Quản lý sự kiện kỹ thuật số - nghề của tương lai

Đại dịch COVID-19 đang khiến cho ngành sự kiện chuyển dịch sang môi trường trực tuyến nhanh chóng hơn bao giờ hết để tìm cách thích nghi và tồn tại. Đó cũng là lý do để quản lý sự kiện kỹ thuật số trở thành một nghề nghiệp được săn đón trong tương lai.

Quản lý sự kiện kỹ thuật số có thể là một nghề được săn đón trong tương lai. Ảnh: Tracy Le Blanc/ Pexels.

Khi mà các lệnh phong tỏa và cách ly xã hội đang dần tái định hình cách thức gặp gỡ và giao lưu của chúng ta thì ngành sự kiện đang phải chật vật tìm lối thoát giữa đại dịch. Những công ty tổ chức sự kiện đang nỗ lực để tìm kiếm cách thức mới để duy trì kết nối và sự chuyển đổi sang môi trường kỹ thuật số đang diễn ra rất nhanh.

Từ các sự kiện thường niên quy mô lớn như Microsoft Build và Comic-Con@Home 2020 đến các sự kiện nhỏ hơn, thân mật các sự kiện chẳng hạn như lễ thành hôn trực tuyến, các nhà quản lý sự kiện và các doanh nghiệp đang tranh đua nhau chuyển đổi sang môi trường trực tuyến.

Nhưng ngay cả với những nhà quản lý sự kiện kỳ cựu thì đây vẫn là một vùng đất mới. Quá trình chuyển đổi kỹ thuật số nhanh chóng đã tạo ra khoảng trống trong ngành tổ chức sự kiện. Những khoảng trống về kiến thức và kinh nghiệm sẽ được lấp đầy bởi những người sỡ hữu các kỹ năng để có thể để quản trị các sự kiện trong lĩnh vực kỹ thuật số và sự kiện kết hợp: Người quản lý sự kiện kỹ thuật số (Digital Event Management).

Chân dung của một nhà quản lý sự kiện kỹ thuật số

Chuyển sang môi trường kỹ thuật số không chỉ đơn giản là thiết lập webcam và nguồn cấp dữ liệu video; bạn không thể mong đợi tổ chức một sự kiện trực tuyến giống như cách bạn thực hiện một sự kiện trực tiếp.

Nền tảng nào là tốt nhất cho sự kiện của bạn? Làm thế nào để bảo mật sự kiện? Làm cách nào để bạn xử lý các sự cố kỹ thuật, chẳng hạn như kết nối Internet của loa bị ngắt? Chiến lược nào để tạo doanh thu trong sự kiện trực tuyến của mình? Đây đều là những câu hỏi đặt ra cho một nhà quản lý sự kiện kỹ thuật số.

Bằng cách kết hợp chuyên môn kỹ thuật với kinh nghiệm quản lý sự kiện của mình, nhà quản lý sự kiện kỹ thuật số đang tái định nghĩa sự kiện và tạo ra trải nghiệm kỹ thuật số hấp dẫn cho người tham dự.

Nhà quản lý sự kiện kỹ thuật số cần phải kết hợp chuyên môn của họ trong quản lý sự kiện (bao gồm cách tiếp thị sự kiện của bạn, cách quản lý diễn giả, cách đánh giá nhu cầu và mục tiêu của sự kiện của bạn) với kiến thức công nghệ mới về thiết lập phần cứng và phần mềm , khắc phục sự cố kỹ thuật, các quy định về quyền riêng tư kỹ thuật số, ….

Những kỹ năng cần có của người quản sự kiện kỹ thuật số

Dưới đây là những kỹ năng mà một người làm công tác quản lý sự kiện kỹ thuật số cần có để có thể quản trị và điều hành các sự kiện của tương lai.

Kiến thức về kỹ thuật

Ở đây không phải là biết cách viết code và xây dựng toàn bộ nền tảng cho sự kiện của bạn từ đầu. Các tài nguyên này đều đã có sẵn. Vấn đề là hiểu và chọn các công cụ phù hợp để giúp bạn đạt được mục tiêu cho sự kiện của mình. Để dẫn đầu cuộc chơi, bạn cần cập nhật các công nghệ và giải pháp mới nhất. Tải xuống ứng dụng mới và làm quen với phần mềm mới; tham dự hội thảo trên web và hội nghị trực tuyến, đồng thời chú ý đến những gì người khác đang làm.

Sáng tạo nội dung

Đã không còn sự gặp gỡ trực tiếp với những bữa tiệc cocktail. Đối với các sự kiện trực tuyến, nội dung là chính là phần qun trọng nhất trong sự kiện của bạn. Nội dung thu hút sẽ là thứ giữ chân mọi người theo dõi sự kiện và khiến họ quay trở lại. Hãy suy nghĩ về điều gì sẽ giúp bạn giữ tương tác và hãy khám phá nhiều các phát triển nội dung khác nhau. Ví dụ như kết hợp những người phát biểu trực tiếp và thu âm trước; mời những người tham dự của bạn gửi lời giới thiệu video, chia sẻ suy nghĩ của họ về chủ đề thảo luận; hoặc cho những người tham dự của bạn xem qua qua cảnh hậu trường.

Thiết kế trải nghiệm khách hàng

Một khía cạnh quan trọng khác cần nhớ là trải nghiệm của người tham dự đối với các sự kiện trực tuyến hoàn toàn khác với các sự kiện trực tiếp.

Tuy nhiên, bạn vẫn muốn tạo trải nghiệm mượt mà, chất lượng cao cho người tham dự. Hãy nghĩ về những gì bạn sẽ chuẩn bị cho một sự kiện ngoại tuyến: Bàn đăng ký, tình nguyện viên sẵn sàng trợ giúp, các buổi phát biểu chính và gian hàng triển lãm — và đảm bảo bạn duy trì chất lượng trải nghiệm tương tự trong sự kiện trực tuyến của mình.

Giữ an toàn cho sự kiện của bạn bằng một vài mẫu form check-in hoặc đăng ký; có một đại diện hỗ trợ sẵn sàng trả lời bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề nào mà người tham dự của bạn gặp phải; đảm bảo rằng các tài nguyên của bạn — như tài liệu quảng cáo kỹ thuật số — luôn sẵn sàng.

Quản lý sự kiện

Tất cả những kỹ năng này đều nằm trên nền tảng kiến thức quản lý sự kiện của bạn. Cách bạn quản lý nhiều bên liên quan, cách bạn xử lý ngân sách sự kiện, cách bạn tiếp thị và quảng cáo sự kiện của mình. Đây đều là những kiến thức cần thiết ngay cả khi chuyển đổi sang tổ chức các sự kiện kỹ thuật số.

Bước chuẩn bị cần thiết cho kỷ nguyên mới của ngành tổ chức sự kiện

Trong một khảo sát của SACEOS, hơn 40% những người được hỏi cho biết họ thích tham dự sự kiện trực tuyến hơn là trực tiếp ngay cả khi sự kiện diễn ra vào tháng 10/2020. Có lẽ như các sự kiện kỹ thuật số sẽ không thể thay thế trong một thời gian ngắn.

Và ngay cả khi các sự kiện trực tiếp được tổ chức trở lại, các nhà quản lý sự kiện kỹ thuật số vẫn sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong sự kiện. Khoảng 59% số người được hỏi tin rằng, trong tương lai, hội nghị trực tuyến sẽ được tích hợp trong hội nghị trực tiếp.

Quá trình thử nghiệm các sự kiện kỹ thuật số hiện nay sẽ tạo ra một hệ sinh mới với các sự kiện hỗn hợp được tổ chức. Trong một vài năm tới, chúng ta có thể thấy các sự kiện mà người tham dự thực tế và người tham gia trực tuyến cùng nhau tương tác và kết nối. Tất nhiên, những sự kiện đó được tổ chức bởi những nhà quản lý sự kiện kỹ thuật số.