bạn cần có một kế hoạch truyền thông cho sự kiện với một kịch bản hấp dẫn, một địa điểm tổ chức lý tưởng và một ekip chuyên nghiệp. Một sự kiện ngoài tính thẩm mĩ và nghệ thuật ra, một khía cạnh không thể nhắc đến đó chính là số người xem, số người biết đến và số người tham dự. Vì thế nhất định phải có một kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh.
Thế nào là kế hoạch truyền thông cho sự kiện?
- Là hoạt động công bố thông tin, hình ảnh về một sự kiện nhằm thu hút đối tượng tham gia (đối với sự kiện sắp diễn ra) hoặc truyền tải thông điệp, quảng bá hình ảnh/ thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác (đối với các sự kiện đã kết thúc).
- Để có một bản kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh thì phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố đáng kể nhất đó chính là kinh nghiệm của người tạo nên kịch bản sự kiện. Cũng như các sự kiện khác thì việc tạo ra kế hoạch truyền thông sẽ đến chủ yếu từ việc đi lên từ kịch bản từ đạo diễn, để từ đó xác định khán giả mục tiêu, thông điệp cũng như phương thức truyền tải một cách trọn vẹn nhất.
Các bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Xác định rõ mục tiêu trong kế hoạch
Một kế hoạch truyền thông muốn đạt hiệu quả tốt nhất phải xác định rõ các mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp muốn nhắm đến. Các mục tiêu này sẽ quyết định đến cách thức và phong cách truyền thông của doanh nghiệp. Hãy trả lời câu hỏi bạn đang cố gắng làm gì? Phân tích và dự kiến các mục tiêu:để xác định mục tiêu và đo lường được chúng.
Đây còn là yếu tố đặc biệt quan trọng mà bạn phải ghi nhớ trong suốt quá trình lập kế hoạch truyền thông của mình. Ngoài ra, việc xác định được thông điệp sự kiện sẽ giúp bạn học được cách diễn tả ý tưởng chính của toàn bộ chương trình một cách đơn giản và dễ dàng tiếp cận đối tượng tham dự hơn.
Xác định ngân sách sự kiện
Trong một bản kế hoạch truyền thông một sự kiện thì phần này lại càng phải thực hiện một cách chi tiết. Nếu bạn đề xuất một chi phí thì hãy cố gắng chi tiết, cụ thể từng hạng mục chi phí, nhất là khi bạn đưa cả truyền thông vào trong chương trình của bạn. Phương pháp phổ biến hiện nay là xác định ngân sách dựa trên tỷ lệ % theo doanh số. Ngân sách truyền thông sẽ quyết định đến việc lựa chọn hình thức truyền thông hay phối hợp nhiều hình thức để hình thành một chiến dịch truyền thông nhất quán.
Lựa chọn phương tiện truyền thông cho sự kiện
Đây là phương tiện để bạn đưa thông tin truyền thông của mình đến với đúng đối tượng mà mình quan tâm. Mỗi một phương tiện truyền thông đều có những ưu, nhược điểm riêng khi thể hiện các thông điệp. Vì thế, khi lập kế hoạch quảng cáo, đòi hỏi bạn xem xét nhiều yếu tố như: mục tiêu truyền thông, ngân sách, nhóm khách hàng mục tiêu, phạm vi truyền thông, mức độ hoạt động, chi phí truyền thông trên từng hình thức,…
Sáng tạo thông điệp truyền thông
Thông điệp chính giúp bạn phác thảo lên toàn bộ hình thức truyền thông mà bạn sẽ dùng sau này khi bạn triển khai thực hiện kế hoạch của mình. Thông điệp sẽ giúp bạn đi đúng hướng và đảm bảo truyền tải đúng vấn đề đến đúng đối tượng. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình, … quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành động.
Đo lường và đánh giá
Đây là bước cuối của kế hoạch truyền thông nhằm đo lường mục tiêu mà ta đã đề ra ngay lúc ban đầu. Tổng hợp lại và đúc kết ra kinh nghiệm để tránh gặp phải ở những chiến dịch tiếp theo. Hãy xem xét lại hiệu quả quá trình thực hiện của bạn, những thước đo đánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là:
- Tần suất xuất hiện sự kiện
- Tương tác với công chúng hậu sự kiện
- Phản hồi của công chúng về sự kiện của bạn
- Đo lường số liệu tương tác với thương hiệu
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện của mình, hãy liên lạc FS Event ngay theo hotline 0353 357 775 để được hỗ trợ. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành sự kiện, FS Event luôn sẵn lòng hỗ trợ tư vấn các kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp nhất cho tổ chức, doanh nghiệp.
>> Những điều cần lưu ý để truyền thông sự kiện đạt hiệu quả tối ưu
>> Ứng dụng digital marketing để truyền thông sự kiện hiệu quả
Hạnh Phúc
