Những nguyên tắc cần biết để tổ chức sự kiện online thành công

Không giống với những năm trước đó, mùa hội nghị năm nay dường như tĩnh lặng một cách lạ thường. Trong khi một số công ty đã hoãn các chương trình thực tế, một số khác lại nhanh chóng chuyển mình sang tổ chức sự kiện online. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản không thể thiếu để tổ chức sự kiện online thành công và tạo sức lan tỏa sâu rộng.

Warren Buffet phát biểu trong sự kiện đại hội cổ đông trực tuyến của Berkshire Hathaway vào tháng 5/2020. Ảnh: Andrew Harrer/Bloomberg.

Trước hết phải kể đến sự thay đổi nhanh chóng của việc ứng dụng Zoom trong họp, học trực tuyến. Tuy nhiên nhiều công ty đang gặp vấn đề trong việc chuyển đổi hình thức tổ chức, lý do không đơn thuần chỉ là dịch chuyển mọi thứ sang chế độ ảo mà còn phải kể đến rằng phương tiện tổ chức có tương thích với nội dung chương trình hay không. Vì thế cần lưu ý đến những điểm sau đây:

Lôi cuốn khán giả tham dự sự kiện online

Khi diễn ra sự kiện online, người xem dễ dàng tham gia nhưng cũng dễ dàng chán nản mà rời đi. Vì thế, sự kiện cần phải có một nội dung thu hút mọi người vào nội dung sự kiện để đảm bảo số lượng người xem lẫn lượng tương tác. Trước đó, hạn chế chia sẻ nội dung của buổi livestream hay những thông tin quá chi tiết để làm bất ngờ, thu hút người xem chương trình.

Cân nhắc sử dụng những thiết kế đồ họa chuyển động vào trong sự kiện để gia tăng lượng người xem trực tiếp. Vấn đề nan giải khi tổ chức sự kiện online là sự thiếu hụt trong tương tác giữa những người tham dự với nhau lẫn giữa người tham dự với ban tổ chức. Vì thế, nhiệm vụ của bạn là tạo năng lượng cho phòng livestream bằng cách sử dụng những tính năng hỏi & đáp hoặc giao lưu trực tiếp với khán giả qua phần trả lời comment. Hoặc cân nhắc thực hiện một cuộc bầu chọn để tạo mạng lưới giao lưu và thúc đẩy những người tham dự rằng họ có thể trao đổi ý tưởng. Chỉ bằng một cú click chuột, người xem có thể dễ dàng rời đi. Do vậy nội dung sự kiện phải luôn được giữ ngắn gọn nhưng vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.

Gần đây, Microsoft đã thực hiện hội nghị nhà phát triển thường niên lớn nhất của mình, và điều đặc biệt là tất cả mọi khâu đều dưới dạng trực tuyến. Họ cũng đã cắt ngắn bớt chiều dài các bài phát biểu để tập trung hơn cho định dạng kỹ thuật số. Trước đó, các bài phát biểu được ghi âm tại nhà. Tuy nhiên vẫn có một số nội dung được phát sóng trực tiếp mà không có sự chuẩn bị nào để giữ nguyên tính chất “trực tiếp” của buổi lễ. Microsoft cũng chuẩn bị phòng chờ ảo dành riêng cho những nhà báo để kết nối, giao lưu như trên thực tế.

Lựa chọn nền tảng và công ty tổ chức sự kiện online phù hợp

Để tổ chức sự kiện online, nhiều công ty sẽ thuê ngoài dịch vụ hỗ trợ nền tảng công nghệ bên ngoài. Tuy nhiên hãy cẩn trọng trong lựa chọn, đừng sử dụng những loại rẻ nhất hoặc nổi tiếng nhất khi chưa biết dịch vụ có tương thích với sự kiện của mình hay không.

Bạn cũng có thể chọn phương thức hợp tác với một bên khác để xử lý vấn đề mà bên mình thiếu hụt hoặc nhằm mục đích khuếch đại truyền thông tốt hơn. Một ví dụ là Berkshire Hathaway đã hợp tác với Yahoo Finance để tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020. Để sự kiện trở nên thu hút hơn,Yahoo đã thêm vào các tính năng như bình luận truyền thông và phỏng vấn từ xa. Bằng cách đó, Berkshire Hathaway có thể dễ dàng cung cấp quyền truy cập cho người tham dự, tiếp cận rộng hơn đến khách hàng và khai thác hiệu quả tài nguyên của đồng tổ chức là Yahoo.

Kết hợp giữa phát trực tiếp và ghi hình trước

Đối với sự kiện online, bạn có thể chọn giữa hình thức phát trực tiếp, ghi hình lại tất cả nội dung sẽ chiếu trong sự kiện hoặc kết hợp cả hai cách đó.

Lựa chọn chiếu 100% trực tuyến là hành động nguy hiểm đi kèm với rất nhiều rủi ro tiềm ẩn. Một ví dụ phải kể đến là trong buổi livestream thiền định toàn cầu của giáo sư y học vào tháng 3 năm ngoái, đã có sự cố về mặt kỹ thuật khiến người xem bị bỏ lại với màn hình trống trong suốt 20 phút.

Thay vì đó, bạn có thể thay thế bằng cách xâu chuỗi những video ghi hình trước để tạo cảm giác thực tế về sự kiện đang diễn ra, tránh trục trặc kỹ thuật hoặc những khoảnh khắc khó xử đi kèm cũng như đảm bảo chất lượng hình ảnh cao hơn. Đây cũng là một giải pháp hiệu quả dành cho những diễn giả không muốn xuất hiện trước máy ảnh hoặc ống kính chuyên nghiệp.

Phương pháp lý tưởng nhất để vừa đảm bảo tính “trực tuyến” cũng như tránh trục trặc kỹ thuật là kết hợp cả hai phương pháp trên với nhau. Theo đó, các phần chính của sự kiện và các bài phát biểu sẽ được ghi hình trước để đảm bảo sự ổn định của chất lượng phát sóng. Trong khi đó, thêm vào những khoảnh khắc trực tiếp như là lời giới thiệu ngắn gọn của diễn giả để mang lại cảm giác chân thật cho người xem. Nhưng trên hết, hãy chuẩn bị một kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra.

Lan tỏa ảnh hưởng của sự kiện online trên các kênh truyền thông

Cho dù sự kiện diễn ra công khai hay giới hạn với lượng người nhất định, hãy lan tỏa ảnh hưởng của nó với những người xung quanh.

Có thể kể đến những cách thức như lưu trữ lại video livestream và chia sẻ với những người tham dự như một món quà, một lời cảm ơn chân thành vì đã tham gia giao lưu trong sự kiện. Cách thức này giúp công ty kết nối hơn với khách hàng, lan tỏa thông điệp muốn truyền tải không những tới những người tham dự mà còn tới những người xung quanh họ.

Một cách thức khác nữa là chia sẻ những hình ảnh nổi bật của sự kiện lên các phương tiện truyền thông như đài truyền hình, các báo điện tử hoặc mạng xã hội. Điều này giúp công ty có thể tiếp cận hơn đến những người không có cơ hội tham gia chương trình, giới thiệu về công ty cũng như tăng danh tiếng thương hiệu.