Các nguyên tắc cần nhớ khi lập kế hoạch truyền thông sự kiện

Để có một bảng kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh thì phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, tuy nhiên tất cả phải đảm bảo được sự thành công khi tổ chức. Các nguyên tắc khi lập kế hoạch truyền thông sự kiện được chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn làm được điều đó.

Một sự kiện chỉ thực sự thành công và đem lại hiệu quả cao nhất khi được thực hiện theo các nguyên tắc truyền thông sự kiện đúng đắn và chuẩn mực. Vì vậy, đơn vị tổ chức nhất định phải xây dựng kế hoạch truyền thông một sự kiện chuyên nghiệp, bài bản nhằm mang lại phản hồi tốt, giúp mọi người biết đến nhiều hơn về thương hiệu công ty.

Xác lập mục tiêu trong kế hoạch truyền thông sự kiện

Đối với bất kỳ chương trình nào được tổ chức thì việc thiết lập mục tiêu luôn là yếu tố tiên quyết cần phải có. Sẽ có những sự kiện sẽ thiên về lượng người trẻ tham dự, có sự kiện thì mục tiêu là những người VIP nhất cần biết đến và tham dự hoặc có những sự kiện không cần số lượng người tham dự quá đông và ngược lại. Chính vì lẽ đó, cần thống nhất về mục đích của sự kiện để từ đó xác định phương pháp đo lường hiệu quả của sự kiện.

Xác định đúng đối tượng mục tiêu

Đây là việc làm thực sự rất quan trọng. Bạn phải dự kiến được người tham gia sự kiện và xem xét dựa trên các yếu tố: Họ có đúng là đối tượng mà bạn muốn hướng đến cho sự kiện lần này không? Họ có nhu cầu tham dự thật sự không? Họ có sẵn sàng dành thời gian và chi phí để đến với bạn không? …

Nếu mục tiêu quá rộng, bạn có thể phân khúc thành các tệp nhỏ hơn, với mỗi tệp này bạn sẽ có một chiến dịch truyền thông riêng cho họ. Có như vậy sẽ hiệu quả hơn trong việc tiếp cận từng đối tượng, và có một thông điệp mạnh mẽ giúp họ có thể tham dự sự kiện một cách trọn vẹn nhất có thể.

Xác lập thông điệp truyền thông sự kiện

Bạn có một kế hoạch chương trình thật sự thú vị? Bạn có một team tổ chức sự kiện bừng bừng nhiệt huyết? Bạn đã lên danh sách những vị khách mà bạn thật sự muốn họ có mặt trong event lần này? Nhưng bạn đừng quên “Hãy dành hầu hết thời gian để nghĩ về thông điệp” – Philip Kotler. Thông điệp truyền thông chính là điều mà bạn muốn truyền đạt đến cho khán giả mục tiêu chủ đề của chương trình, những tin tức và điều sự kiện hướng tới.

Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình, … quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành động. Thông điệp đúng insight đối tượng mục tiêu, thông điệp phải ngắn gọn, thông điệp phải dễ nhớ và thông điệp nên khác với khẩu hiệu.

Lựa chọn kênh phù hợp với kế hoạch truyền thông sự kiện

Với một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh thì không thể thiếu được việc phân bổ kênh truyền thông. Việc có một kênh truyền thông đúng đắn sẽ là cánh tay giúp kết nối khách hàng đến với sự kiện của bạn thành công. Kênh truyền tải trong tổ chức sự kiện phải là kênh mà tập trung nhiều nhất các khán giả mục tiêu, có như vậy thì thông điệp của bạn mới có bước tiến mạnh mẽ trong quá trình tổ chức sự kiện.

Có rất nhiều kênh truyền thông hiện nay như Offline với tờ rơi, poster, standee,… và Online như Facebook, Zalo, Website,… sự kiện. Việc lựa chọn kênh sẽ phụ thuộc vào công chúng mục tiêu của bạn ở đâu đối với việc truyền thông cho sự kiện này.

Tuy nhiên, hoạt động truyền thông chỉ là một phần trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Nếu bạn đang chưa biết chuẩn bị kế hoạch truyền thông một sự kiện sao cho hiệu quả, hãy liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ qua hotline 0353 357 775. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành sự kiện, FS Event luôn nỗi lực để mang đến những trải nghiệm và sự kiện tốt nhất cho khách hàng.