Sự kiện kết hợp có là tương lai mới cho ngành tổ chức sự kiện?

Chỉ trong vòng vài tháng xảy ra dịch Covid-19, các loại hình tổ chức sự kiện trực tuyến đã phát triển nhanh chóng và trở nên phổ biến bởi sự hữu ích và phù hợp. Sự kiện kết hợp sẽ là hình thức tổ chức mới mẻ khi các sự kiện được tổ chức trở lại.

Sự kiện kết hợp là loại hình sự kiện phối hợp cả trực tiếp và trực tuyến. Đây dự kiến sẽ là một xu hướng tổ chức sự kiện trong tương lai.

Xu hướng tổ chức sự kiện kết hợp (hybrid event) sau mùa dịch Covid-19

Mặc dù một số quốc gia đã bắt đầu nới lỏng hoặc gỡ bỏ các biện pháp phong tỏa, vẫn chưa thể xác định được thời điểm đại dịch kết thúc. Và khi những sự kiện được cho phép tổ chức trở lại, chắc hẳn sẽ rất khác so với lúc trước. Không chỉ các địa điểm tổ chức sự kiện phải hoạt động với công suất thấp hơn bởi vì giãn cách xã hội mà nhiều người tham dự cũng không muốn hoặc không thể tham gia các sự kiện trực tiếp. Sự kiện kết hợp chính là giải pháp.

Cho đến thời gian gần đây, ngành sự kiện mới bắt đầu nhận thấy sự chậm chạp trong việc thích nghi với các sự kiện ảo. Những đơn vị tổ chức sự kiện đã nhận ra những lợi ích và tiềm năng của sự kiện trực tuyến, bao gồm hiệu quả về chi phí, khả năng tiếp cập, tính toàn diện và sự bền vững.

Mặc dù không thể thay thế hoàn toàn cho sự kiện trực tiếp, sự kiện trực tuyến lại thích hợp trong các tình huống hạn chế đi lại, đặt hàng tại nhà và sẽ là một phần quan trọng trong các sự kiện trực tiếp khi được tổ chức trở lại. Việc kết hợp sự kiện trực tuyến vào trong các sự kiện trực tiếp sẽ là một hướng đi tất yếu. Vậy làm thế nào để tận dụng các ưu thế của sự kiện trực tuyến và để đưa vào sự kiện trực tiếp một cách hiệu quả?

Tầm quan trọng của hình thức tổ chức sự kiện kết hợp

Khi các quốc gia bắt đầu phục hồi và nới lỏng các hạn chế do Covid-19 , các sự kiện trực tiếp nhỏ sẽ bắt đầu được tổ chức trở lại. Tuy nhiên, nhiều người sẽ tiếp tục yêu thích các sự kiện trực tuyến. Và kết hợp các yếu tố trực tuyến trong các sự kiện trực tiếp đầu tiên sẽ là lợi thế cạnh tranh lớn của những công ty tổ chức sự kiện.

Không gian vật lý có thể bị hạn chế để đảm bảo sức khỏe và an toàn, nhiều khoản ngân sách công ty có thể bị cắt giảm và nhiều người vẫn còn thận trọng với việc đi lại và tụ tập thành nhóm sau khi chính phủ hoàn toàn dỡ bỏ hoàn toàn các quy định. Việc tận dụng các chiến lược tổ chức sự kiện kết hợp sẽ cho phép các đơn vị tổ chức sự kiện duy trì số lượng sự kiện ngay cả khi số người tham dự trực tiếp không nhiều.

Các sự kiện kết hợp cũng cho phép mở rộng phạm vi tiếp cận so với trước. Thực tế là một số người chưa bao giờ có thể tham dự các sự kiện trực tiếp do những hạn chế về địa lý hoặc tài chính. Việc kết hợp các yếu tố trực tuyến với các sự kiện trực tiếp tạo điều kiện để những người quan tâm tham dự.

Sự kiện kết hợp cũng mang đến một giải pháp bền vững cho ngành tổ chức sự kiện khi hạn chế được sự di chuyển đến các địa điểm tổ chức nhằm giảm lượng khí thải ra môi trường.

Bí quyết để tổ chức sự kiện kết hợp hiệu quả

Tận dụng các nguồn dữ liệu trong chiến lược tổ chức sự kiện

Một lợi ích lớn khác của các sự kiện trực tuyến là khả năng cung cấp và phân tích nguồn dữ liệu dồi dào. Hầu hết các nền tảng tổ chức sự kiện đều được tích hợp tính năng báo cáo. Vì vậy ngay cả khi bạn không triển khai công nghệ thu thập dữ liệu tại các sự kiện, bạn vẫn nên tận dụng nó cho các sự kiện trực tuyến.

Hãy cùng xem xét dữ liệu đó để tìm hiểu hành vi và cách tương tác của những người tham dự sự kiện trên môi trường trực tuyến. Đây là một cơ hội tuyệt vời để chứng minh hiệu quả với những nhà tài trợ. Ví dụ: nếu bạn bao gồm quảng cáo của nhà tài trợ trong giờ giải lao, những người tham dự có đang xem và tham gia không? Hay họ đang thoát ra ngoài? Số liệu sẽ giúp bạn gải thích cho chi tiêu của các nhà tài trợ.

Hãy tìm cách kết nối những người tham dự từ xa và trực tiếp với nhau. Bạn sẽ phát hiện ra rằng việc kết nối qua công nghệ sự kiện sẽ mang đến những hiểu biết thú vị về giá trị thực của các phiên và lượt kích hoạt, vì nó cho phép bạn theo dõi chính xác số lượng người tham gia.

Dữ liệu là người bạn tốt nhất của bạn cho bạn biết những gì xảy ra và không xảy ra trong sự kiện. Riêng với các sự kiện trực tuyến, hãy phân tích các dữ liệu và đảm bảo bạn sẽ tìm các các chiến thuật thành công trong các sự kiện tương lai.

Điều chỉnh cách thức tổ chức phù hợp với đối tượng người tham dự trực tuyến

Dù các sự kiện trực tuyến vẫn còn đối mặt với nhiều thách thức, nhưng đơn vị tổ chức sẽ chỉ cần quan tâm đến một nhóm đối tượng duy nhất: những người tham sự từ xa. Trong khi đó, các sự kiện kết hợp lại liên quan đến cả người tham dự trực tiếp và trực tuyến. Và điều quan trọng là phục vụ cùng lúc cả hai và cố gắng tạo ra các trải nghiệm nhiều nhất có thể.

Sẽ có nhiều trải nghiệm được thiết kế giống nhau như nội dung thuyết trình của diễn giả. Tuy nhiên, sẽ có những trải nghiệm hoàn toàn khác biệt, những hoạt động kết nối là một ví dụ. Đó là lý do bạn phải tạo ra nhiều lựa chọn cho người tham dự trong trường hợp cần thiết.

Những người tham dự trực tiếp có thể kết nối các mối quan hệ trong giờ giải lao, vì vậy cần đảm bảo rằng bạn sẽ khiến những người tham dự trực tuyến quan tâm đến nội dung giữa các phiên hoặc biến thời gian nghỉ thành cơ hội kết nối thông qua các ý tưởng đột phá, phiên thảo luận trực tuyến, …

Những người tham dự trực tuyến dễ cảm thấy bị bỏ rơi một khi những người tham dự trực tiếp tham gia sự kiện. Vì vậy, hãy đảm bảo có các cách thức tương tác khác nhau trong sự kiện. Việc chia nhóm và thảo luận giữa những người tham dự trực tiếp sẽ không dễ dàng khi có cả những người tham gia từ xa. Vì vậy nên tách hai nhóm và tổ chức các cuộc trò chuyện video nhóm nhỏ để những người tham dự ảo tổ chức các cuộc thảo luận của riêng họ.

Chọn địa điểm tổ chức đáp ứng tốt các yêu cầu về công nghệ

Công nghệ chính là xương sống của bất cứ trải nghiệm sự kiện trực tuyến hay hỗn hợp nào. Tùy thuộc vào loại sự kiện và cách bạn thiết kế trải nghiệm trực tuyến mà yêu cầu về công nghệ sẽ khác nhau. Nhưng các công nghệ hiện đại là một trong những yêu cầu cần thiết khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện.

Trong quá trình lên kế hoạch cho một sự kiện kết hợp, bạn nên chọn một địa điểm phù hợp với yêu cầu lắp đặt các thiết bị công nghệ sự kiện. Những địa điểm tổ chức sự kiện hiện đại sẽ cung cấp WiFi tốc độ cao để thực hiện các hạng mục như phát trực tiếp mà không gặp trở ngại.

Thế giới đang dần trở lại cuộc sống bình thường. Nhưng khi nói đến ngành tổ chức sự kiện, chúng ta có thể sẽ làm việc theo các chuẩn mực và tiêu chuẩn mới, phụ thuộc nhiều vào sự chuyển đổi trên môi trường trực tuyến. Làm chủ các công nghệ trực tuyến chính là bước đầu tiên và tiếp tục tận dụng các lợi thế của sự kiện trực tuyến để tạo ra những trải nghiệm sự kiện kết hợp đáng nhớ sẽ là một lợi thế cạnh tranh quan trọng.