Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một dịp quan trọng nhằm đánh dấu một cột mốc mới trong chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chu đáo, kỹ lưỡng và lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để chương trình diễn ra thành công tốt đẹp, để lại nhiều ấn tượng sâu sắc cho người tham dự.
Ý nghĩa của lễ kỷ niệm thành lập công ty
Xây dựng một doanh nghiệp không ngừng phát triển và lớn mạnh là mục tiêu của bất kì doanh nghiệp nào. Và sau những chặng đường hình thành và phát triển với những nỗ lực và cống hiến không ngừng nghỉ của ban lãnh đạo và nhân viên công ty, lễ kỷ niệm thành lập công ty chính là cơ hội để cùng nhìn lại những thành tựu mà doanh nghiệp đã đạt được. Đồng thời, tiếp tục đề ra phương hướng, chiến lược cho giai đoạn tiếp theo. Đây cũng là sự kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp, là dịp để ban lãnh đạo bày sự tri ân đến các khách hàng, đối tác và tôn vinh những cống hiến của nhân viên công ty.
Lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty thường được tổ chức theo các mốc thời gian 1 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm, … Đây cũng là một hoạt động truyền thông, góp phần xây dựng hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp, giúp truyền đi thông điệp, giá trị mà công ty muốn gửi gắm đến đối tác, khách hàng.
Quy trình tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập doanh nghiệp
– Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện
Đối với bất cứ sự kiện nào, trước khi tổ chức cũng cần xác định lại mục đích và mục tiêu cơ bản để định hướng cho toàn bộ quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện. Thông thường ở bước này, bộ phận tổ chức sẽ trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo công ty để hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần đạt được trong sự kiện.
– Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự
Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định được thời gian dự kiến diễn ra sự kiện, địa điểm mong muốn hoặc khu vực tổ chức dự kiến và thành phần tham dự sự kiện. Thành phần khách mời góp phần quyết định quy mô tổ chức cũng như hình thức tổ chức sao cho phù hợp.
Địa điểm tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm cũng là một yếu tố cần được lưu ý
– Lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện
Tùy vào quy mô và đối tượng tham dự sự kiện, công ty có thể lựa chọn hình thức tự tổ chức với quy mô nhỏ và trong phạm vi nội bộ. Tuy nhiên, do tính chất và ý nghĩa quan trọng của sự kiện này, đa phần các doanh nghiệp thường phối hợp với các agency để tiết kiệm nguồn lực (thời gian, chi phí…). Đồng thời, đảm bảo hạn chế các rủi ro có thể xảy ra để chương trình diễn ra được thành công tốt đẹp.
– Lập kế hoạch lễ kỷ niệm thành lập công ty
Bộ phận tổ chức của doanh nghiệp có thể tự mình lên kế hoạch hoặc phối hợp với đơn vị tổ chức sự kiện để xây dựng kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Trước hết cần lên được mạch chương trình (agenda) để nắm các thông tin cơ bản trong sự kiện theo các khung thời gian dự kiện.
Dựa vào quy mô và tính chất sự kiện mà các hạng mục tổ chức có thể khác nhau, tuy nhiên cần đảm bảo những nội dung cơ bản sau đây:
- Check in, đón khách
- Phát biểu
- Tri ân đối tác
- Vinh danh nhân viên
- Tiết mục biểu diễn
– Lựa chọn ý tưởng, chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty
Sau khi lên được mạch chương trình sơ bộ, đơn vị tổ chức cần tiến hành lên ý tưởng và lựa chọn concept cho sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty. Đây chính là điểm nhấn tạo nên dấu ấn cho sự kiện, thể hiện sự độc đáo, để lại nhiều ấn tượng đẹp cho người tham dự. Chủ đề của buổi lễ kỷ niệm có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nếu xác định được chủ đề rõ ràng, thì công tác lên kế hoạch sau đó sẽ được định hướng tốt hơn.
Một concept độc đáo, mới lạ sẽ tạo nên dấn ấn cho sự kiện.
– Xây dựng kịch bản chương trình lễ kỷ niệm thành lập công ty
Kịch bản là một phần quan trọng trong công tác tổ chức sự kiện. Sau khi xác định được chủ đề và ý tưởng cũng như mạch chương trình, thì nhà tổ chức đã có đầy đủ chất liệu để tiến hành viết kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm. Kịch bản chương trình bao gồm kịch bản tổng thể, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật.
– Triển khai các hạng mục thiết kế, thi công, hậu cần theo kế hoạch
Dựa trên ý tưởng và concept của sự kiện, các bộ phận bắt đầu tiến hành các công việc theo kế hoạch đã đề ra. Các bộ phận thiết kế, thi công và hậu cần nên phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình làm việc để đảm bảo công tác chuẩn bị được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
– Truyền thông cho sự kiện
Hoạt động truyền thông cho sự kiện có phạm vi khá rộng, bao gồm gửi thư mời, thông cáo báo chí cho kiện đến việc đăng tin tức trên các phương tiện truyền thông. Bên cạnh các hạng mục truyền thông quen thuộc như bandroll, banner, cờ, phướng, … còn có các kênh truyền thông trực tuyến doanh nghiệp có thể sử dụng như quảng bá trên website, mạng xã hội, trang thông tin trực tuyến, …
– Tổng duyệt chương trình lễ kỷ niệm
Trước ngày diễn ra sự kiện, để đảm bảo chương trình được mượt mà và suôn sẻ, nhà tổ chức bắt buộc phải tổng duyệt chương trình lại lần cuối. Việc tổng duyệt (hay còn gọi là rehearsal) giúp đơn vị tổ chức chạy lại lần lượt các phần trong sự kiện, phối hợp giữa các bộ phận từ âm thanh, ánh sáng, biểu diễn, …
– Chạy chương trình lễ kỷ niệm
Cần đảm bảo tất cả các hạng mục đều được hoàn thành trước ngày diễn ra chương trình. Trong ngày diễn ra sự kiện, các bộ phận phối hợp với nhau theo kế hoạch. Quan trọng nhất vẫn là điều phối nhân sự bởi vì trong sự kiện không được phép diễn ra bất cứ sai sót nào. Đồng thời, cần lường trước các phương án quản trị rủi ro để có hướng xử lý kịp thời.
Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty do FS Event gợi ý cho bạn. FS Event với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành tổ chức sự kiện, đồng hành cùng các sự kiện trọng đại của các doanh nghiệp, luôn nỗ lực để mang đến cho khách hàng, đối tác những sự kiện ấn tượng, độc đáo. Doanh nghiệp cần tư vấn tổ chức sự kiện thành lập công ty, vui lòng liên hệ hotline 0353 357 775 để được hỗ trợ.
Thành Công
