10 bí quyết cần nhớ để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Khi thế giới đang hướng tới các hoạt động tương tác từ xa, một số công ty đã chuyển các hội nghị và sự kiện sang môi trường trực tuyến. Không gian sự kiện trực tuyến có rất nhiều lợi ích, nhưng chỉ khi việc lập kế hoạch sự kiện được thực hiện tốt.

Các sự kiện trực tuyến với sân khấu không có khán giả đang dần trở nên quen thuộc trong bối cảnh dịch COVID-19. Ảnh: Dawn Lio/Pexels.

Tổ chức sự kiện trực tuyến hoàn toàn khác với việc tổ chức một sự kiện trực tiếp tương tự. Mặc dù các nguồn lực như chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện không còn là mối quan tâm lớn, nhưng các vấn đề khác có thể phát sinh mà các doanh nghiệp có thể không lường trước.

Do đó, cần có một chiến lược thực hiện và lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng các sự kiện diễn ra thành công. Dưới đây là một vài bí quyết giúp mang lại hiệu quả cho sự kiện trực tuyến của bạn.

Tạo ra giá trị cho người tham dự

Hãy nghĩ về mục tiêu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến của bạn. Điều đầu tiên và quan trọng nhất là đặt giá trị của người tham dự lên hàng đầu. Đừng xem sự kiện như một công cụ để thu thập dữ liệu của người dùng để sử dụng cho mục đích quảng bá các sản phẩn khác hay những điều tương tự.

Tạo ra và gia tăng giá trị cho người dùng có thể là yếu tố khác biệt để mang đến ý nghĩa và giá trị lâu dài cho người tham dự sự kiện.

Không ngừng luyện tập trước khi diễn ra sự kiện

Đừng quên hỗ trợ các diễn giả tham gia sự kiện bằng cách xây dựng các phiên luyện tập để họ làm quen và thoải mái hơn với công nghệ tổ chức sự kiện, nội dung, định dạng và quy trình tổ chức trực tuyến.

Sự thiếu chu đáo trong khâu chuẩn bị có thể dẫn đến các vấn đề về mặt kỹ thuật hoặc thời lượng nội dung. Bằng cách chuẩn bị trước, diễn giả có thể tự tin hơn trong suốt chương trình và nhà tổ chức cũng có thể lường trước các sự cố có thể phát sinh.

Quảng bá sự kiện bằng sức hút từ các diễn giả

Cũng giống như việc tổ chức một sự kiện tọa đàm hay hội thảo trực tiếp, thành phần khách mời và diễn giả luôn là một yếu tố giúp thu hút khán giả tham dự sự kiện. Hãy đảm bảo rằng diễn giả là những nhân vật mà đối tượng tham dự muốn nghe chia sẻ. Bởi vì đây chính là động lực để khán giả tập trung và theo dõi đến cuối chương trình.

Bên cạnh đó, nên thiết lập các buổi rehearsal để đảm bảo chất lượng nội dung và thiết bị sự kiện (mic, video, kết nối). Chuẩn bị sẵn công cụ hội nghị truyền hình dự phòng để sử dụng và chỉ sử dụng các phiên được ghi trước làm bản sao lưu phòng khi có sự cố.

Thiết kế trải nghiệm khách hàng trong sự kiện trực tuyến

Khi chuyển sự kiện sang môi trường online, đơn vị tổ chức cần tập trung vào việc xác định hành trình của khách hàng mới và cung cấp cho người tham dự trải nghiệm hấp dẫn dễ điều hướng.

Đối với các sự kiện này, ban đầu bạn có thể thu hút mọi người bằng nội dung, nhưng bạn phải tiếp tục thu hút sự chú ý của họ để giữ họ ở đó. Việc kết hợp các yếu tố tương tác trong suốt sự kiện chính là bí quyết để giữ chân người tham dự đến phút cuối cùng.

Cô đọng nội dung của các phiên trình bày và thảo luận

Khó hơn rất nhiều khi thu hút sự chú ý của khán giả và giữ họ lại trong một sự kiện trực tuyến. Bạn cần thiết kế thời lượng các phiên trình bày và thảo luận ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng nội dung của chương trình. Ví dụ như có thể giới hạn tối đa là 25 phút thay vì các phiên tiêu chuẩn kéo dài đến 60 phút.

Đối với hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến, người dùng rất dễ bị phân tâm bời nhiều yếu tố. Vì vậy các phần trình bày nên cô đọng và ngắn gọn. Ảnh: Donald Tong/ Pexels.

Gia tăng tương tác trong thời gian thực

Đừng để khán giả của bạn bị trói buộc trong không gian sự kiện. Hãy liên tục tạo ra các hoạt động tương tác để duy trì kết nối với những người tham dự bằng cách đưa ra các nhận xét và câu hỏi để họ có cơ hội tham gia vào sự kiện.

Thêm vào đó, các ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến còn cho phép sử dụng các tính năng tương tác như bình chọn, đặt câu hỏi, tạo phòng thảo luận,… giúp người dẫn chương trình, diễn giả và khán gải dễ dàng tham gia đối thoại.

7.Thiết lập không gian dành riêng cho các hoạt động kết nối

Một trong những điểm yếu của sự kiện trực tuyến so với trực tiếp chính là khả năng kết nối mạng lưới và tương tác với những người cùng tham gia. Điều này có thể gây ra bất lợi cho cả người tham dự và nhà tài trợ.

Vì thế, nên tạo ra các không gian riêng trong những khoảng thời gian cố định như trước khi diễn ra sự kiện, nghỉ giữa giờ hoặc các phiên thảo luận ngắn để những người tham dự có thể kết nối và xây dựng mối quan hệ với nhau.

Đồng tổ chức sự kiện trực tuyến

Đại dịch COVID-19 bùng phát khiến cho hàng loạt sự kiện bị hoãn, hủy hoặc chuyển sang tổ chức trực tuyến, nhưng không phải tổ chức nào cũng có đủ khả năng chuyển đổi. Do đó, việc hợp tác tiếp thị sự kiện với các tổ chức, hiệp hội hoặc nhà tổ chức khác là một hướng đi mnag lại lợi ích từ nhiều phía.

Việc đồng tổ chức sự kiện không những giúp tối ưu chi phí và nguồn lực mà còn cho phép mở rộng phạm vi tiếp cận ra toàn cầu. Đồng thời, cũng giúp lan tỏa và chia sẻ thông điệp rộng rãi hơn.

Gửi quà tặng cho người tham gia sự kiện trực tuyến của bạn

Chỉ vì họ không có mặt trực tiếp không có nghĩa là bạn vẫn không thể vận chuyển những món quà tặng sự kiện đến nhà của họ như vẫn thường thấy trong các sự kiện và hội nghị trực tiếp.

Một món quà hoặc gói dịch vụ của công ty và các các đối tác thực sự có thể gắn kết trải nghiệm với nhau, giúp bạn tạo nên mối liên hệ sâu sắc và ấn tượng tốt đẹp trong lòng khán giả.

Lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến phù hợp

Bên cạnh các yếu tố làm nên sự thành công cho một sự kiện trực tiếp là mức độ hấp dẫn của nội dung và mức độ thu hút của diễn giả. Điểm khác biệt lớn nhất của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến là sử dụng nền tảng phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bằng cách tận dụng đầy đủ các tính năng đó, bạn sẽ cung cấp cho người nói của mình công cụ cần thiết để kết nối với những người tham dự của bạn. Hiện nay có rất nhiều nền tảng tổ chức sự kiện online khác nhau, nhà tổ chức cần dựa trên tính chất và quy mô của sự kiện để lựa chọn cho phù hợp.